Zamknięcie roku w programie Symfonia Finanse i Księgowość

 

W poprzedniej części dobrnęliśmy do sprawdzenia zapisów, obrotówek, obliczeń Końcowego Bilansu i RZiS. Teraz przyszedł czas na sprawdzenie dokumentów, a także ustawień programu i wreszcie zamknięcie roku.

Pamiętajmy, że jeżeli wcześniejsze sprawdzenia nie dają zadowalających wyników (o czym pisałem już w poprzedniej części) to bardzo często wynika to z błędnie lub niedokładnie wprowadzonych dokumentów do bufora. Aby poprawić te wyniki musimy poprawić dokumenty z których pochodzą niepoprawne dane.

W mojej przykładowej bazie danych posiadam tylko 3 dokumenty. Oczywiście w realnej sytuacji będzie ich kilka, kilkadziesiąt, kilkaset, kilka tysięcy… itd. Nie dajmy się zwariować. To tylko efekt skali. Jeżeli dane były wprowadzane bez pomyłek, nie ma znaczenia ilość dokumentów – to tylko kwestia czasu.

Dla rozluźnienia sytuacji.

Wspominam klienta, którego ilość dokumentów powodowała, że jeden miesiąc (okres) księgowałem przez 7 dni, a całość prac związanych z zamknięciem roku trwał równo miesiąc kalendarzowy.

Idziemy zobaczyć dokumenty.

Dokumenty → Przeglądanie → Bufor i puste okienko.

Pamiętajmy, że przed zamknięciem roku dokumenty muszą być zaksięgowane.

Powinny być zamknięte też okresy sprawozdawcze do listopada włącznie. Dlaczego bez grudnia? Grudzień nigdy się nie zamyka. Pozostaje otwarty dla ewentualnych dodatkowych księgowań jeżeli musielibyśmy takowe dodać już po zamknięciu roku (różne systemy sobie z tym radzą – w niektórych aby to wykonać otwierany jest tzw. 13 miesiąc – tu pozostaje otwarty ostatni).

Oczywiście nie musi to być grudzień (jeżeli rok kalendarzowy nie jest zgodny z rokiem obrotowym) ale tzw. ostatni okres.

Księgowanie dokumentów to operacja nieodwracalna (oczywiście z punktu widzenia ustawy o rachunkowości) – ale tak powinniśmy ją traktować.

Ważne jest aby na każdym etapie zamykania roku, a przed zaksięgowaniem pierwszego dokumentu zawsze – wykonać kopię bezpieczeństwa bazy danych. Jeżeli coś pójdzie nam nie tak, będziemy mogli wrócić do miejsca skąd zaczęliśmy całą operację.

Idąc dalszym tokiem myślenia – księgowanie dokumentów musi odbyć się na konkretny dzień. Musimy ten dzień ustalić. W 99% jest to dzień końca każdego miesiąca kalendarzowego, ale nie zawsze. Określa to oczywiście Polityka Rachunkowości w firmie.

A jeżeli będzie to ostatni dzień każdego miesiąca, to każdy dokument znajdujący się w tym miesiącu musi być poprawny na ten dzień.

Jak to sprawdzić?

W okienku z dokumentami w buforze klikamy na słowo „Szukaj”. Otworzy się nam okno z „Wyszukiwaniem…”. Szukamy listy opisanej jako „Okres spr.” i wybieramy pierwszy (tu styczeń) i klikamy „OK”. Na liście powinny odnaleźć się wszystkie dokumenty wchodzące w ten okres.

 006-13-dokumenty-bufor-wyszukiwanie-po-okres

Rys. 006-13-dokumenty-bufor-wyszukiwanie-po-okres

W naszym przypadku pierwszy dokument znajduje się dopiero w maju, stąd i okres majowy.

Następnie zaznaczamy dokumenty i naciskamy klawisz F5, który sprawdzi je technicznie.

Więcej na temat skrótów klawiszowych przeczytacie w artykule: Ukryte funkcje w programie Symfonia Finanse i Księgowość.

Powinniśmy dostać informację, że wszystko jest w porządku.

 006-14-dokumenty-bufor-sprawdzenie-f5

Rys. 006-14-dokumenty-bufor-sprawdzenie-f5

Oczywiście dokumentów będzie tu więcej i niekoniecznie poprawnych. Jeżeli wystąpi jakiś błąd to program dokładnie nam go opisze. Zobaczcie:

 006-15-dokumenty-bufor-sprawdzenie-f5-symulowany-blad

Rys. 006-15-dokumenty-bufor-sprawdzenie-f5-symulowany-blad

Jeżeli dokumenty będą prawidłowe, to możemy rozpocząć ich księgowanie.

W tym celu (sprawdzamy jeszcze, czy mamy zaznaczone wszystkie z listy), klikamy na dole przycisk „Zaksięguj”. Program wyświetla nam okienko z pytaniem w jaki sposób ma nam zaksięgować.

 006-16-dokumenty-bufor-ksiegowanie-ustawienia

Rys. 006-16-dokumenty-bufor-ksiegowanie-ustawienia

Często zaznaczam „Zaksięguj w kolejności na liście” – ponieważ filtruje dane po nr katalogowym faktury. Sprawdzam jeszcze raz datę w okienku z wyborem opcji i jeżeli się nie zgadza, to odwołuję operację, zmieniam datę, sprawdzam jeszcze raz poprawność F5 i wywołuję okienko ponownie ustawiając opcję jak poprzednio. Naciśnięcie klawisza „TAK” spowoduje rozpoczęcie księgowania.

W razie czego jeszcze nie jest za późno, jeżeli o czymś zapomnieliśmy bądź coś przeoczyliśmy, bo program poprosi o potwierdzenie operacji

 006-17-dokumenty-bufor-ksiegowanie-ustawienia-potwierdzenie

Rys. 006-17-dokumenty-bufor-ksiegowanie-ustawienia-potwierdzenie

Gdy to zrobimy, będzie już za późno…

No więc, klikamy „OK”.

I co? Znowu jakiś błąd!

 006-18-dokumenty-bufor-ksiegowanie-okres

Rys. 006-18-dokumenty-bufor-ksiegowanie-okres

No tak, księgujemy do maja, a tu jest napisane, że marzec nie jest zamknięty, a program przestrzega ustawy i nie pozwala księgować jeżeli różnica pomiędzy dwoma okresami księgowanymi przekracza 2 miesiące.

Czytamy dokładnie i ze zrozumieniem instrukcję jak mamy wykonać zamknięcie okresu.

„W celu zamknięcia okresu z menu „Rok” wybierz polecenie „Zamknięcie miesiąca…”.”

Klikamy „Przerwij”. Potwierdzamy zamknięcie okienka z informacją. Wchodzimy w menu „Rok”, wybieramy „Zamknięcie miesiąca…”, wyskakuje okienko „Zamykanie okresów sprawozdawczych”, wybieramy okres do zamknięcia i …

Po zamknięciu okresu wracamy do naszej procedury księgowania dokumentu.

Okazuje się, że teraz bez jakiegokolwiek problemu uda nam się dokument zaksięgować.

Jak znikną już wszystkie dokumenty z bufora (z danego okresu sprawozdawczego), przeprowadzamy operację zamknięcia tego miesiąca.

Całość powtarzamy dla każdego okresu, rozpoczynając od zmiany daty na koniec miesiąca, wyszukania dokumentów z danego okresu, sprawdzenie ich technicznie, zaksięgowanie i zamknięcie okresu.

Gdy już dobrniemy do grudnia (ostatniego okresu), po zaksięgowaniu nie zamkniemy go. Dostaniemy komunikat, że:

 006-19-dokumenty-bufor-zamkniecie-grudnia

Rys. 006-19-dokumenty-bufor-zamkniecie-grudnia

Program informuje nas, że bieżący miesiąc jest już zamknięty. Jest to trochę mylące ponieważ jeżeli ostatni okres byłby zamknięty, to nie moglibyśmy w niego już księgować, co jest po prostu nieprawdą.

Sprawdzamy jeszcze na liście dokumentów w buforze, czy nic nam nie zostało.

Jeżeli jest czysto, oznacza to, że wszystkie zostały  poprawnie zaksięgowane.

Teraz kopia bezpieczeństwa i mała przerwa na kawę…

Teraz przyszła kolej na ustawienia w programie. Jest to o tyle ważne, że nowych wersjach system do przesady sprawdza, czy w ustawieniach wszystkie konta – niezbędne do zamknięcia roku są podane.

Wchodzimy więc do: Ustawienia → Parametry stałe → Konta specjalne.

A tam wypełniamy konta: Różnic kursowych Wn i Ma, Przychody przyszłych okresów i konto techniczne do przeszacowania walut.

Spytacie się po co mi konta do przeszacowania walut jeżeli nie używam walut. Niestety program nie wie, czy ktoś używa walut, czy nie. Ale dla pewności chce mieć możliwość skorzystania z konta gdyby takie waluty znalazł. Czy ma to sens – nie mnie odpowiadać na to pytanie.

I zapomniał bym o najważniejszym – sprawdzamy, czy konto Wynik finansowy i Rozliczenie kosztów jest wybrane – czasami nie jest to takie oczywiste.

 006-20-ustawienia-konta-specjalne

Rys. 006-20-ustawienia-konta-specjalne

Po zatwierdzeniu zmian możemy już rozpocząć procedurę zamykania roku.

Wchodzimy w Rok → Zamknięcie Roku.

 006-21-zamkniecie-roku-przeliczenie-kont

Rys. 006-21-zamkniecie-roku-przeliczenie-kont

I znowu pytanie o konta walutowe – jeżeli odpowiemy „NIE”, cała procedura zakończy się niepowodzeniem. Więc klikamy „TAK”.

 006-22-zamkniecie-roku-kopia-bezpieczenstwa

Rys. 006-22-zamkniecie-roku-kopia-bezpieczenstwa

Jeżeli odpowiemy „TAK” – program zamknie bazę i wykona kopię, a całą procedurę zamykania rozpoczniemy od nowa.

Jeżeli odpowiemy „NIE”…

 006-23-zamkniecie-roku-potwierdzenie-operacji

Rys. 006-23-zamkniecie-roku-potwierdzenie-operacji

Następuje potwierdzenie operacji. Tu naciskamy „TAK”.

Wyskoczy kolejne okienko. W tle będziemy widzieli Rachunek Zysków i Strat, a na przodzie informacja o użyciu klawisza „BILANS”.

 006-24-zamkniecie-roku-potwierdzenie-rachunek-bilans

Rys. 006-24-zamkniecie-roku-potwierdzenie-rachunek-bilans

Klikamy „OK”. Rachunek który był w tle podświetla się. Teraz zgodnie z instrukcją powinniśmy wcisnąć przycisk „BILANS”.

Naciśnięcie tego przycisku spowoduje przeliczenie Rachunku do potrzeb przeksięgowań wynikających z automatycznego zamknięcia kont kosztowych i przychodowych (wszystkich kont wynikowych) na konto Wyniku Finansowego 860.

006-25-zamkniecie-roku-przeksiegowania

Rys. 006-25-zamkniecie-roku-przeksięgowania

Jeżeli naciśniemy „TAK” – odpowiadając na pytanie, program wykona przeksięgowanie ww. kont na wynik. Pamiętajmy, że jest to ostatnie miejsce w którym możemy wycofać się z operacji zamknięcia roku (a właściwie z przeksięgowań na wynik).

Oczywiście naszym celem jest zamknięcie roku więc potwierdzamy.

Po chwili dostajemy komunikat o pomyślnym zamknięciu roku. Gratulacje!

 006-26-zamkniecie-roku-ok

Rys. 006-26-zamkniecie-roku-ok

W tle zostaje nam Bilans Końcowy i RZiS Końcowy.

Ważne jest to, że rachunek pomimo sald zerowych na kontach wynikowych za każdym razem będzie się poprawnie liczył, dzięki zapisu jego stany sprzed przeksięgowań końca roku do bazy danych.

Możecie sprawdzić, że w obrotówce konta wynikowe mają salda zerowe.

Te dwa zestawienia można wydrukować i dołączyć do dokumentacji z zamknięcia roku. Oczywiście jeżeli tego nie zrobimy to i tak w każdym momencie możemy je od drukować.

Aby potwierdzić zamknięcie roku wchodzimy w Rok → Wybór roku.

W okienku możemy zobaczyć, że  rok 2011 ma status ZAMKNIĘTY.

 006-27-zamkniecie-roku-potwierdzenie

Rys. 006-27-zamkniecie-roku-potwierdzenie

Parę słów jeszcze o statusach.

Jeżeli rok ma status Zamknięty, to nie oznacza to, że nie możemy do niego do księgowywać dokumentów. Możemy to robić ale potem operację zamknięcia musimy wykonać jeszcze raz.

I tak bez końca, aż rok Zatwierdzimy.



172 Odpowiedzi do Zamknięcie roku w programie Symfonia Finanse i Księgowość

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *