Zamknięcie roku w programie Symfonia Finanse i Księgowość

Przyszedł czas na zamknięcie roku w programie Symfonia Finanse i Księgowość. Czy jest to operacja trudna? To oczywiście zależy od wielu czynników: ilości dokumentów, złożoności rozliczeń – rozrachunków, a także od struktury kosztowej w firmie.

Operację zamknięcia roku przeprowadzę na danych, których użyłem do napisania artykułu: Przebudowa struktury planu kont rozrachunkowych na przełomie roku obrotowego w programie Symfonia Finanse i Księgowość. Jest tam niewiele dokumentów, a baza i plan kont skonstruowany bardzo intuicyjnie – wręcz standardowo.

Pierwszą operacją będzie oczywiście sprawdzenie, czy firma bilansuje się. W tym celu na koniec roku sprawdzam obrotówkę na kontach syntetycznych za pomocą dostępnego raportu: Obroty kont aktywnych. Jest to (uważam) jeden z najlepszych raportów w programie przedstawiający w różnych wymiarach salda kont.

Rys. 006-01-raport-obroty-kont-aktywnych

Raport ten znajduje się w grupie raportów Konta w zakładce Raporty. Pamiętajmy aby przed wykonaniem raportu zmienić datę na ostatni dzień roku obrotowego, zaznaczyć koniecznie „Uwzględnij zapisy z bufora”, a okres sprawozdawczy ustalić na ostatni okres w roku.

Dlaczego nie piszę aby wszystkie te operacje wykonywać na koniec roku. Pamiętajcie, że rok obrotowy nie musi się zgadzać z rokiem kalendarzowym.

Obliczamy raport. Po wyliczeniu zaznaczamy zespół – Wszystkie, na dole po lewej stronie „Narastająco”, a gdy to zaznaczymy pojawi się – „Z bilansem otwarcia” i to też zaznaczamy.

Pojawiające się kwoty oznaczają całą obrotówkę z naszego ostatniego roku obrotowego.

Teraz zaznaczamy „Saldo dwustronne/Per saldo” i w kolumnach „Saldo Wn”, a także „Saldo Ma” powinniśmy dostać wynik zerowy.

Rys. 006-02-raport-obroty-kont-aktywnych-obliczony

Co to oznacza. Taki wynik informuje nas o tym, że firma w ciągłości roku obrotowego zamyka się saldem zerowym i jest to jak najbardziej poprawne. Jeżeli dostaniecie w wyniku saldo po jakiejś stronie, to na pewno macie źle wprowadzone dokumenty do bufora i trzeba je jak najszybciej poprawić. Częstym błędem wynikającym z tego raportu jest wprowadzenie dokumentu na nie ostatni poziom analityczny – pamiętajmy, że raport liczy nie z obrotówek, a z sald kont. Jeżeli więc w jakimś dokumencie nie będzie podane końcowe konto, to system nie weźmie go przy podliczeniu do sumy.

Poprawianie błędów w dokumentach to zbyt obszerny temat – zasługujący na osobny artykuł…

Jeżeli otrzymacie w końcu salda zerowe, to na tapetę idzie Rachunek Zysków i Strat, a potem Bilans Zamknięcia.

Na początek liczę zawsze Bilans Zamknięcia – dlaczego nie Rachunek?

Przecież rachunek policzy mi się do bilansu automatycznie (zaraz to zobaczycie). A jeżeli wystąpią jakieś błędy to i tak program „wykrzyczy mi je” w odpowiednim komunikacie.

Liczymy Bilans: Raporty → Zestawienia → Bilans…

Rys. 006-03-raport-bilans-ustawienia

Zaznaczamy, „Uwzględnij zapisy w buforze” (Dolicz Rachunek Zysków i Strat – jest już zaznaczone), zmieniamy stan na „KOŃCOWY” i klikamy „Oblicz”.

I „Zonk” – dostajemy informację, że:

Rys. 006-04-raport-bilans-blad

To jest to o czym wspominałem. Klikamy „OK” i dostajemy informację o tym, że co stało się takiego, że program nie był w stanie obliczyć nam Bilansu.

Rys. 006-05-raport-bilans-blad-informacje

Okazało się, że mamy nieprawidłową definicję pozycji kont 201 i 299 (jeżeli ktoś czytał artykuł: Przebudowa struktury planu kont rozrachunkowych na przełomie roku obrotowego w programie Symfonia Finanse i Księgowość– to pamięta, że tam modyfikowaliśmy konta aby wykonać operacje przeksięgowania rozrachunków na konto techniczne).

Jeżeli chcemy, to możemy wydrukować sobie błędy – przydaje się jeżeli mamy ich sporo, albo zamykamy okienko przyciskiem „Zamknij”. Jeszcze tylko mała informacja o tym, że „Wszystkie komunikaty zostaną bezpowrotnie utracone” i mamy swój Bilans.

Rys. 006-06-raport-bilans-obliczenia

Niestety nie będziemy zadowoleni. Bilans nie bilansuje się!

W tym prostym przypadku wynika to oczywiście z naszego ostrzeżenia, które program przekazał nam podczas wyliczania bilansu. A konkretnie z braku podłączenia kont 201 i 299 do układu.

Pamiętajmy, że jeżeli konto nie jest podłączone do układu, to obrotówka poda nam prawidłowe dane, a układy takie jak Bilans i RZiS – już niekoniecznie.

Pozostaje nam tylko naprawić błąd.

Na szybko podam, że należy wejść do Ustawienia → Układ Bilansu. Otworzy się nam struktura Bilansu. Klikamy przycisk Konta. W nowym okienku po lewej stronie znajdują się konta nie przypisane do układu, a po prawej konta przypisane do układu ale w miejscu w którym się aktualnie znajdujemy.

Rys. 006-07-uklad-bilans-konta

Zamykamy okienko konta. Na strukturze Bilansu odnajdujemy pozycję do której powinno należeć konto nie podpięte do układu. Zaznaczamy ją (w naszym przypadku będzie to pozycja: Należności krótko terminowe, od pozostałych jednostek, z tyt, dostaw i usług, do 12 miesięcy). Klikamy jeszcze raz przycisk „Konta”, a następnie dwuklikiem przenosimy konto z lewej strony na prawą i zamykamy okienko.

Rys. 006-08-uklad-bilans-konta-przypisanie

Po kliknięciu okazuje się, że program zadaje nam jeszcze jedno pytanie. Słusznie – przypisywane konto jest kontem bilansowym rozrachunkowym, czyli konto nasze do układu bilansu musi być podpięte saldem Wn i saldem Ma i to w różne strony układu.

Rys. 006-09-uklad-bilans-konta-przypisanie-zapytanie-saldo

Znajdujemy się w Aktywach, więc saldo które musimy przypiąć jest saldo Wn. Klikamy w przycisk  „Saldem Wn”. Okienko się zamyka, a nasze konto widzimy już po prawej stronie poprzedniego (na rysunku widać naszą pozycję podświetloną na żółto).

Rys. 006-10-uklad-bilans-konta-przypisanie-saldo-wn

To samo robimy w przypadku wszystkich kont występujących po lewej stronie okienka.

Pamiętajmy, że konto to jest kontem rozrachunkowym z saldem po obu stronach. A my przypięliśmy tylko stronę Wn. Przechodzimy więc na stronę Pasywa. Odnajdujemy Zobowiązania krótkoterminowe → Wobec pozostałych jednostek → z tyt. dostaw i usług → do 12 miesięcy i postępujemy tak jak przy przypisaniu po stronie Aktyw. Program już nie zapyta się nas jaką stroną ma przypiąć do układy, gdyż została mu już tylko strona Ma.

Rys. 006-11-uklad-bilans-konta-przypisanie-saldo-ma

Gdy już wszystkie konta zostaną podpięte wracamy do zestawienia bilansu i liczymy je od nowa.

Jeżeli dostaliśmy poprawny wynik, czyli strony bilansują się konkretną kwotą zgodną oczywiście z saldami kont, to możemy być zadowoleni.

Rys. 006-12-raport-bilans-obliczenia-ok

Oczywiście sprawdzamy też wyliczenie RZiS  i jeżeli wystąpią podobne problemy to rozwiązujemy je tak samo jak przy Układzie Bilansu – korzystamy tylko z Układu RZiS (i nie ma tam problemu z dwustronnością konta – no chyba, że jest to konto Specjalne).

Przebrnęliśmy już przez sprawdzenie poprawności obrotówki, Bilansu, RZiS – a co z dokumentami?

Jeżeli nasze układy liczą się prawidłowo, to możemy przypuszczać, że i w dokumentach nie mamy żadnych błędów – nic bardziej mylnego – ale o tym dowiecie się w kolejnej części artykułu:
Zamknięcie roku w programie Symfonia Finanse i Księgowość – część 2