Wydanie Sage Kadry i Płace One Payroll w wersji 2020.1

W poniedziałek 21 października została wydana nowa wersja Kadr i Płac oznaczona nr 2020.1. Główne zmiany dotyczą wdrażania PPK w firmach, a w szczególności integracji z systemami instytucji finansowych. Nowa wersja poprawia też kilka błędów i wgrywa nowe parametry podatkowe obowiązujące od 1.10.2019 roku.

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)

Dodano kartotekę Zarządzanie PPK wspierającą użytkownika w obsłudze procesów związanych z rejestracją obsługą PPK dla pracowników.

Dostęp do okna przyznaje nowej prawo: Dostęp do zarządzania PPK.

Do ustawień programu dodano grupę PPK zawierającą definicję sposobu wysyłki danych PPK do instytucji finansowej:

• Manualnie za pośrednictwem plików XML/PPK.
• Automatycznie z wykorzystaniem API instytucji finansowej.

W tej wersji program współpracuje z API Aviva Investors Poland TFI S.A.

Uwagi – wymiana plikowa

PKO TFICompensa TU na Życie S.A. Vienna Insurance GroupPocztylion-Arka PTE S.A.System tych instytucji finansowych nie importuje bezpośrednio pliku XML generowanego przez program Sage Kadry i Płace, ale dostarcza narzędzie konwertujące ten plik na swój format. W związku z tym w serwisie iPPK:1.Wygenerowany plik należy zaimportować opcją Wczytaj XML.  2.Pobrać skonwertowany plik opcją Plik rejestracyjny.3.Pobrany plik należy zaimportować wybierając opcję Format iPPK.  PZU TFIAEGON PTEESALIENS TFIPEKAO TFISystem tych instytucji wymaga aby importować pliki z rozszerzeniem .XML, zamiast rozszerzenia .PPK ustalonego w standardzie przez Grupę Roboczą. Dlatego też generując pliki dla jednej z tych instytucji należy pamiętać aby przy zapisie pliku zmienić jego typ na XML.

Na potrzeby obsługi PPK do zestawu 8 Programy emerytalne > Pracowniczy plan kapitałowy (PPK) dodano elementy:

• Dane w instytucji – identyfikator i numer konta pracownika w instytucji finansowej.
• Umowa PPK – dane umowy firmy z instytucją finansową.

•Liczba miesięcy przesunięcia wpłat PPK – definicja przesunięcia miesiąca, w którym część wpłaty płacona przez firmę wchodzi do przychodu pracownika. 0 – ten sam miesiąc, 1 – miesiąc kolejny, 2 – miesiące później itd.

Po edycji Liczba miesięcy przesunięcia wpłat PPK zostały uwzględnione należy ponownie przeliczyć okresy, w których wartość naliczonej wpłaty PPK pracodawcy z poprzedniego miesiąca, zwiększy przychód opodatkowany w miesiącu realizacji przelewu po naliczeniu pracownika w okresie płacowym.

Dodane klasy dla PPK:

• Wchodzi do podstawy PPK. Dodano element sumujący po klasie suma składników wchodzących do podstawy PPK. Element jest pomniejszany o potrącenia
• PPK do przystąpienia – umowy cywilnoprawne z elementami:
  • Umowa z art.13 pkt 7
  • Umowa z art.13 pkt 9
  • Umowa zlecenia
  • Umowa zryczałtowana

Dodano raport Rezygnacja z PPK przygotowujący dla pracownika wydruk deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych.

Zmiana parametrów podatkowych od 01.10.2019 r.

Zmiany globalnych parametrów dotyczących stawki podatku, podstawowych kosztów uzyskania oraz ulgi podatkowej:

• Zmiana stawki podatku na 17% dla umowy o pracę – element Progi podatkowe.
• Zmiana stawki podatku na 17% dla umów o dzieło z prawami autorskimi – element %podatku od praw autorskich.
• Zmiana stawki podatku na 17% dla umów o dzieło – element %podatku od umowy o dzieło.
• Zmiana stawki podatku na 17% dla umów zlecenia – element %podatku od umowy zlecenia.
• Zmiana stawki podatku na 17% dla umów z art. 13 pkt 7 oraz umów z art. 13 pkt 9 – element %podatku od umów z art. 13.
• Zmiana stawki podatku na 17% dla umów zryczałtowanych– element %zryczałtowanego podatku dochodowego.
• Dodanie nowej wartość 250 zł dla podstawowe koszty uzyskania przychodu dla umowy o pracę – element miesięczne koszty uzyskania ustawowe.
• Dodanie nowej wartość 250 zł dla  koszty uzyskania dla umów z art. 13 pkt 7 oraz umów z art. 13 pkt 9 – element miesięczne koszty uzyskania ustawowe UCP z art.13.
• Dodanie nowej wartości 43,76 w elemencie miesięczna ulga podatkowa ustawowa.
• Dodanie nowej wartości 525,12 w elemencie roczna ulga podatkowa.

Zmiany we wzorcach kadrowo-płacowych:

• Rozl.z małżonk/Samot.wych.dzieci
• Koszty uzyskania przy dojazdach 

Zwolnienie z podatku dochodowego osób do 26 roku życia

Od dnia 1 sierpnia 2019 r. weszła w życie zmiana prawna dotycząca zwolnienia z podatku dochodowego osób do osiągnięcia 26 roku życia. Zaliczki na podatek w okresie sierpień-grudzień 2019 domyślnie mają być odprowadzane jak dotychczas. Chyba, że pracownik złoży oświadczenie, że spełnia warunki uprawniające do zwolnienia od podatku. Wtedy Pracodawca ma obowiązek nie pobierać zaliczek na podatek najpóźniej od następnego miesiąca od otrzymania oświadczenia. Oświadczenie może być złożone dopiero po wejściu w życie przepisów.

Zwolnione są tylko przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy oraz umów zlecenia. Zwolnienie nie obejmuje: umów o dzieło, umów zryczałtowanych, zasiłków.

Wysokość limitu w 2019 roku wynosi 35 636,67. W kolejnych latach: 85 528 zł.

W zestawie dane kadrowe Podatki\Parametry podatkowe (indywidualne) dodano element Zerowy podatek dla osób do 26 r.ż.

Element dla wszystkich pracowników od 1 sierpnia 2019 do 31 grudnia 2019 roku posiada wartość Nie, co oznacza, że nie jest stosowane zwolnienie z podatku. Jeśli pracownik złoży oświadczenie w 2019 roku należy ustawić wartość tego elementu na Tak.

Od 1 stycznia 2020 roku wartość elementu jest ustawiona na Tak.

Prawidłowe działanie tego ustawienia wymaga uzupełnionej daty urodzenia pracownika.

Dodano nowe klasyfikacje:

• Wchodzi do limitu przychodów objętych zwolnieniem dla osób do 26 roku życia UoP
• Wchodzi do limitu przychodów objętych zwolnieniem dla osób do 26 roku życia UoP bez składek społ.
• Wchodzi do limitu przychodów objętych zwolnieniem dla osób do 26 roku życia UCP

Do powyższych klasyfikacji dodane zostały standardowe elementy.

W przypadku własnych elementów należy je dodać do odpowiednich klas.

Przychody zwolnione z podatku uzyskane przez pracownika u innych pracodawców powinny zostać uwzględnione w limicie. Wartość tych przychodów należy wpisać w elemencie Przychody zwol. dla osób do 26r.ż. niezarejestr. w programie. Dotyczy przychodów z umowy o pracę i umów zlecenia.

Do zestawienia podatkowego w kartach wynagrodzeń i listach płac dodano elementy: Przychody zwolnione dla osób do 26 r.ż, Składki społ. od przychodów zwol. dla osób do 26 r.ż. UoP, skł. na ub. zdrow. do odliczenia (UoP) dla osób do 26 r.ż.

W miesiącu, w którym pracownik kończy 26 rok życia domyślnie nie zostanie uwzględnione zwolnienie z podatku. Aby zastosować zwolnienie z podatku w tym miesiącu należy:

• Dla umów o pracę do systemu wynagrodzeń pracownika dodać element Przychody zwolnione dla osób do 26 r.ż. i wpisać jego wartość na zakładce Płace\Wynagrodzenia.
• Dla umów zlecenia w rozliczeniu umowy w atrybucie Przychód zwolniony dla osób do 26 r.ż. wpisać wartość.

Inne zmiany

• Naprawiono wykazywanie składnika świadczenie rzeczowe na wydruku Z-3.
• Elementy Odsetki od wyrównania zasiłku chorobowego i opiekuńczego (ID 15183) oraz Odsetki od wyrównania zasiłku macierzyńskiego (ID 151882) usunięto z klasy Wchodzi do limitu przychodów objętych zwolnieniem dla osób do 26 roku życia UoP i dodano do klasy Wchodzi do limitu przychodów objętych zwolnieniem dla osób do 26 roku życia UoP bez składek społ.
• Naprawiono obsługę sytuacji, w której pracownik (do 26 lat) przekracza roczną podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, oraz złożył oświadczenie nienaliczaniu podatku.
• Naprawiono występujący po wgraniu aktualizacji dot. zwolnienia podatkowego dla 26 latków problem z korygowaniem zaliczki na podatek i kosztów uzyskania wynagrodzenia jako praw autorskich.
• Poprawiono wyliczanie składki zdrowotnej dla 26 latków korzystających ze zwolnienia z podatku.
• Naprawiono problem z przygotowywaniem wydruków list płac i naliczeń, występujący po wgraniu rozwiązania dot. zwolnienia podatkowego dla 26 latków.
• Naprawiono naliczanie kwoty składki na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia dla osób do 26 r.ż. w przypadku rozliczania składników wchodzących tylko do przychodu.
• Naprawiono występujący po wgraniu aktualizacji dot. zwolnienia podatkowego dla 26 latków problem niepoprawnego naliczenia kwoty składki na ub. zdrowotne odliczona (u. o pracę) w przypadku rozliczenie umowy cywilnoprawnej z ZUS na pierwszym okresie i na kolejnym okresie rozliczane wynagrodzenie z umowy o pracę oraz rozliczone potrącenie z tytułem wykonawczym.

ZUS RCA w okresie przejściowym

W okresie przejściowym, czyli od lipca do grudnia 2019 r., kwotę dotyczącą pracowniczego planu kapitałowego należy wykazać w raporcie ZUS RCA w bloku III.B. w polu 27 Kwota obniżenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu opłacania składki w ramach pracowniczego programu emerytalnego. W przypadku odprowadzania za ubezpieczonych składek na PPE w okresie przejściowym należy składki na PPE i PPK podać w łącznej kwocie i wykazać w polu 27.

Dodano nowe klasyfikacje zawierające elementy PPK i PPE, które powinny być wykazane w deklaracji ZUS RCA:

• ZUS RCA PPK
• ZUS RCA PPE

W przypadku własnych elementów należy je dodać do odpowiednich klas.

Formularze ZUS Z-3 i ZUS Z-3a

W związku z opublikowaną 12 lipca 2019 r. przez ZUS aktualizacją formularzy Zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3 i Zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3a, uaktualniono raporty Zaświadczenie ZUS Z-3 – uproszczone oraz Zaświadczenie ZUS Z-3a – uproszczone.

Instalacja uaktualnień

Dodano mechanizm ułatwiający instalację uaktualnień lub wydawania poprawek typu „fix”.

Jego działanie polega na tym, że po pobraniu aktualizacji po wejściu do każdej firmy programem Sage Kadry i Płace wykona się automatycznie aktualizacja formuł oraz wykonanie niezbędnych raportów.  

Takie rozwiązanie nie będzie wymagało wgrywanie do każdej firmy paczki raportów oraz ręcznego wykonywania każdego z załączonych raportów.

Inne zmiany

• Raport Karta czasu pracy będzie wykazywać Wymiar czasu pracy w godzinach z dokładnością do minut.
• Poprawiono wyliczenie zaliczki na podatek dochodowy okresie korygującym.
• Naprawiono pobieranie prawidłowych kosztów uzyskania dla umów UCP z art. 13 w przypadku rozliczania w okresie z przesunięciem.
• Rozwiązano problem przypadków, w których zmiana precyzji dla elementu Stawka podatku % (ID 13139) nie była możliwa.
• Usunięto błąd występujący przy naliczaniu okresu, gdy zleceniobiorca jest przypisany do wzorca Inne potrącenia rozliczanego w okresie podstawowym.
• Wycofano format RTF w wydruków raportów REPX. Dla wyboru rodzaju wydruku Zbiorczy eksport do pliku format RFT zastąpiono formatem DOCX.
• Dla elementu kadrowego zgrupowanego Dowód tożsamości dodano nowe atrybuty data wydania dokumentu, data ważności dokumentu.
• Usunięto problem występujący po wgraniu aktualizacji dot. zwolnienia podatkowego dla 26 latków związany z niepoprawnym naliczeniem składki zdrowotnej dla umów cywilnoprawnych.
• Na wydruku raportu ZUS Z-3 usunięto problem niepoprawnego wykazywania składników klasy ZUS Z-3 Wynagrodzenie zmienne niepomniejszane po ustaniu zatrudnienia.
• Dodano możliwość wyboru przy instalacji czy poprzednia wersja programu zostanie automatycznie odinstalowana.

Uwagi do konwersji

Przed konwersją firmy do kolejnej wersji zalecane jest zamknięcie rozliczonych okresów płacowych. W przeciwnym wypadku niektóre naliczenia mogą ulec zmianie. Jeśli po konwersji występuje potrzeba otwarcia okresu zamkniętego przed konwersją, należy sprawdzić poprawność naliczeń lub w razie niezgodności usunąć okres i dodać ponownie.

Konwersję firmy można wykonać z wersji 2020.

Pozostałe uwagi dotyczące modułu

• Nie należy w jednym okresie płacowym rozliczać dla danego pracownika wynagrodzeń mających różny tytuł ubezpieczenia, np. wynagrodzeń z umowy o pracę i wynagrodzeń z umowy zlecenia z ubezpieczeniami. W takim przypadku należy utworzyć dwa oddzielne okresy płacowe: okres płacowy do rozliczania wynagrodzeń z umów o pracę i okres płacowy do rozliczania wynagrodzeń z umów zleceń z ubezpieczeniami. Analogicznie w oddzielnych okresach należy rozliczać również zasiłek macierzyński, zasiłek ojcowski oraz zasiłek wychowawczy.
• W przypadku konieczności zmiany elementów typu miesięczne koszty uzyskania, miesięczna ulga podatkowa wprowadzana wartość musi obowiązywać przez cały miesiąc kalendarzowy. Przykładowo, jeśli pracownik został zatrudniony 10 lutego i ma mieć zerową ulgę podatkową lub koszty uzyskania przy dojazdach, to należy przyporządkować pracownika do odpowiedniego wzorca (odpowiednio “Zerowa ulga podatkowa” lub “Koszty uzyskania przy dojazdach”) od pierwszego dnia miesiąca, czyli od 1 lutego. W przypadku tworzenia okresów płacowych tworzonych z przesunięciem rozliczenia ZUS i podatku na kolejny miesiąc, to należy przyporządkować pracownika do odpowiedniego wzorca (odpowiednio “Zerowa ulga podatkowa” lub “Koszty uzyskania przy dojazdach”) od pierwszego dnia miesiąca, w którym następuje wypłata, czyli od 1 marca.
• Aby prawidłowo wykonać raporty do MS Office należy posiadać zarejestrowaną wersję MS Office.