Ukryte funkcje w programie Symfonia Finanse i Księgowość

A już myślałem, że będzie to prosty artykuł…

Bo przecież tak na prawdę jest tylko kilka takich funkcji, ale dwie są godne opisania od razu. Przybliżę je aby nie było żadnych nieporozumień z ich używaniem.

Pierwsza i najważniejsza to:

Zmiana daty w programie

Do czego może to służyć?

Na początku powinienem napisać jak możemy taką datę zmienić, a jak ją zmienimy to co się stanie i kiedy może to być dla nas pomocne.

Może mało kto wie, bo i rzadko z tego korzysta ale zmienić aktualną datę dla programu możemy jeszcze zanim wejdziemy do firmy. W okienku logowania w prawym górnym rogu jest kalendarz umożliwiający jej zmianę. Po zalogowaniu się możemy zobaczyć, że w prawym dolnym rogu w aplikacji jest wyświetlana inna data niż w zegarze systemowym.

Rys. 03-001 – Zmiana daty w programie Symfonia Finanse i Księgowość podczas logowania do firmy.

Drugi sposób, ten najczęściej używany, to po prostu naciśnięcie skrótu klawiszowego CTRL+d.

Po wykonaniu tej opcji wyświetli nam się okienko dialogowe z zapytaniem o jej zmianę.

Zauważmy, że program podpowiada nam aktualną datę w programie, a nie w systemie i informuje o tym, że zmieniona data zostanie automatycznie uwzględniona w otwartych oknach programu i że zalecane jest zamknięcie wszystkich okien programu.

Dziwne jest to, że po zmianie daty i naciśnięciu klawisza enter program mimo iż zalecał nam zamknięcie wszystkich okienek, zmienił datę ale nie zamknął tych okienek – spróbujcie sami.

Rys. 03-002 – Zmiana daty w programie Symfonia Finanse i Księgowość z wykorzystaniem skrótu CTRL+d.

Czy w związku z tym producent nie pomylił się?

Czy ma to jakiś sens?

Czasami tak, czasami nie…

No dobra o co chodzi.

Wyobraźmy sobie, że wykonujemy zestawienie na konkretny dzień – np. obroty kont aktywnych za styczeń (a mamy datę ustawioną na 31 stycznia), a zaraz potem chcielibyśmy dodać do bufora dokument ale z dniem 1 lutego – nie uda nam się, gdy nie zmienimy daty na 1 lutego.

Rys. 03-003 – Zablokowana możliwość zmiany daty w formatce dokumentu

I tu ma to sens…

Zamykamy formatkę dokumentu. Zmieniamy datę, ale używamy opcji „Tylko zmień”, bo dzięki temu nasze zestawienie (którego nie chcieliśmy drukować) nie zniknie z ekranu bezpowrotnie. Otwieramy formatkę dokumentu i już możemy nasz dokument wprowadzić.

Rys. 03-004 – Wprowadzanie nowego dokumentu po zmianie daty w programie Symfonia Finanse i Księgowość.

To dlaczego fokus zaznaczenia zmiany daty ustawiony jest na zmianę bez zamykania okienka?

Abyśmy się nie pomylili i nie zamknęli sobie okienek w których aktualnie pracujemy.

A co się stanie, gdy naciśniemy klawisz „Zmień i zamknij” – a no wszystkie okienka otworzone w programie znikną bezpowrotnie co doprowadzić nas może do … tu trzy kropki, bo i słowa mogły by być niecenzuralne.

A tak na szybko, zmiana daty w programie została opisana w podręczniku na stronie 169 albo w pomocy po wpisaniu słów „Dialog Data dla programu„ – nie wiem dlaczego tak skomplikowanie.

Napiszę jeszcze po co mamy możliwość zmiany daty w programie:

• przy wprowadzaniu dokumentów do programu – możemy je dodać z datą taką jaka widnieje na dokumencie albo zbiorczo wszystkie dokumenty razem jednego dnia,
• przy poprawianiu dat w dokumentach – często zapominamy o tym, że jeżeli wejdziemy do dokumentu w buforze i coś w nim zmienimy albo i nie, ale zapiszemy go to data w dokumencie zmieni się na aktualną datę w programie. Potem jesteśmy trochę zdziwieni skąd taka bzdurna data i myślimy, że to program sam sobie taką wstawił – program sam sobie nic nie wstawi (no prawie nic),
• przy księgowaniu dokumentów (czyli przenoszeniu z bufora do ksiąg) – zazwyczaj sprawdzamy dokumenty na koniec danego okresu, który księgujemy i księgujemy z tą datą (to trochę dziwne, bo system i tak pokazuje nam w księdze dokumenty pod datą zaksięgowania na koniec danego okresu),
• przy sporządzeniu zestawień z danych z programu – pamiętajmy, że w stopce każdego raportu jest data sporządzenia tegoż raportu. Data wskazuje na aktualną w programie. Jeżeli więc chcemy wydrukować zestawienie sprzed roku i chcemy aby data na zestawieniu była właśnie z tamtego okresu – to musimy zmienić datę na czas wykonania takiego zestawienia.

 

Oczywiście sami też odkryjecie zalety możliwości zmiany daty i będziecie się śmiać z ludzi, którzy uważają, że jest to niezgodne z ustawą o rachunkowości – bo z taką opinią też się kiedyś spotkałem.

A teraz?

Sprawdzenie poprawności dokumentów

Co to takiego.

Program Finanse i Księgowość Symfonii jest tak skonstruowany aby użytkownik nie popełniał prostych i oczywistych błędów podczas wprowadzania dokumentów. Dba o nas przypominając nam na każdym kroku, że o czymś zapomnieliśmy, że nieprawidłowo wprowadziliśmy kwoty, że nie na te konta itd., itd.

Czy to jest potrzebne i dla kogo?

Sam po wielu latach pracy z programem dochodzę do wniosku, że taka funkcjonalność jest jak najbardziej konieczna i mimo to, że z czasem mamy większe umiejętności to popełniamy dalej podstawowe błędy często polegające na zbyt rutynowym podejściu do zagadnienia jakim jest dekretowanie.

Zobaczmy, że podczas wprowadzania dokumentu do bufora program poniekąd prowadzi nas za rękę i nie pozwala popełnić błędu. Oczywiście to my jesteśmy „władcami” i to my możemy wymusić na systemie inne działania niż sam chce ale wtedy możemy po prostu popełnić proste błędy.

Z czasów kiedy pracowałem jako wdrożeniowiec ww programu pokazywałem jak program dba o nas. Jak na każdym kroku prowadzi nas abyśmy stworzyli dokument zgodnie ze sztuką.

Czy to mu się udaje – z reguły tak.

Spróbujcie wprowadzić nowy dokument i zamiast bezmyślnie klikać – wypełniajcie to co program wskaże do wypełnienia. Zobaczycie sami jak ta pomoc przypomina nam o wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych. Nawet niedoświadczony użytkownik po chwili będzie w stanie samodzielnie taki dokument wprowadzić.

Ważnym elementem całości jest sprawdzenie dokumentu przed zapisem.

Program wykonuje wtedy tzw. test poprawności i informuje nas o tym, czy jest wprowadzony dobrze, czy źle. Takie informacje pokazują nam co się dzieje w dokumencie. Na jakie rzeczy musimy zwrócić uwagę, a jakie zmienić aby wszystko było ok.

Oczywiście zawsze możemy na przekór programowi zapisać błędny lub niepełny dokument i choćby program „krzyczał w niebo głosy” przyjmie go nam do systemu – oczywiście możemy się spodziewać, że takie dane będą nieprawidłowo prezentowane później w zestawieniach, ale co ważniejsze nie zaksięgujemy takiego dokumentu.

Rys. 03-005 – Wprowadzenie błędnego dokumentu do bufora programu Symfonia Finanse i Księgowość.

No dobrze, a czy możemy wymusić takie sprawdzenie.

Oczywiście, że tak. Służy do tego klawisz funkcyjny F5.

Ale jak go używać?

Po wprowadzeniu dokumentu, a jeszcze przed zapisaniem do bufora bądź ksiąg możemy nacisnąć F5, a program wyświetli nam informacje o błędach w dokumencie. Jeżeli nie będzie żadnych to dostaniemy informację o tym, że dokument jest poprawny.

Ale uwaga – jest poprawny tylko z technicznego punktu widzenia.

To jest bardzo ważne. Zawsze przytaczam tu pewne zdarzenie, kiedy na życzenie księgowej (przy jakimś wdrożeniu) pokazałem jej możliwość wprowadzenia zupełnie bzdurnego dokumentu z merytorycznego punktu widzenia ale poprawnego technicznie. Nie wierzyła, że można coś takiego zrobić. No więc udowodniłem jej to. Na jej oczach stworzyłem taki dokument i zaksięgowałem.

Sama stwierdziła potem, że program jest świetnym narzędziem, ale tylko narzędziem. I to człowiek decyduje o tym jaką formę przyjmą dane do niego wprowadzane.

Ale wracajmy do tematu.

F5 działa nie tylko w dokumencie ale też na liście dokumentów. Często wykorzystuję go przed księgowaniem aby mieć pewność, że wszystko jest ok.

Zobaczycie sami już w trakcie pracy z programem, że takie małe coś może rozwiązać wiele problemów i pomoże w znalezieniu drobnych błędów, których przecież nie popełniamy.

Nie byłbym sobą, gdybym na koniec nie powiedział, że to nie wszystkie ukryte funkcje w programie. Ale te opisane są dostępne od razu, a te ukryte…

No cóż zostawmy coś fachowcom…

PS.

W programie dostępnych jest jeszcze wiele innych skrótów. Pod spodem wypisałem te bardziej pomocne podczas ręcznej pracy (bez myszki). Po opis pozostałych kieruję do wspomnianej wcześniej pomocy:

F1 – otwiera kontekstową pomoc do programu,

F4 – informację na temat programu wersję, licencjonowanie,

F7 – zaznacza pozycje na liście (np. dokumenty w buforze) – to samo uzyskamy naciskając jednocześnie CTRL+A

F8 – na listach przesuwa znacznik focusa na kolejną pozycję zaznaczając ją jednocześnie,

Na otwartym dokumencie:

F11 – wyświetla dokument poprzedzający dokument w którym aktualnie się znajdujemy,

F12 – wyświetla dokument następny po tym w którym aktualnie się znajdujemy

F10 – znacznik focusa ustawia się na menu PLIK – jest to fajne, gdy pracujemy z dokumentem a chcemy wyjść na chwilkę do menu nie używając myszki, powrót następuje poprzez ponowne naciśnięcie F10.

Pamiętajmy jeszcze o skrótach przycisków. Tam gdzie podkreślona jest litera jednocześnie naciśnięcie ALT+ dana litera działa jak kliknięcie myszką.

I o notatce… Tak do każdego dokumentu możemy dopisać notatkę CTRL+n…

 

No chyba jednak był to prosty artykuł…