Raporty – Obroty kont aktywnych – Symfonia Finanse i Księgowość

Obroty kont aktywnych to chyba jeden z najcenniejszych raportów w systemie. Jego zaletami jest syntetyczność zestawienia, możliwość zestawienia Per salda całości firmy, cząstkowe i całościowe obliczenia, a także przedstawienie wyników w tzw. gridzie (postać tabelaryczna).

Ponieważ raport jest bardzo rozległym tematem skupię się na jego najcenniejszych właściwościach.

Raport znajdziemy w Raporty -> Konta -> Obroty kont aktywnych.

Pierwsze co musimy wskazać to okres dla jakiego zostanie sporządzone zestawienie i możliwość uwzględnienia bufora programu.

Z reguły zaznaczamy bufor zawsze (chyba, że wykonujemy zestawienie na zaksięgowanym roku).

Rys. 001 – Parametry początkowe raportu

Po zatwierdzeniu podstawowych parametrów otrzymujemy pierwsze okno z danymi.

Rys. 002 – Pierwsze okno zestawienia

Często dostajemy puste okno bez danych – tak jak na załączonym rysunku – nic bardziej mylnego.

Zauważmy, że wybrany zakres kont to grupa 0 – grupa to nic innego jak zespół syntetyk w Planie Kont.

Przełączmy się na “Wszystkie” i zobaczmy co się zmienia.

Rys. 003 – Wgrane dane do zestawienia

Jeżeli zaczniemy przełączać się po zespołach to zobaczymy, że dane na bieżąco będą wgrywane do zestawienia.

Rys. 004 – Dane na zespole 2

Fajną opcją jest to, że dane pokazują się tylko na aktywnych kontach i zmieniają się bardzo szybko, co świadczy o tym, że program policzył wcześniej wszystko i on-line zmienia tylko widoki.

Wróćmy jednak do zespołu “Wszystkie”.

Kolejną ciekawą funkcjonalnością jest możliwość obejrzenia danych nie tylko dla okresu w jakim dane są prezentowane a także narastająco i z bilansem otwarcia.

Na dole formatki, po lewej stronie znajduje się pole “Narastająco” – które po zaznaczeniu prezentuje dane narastająco do okresu (i razem z nim) dla jakiego sporządziliśmy wstępnie raport.

Po zaznaczeniu “Narastająco” automatycznie pokazuje się dodatkowe pole “Z bilansem otwarcia”, którego zaznaczenie spowoduje dodanie do prezentowanych danych BO, o ile istnieje.

Zwróćmy uwagę na to, że na formatce zestawienia mamy cały czas ujęcie w postaci Obrotów Wn i Ma, a także Saldo Wn i Ma.

Ciekawe, że system pokazuje konta rozrachunkowe saldem dwustronnym, czyli tak jak w Bilansie, pozostałe zaś saldem jednostronnym. Podsumowania także są przedstawiane saldem dwustronnym.

Ok, a jak uzyskać Per saldo kont? Do togo służy pole “Saldo dwustronne/Per Saldo”. Po jego zaznaczeniu całość prezentowanych danych zmieni się ukazując Per saldo kont.

Jest to bardzo pożyteczna funkcja w chwili gdy chcielibyśmy sprawdzić, czy cała nasza firma się bilansuje.

Co to za zwrot???

Jeżeli wszystkie dokumenty w bazie danych są poprawne, to po kliknięciu persalda podsumowanie Sald Wn i Ma powinny pokazać wartość 0. Jeżeli po którejś ze stron znajdzie się wartość większa od zera oznacza to, że mamy nieprawidłowo wprowadzone dokumenty.

Najczęściej brakuje w zapisach: kont księgowych albo podaliśmy konta które nie wskazują na ostatni poziom analityczny.

Rys. 005 – Prawidłowe Per saldo firmy

Rys. 006 – Nieprawidłowe persaldo firmy

Zestawieni z rysunku 006 przedstawia nieprawidłowe Per saldo firmy. Należało by sprawdzić wszystkie dokumenty w bazie bufora – Ukryte funkcje w programie Symfonia Finanse i Księgowość.

Po poprawieniu błędnych dokumentów gwarantuję, że Per saldo policzy się prawidłowo.

Funkcjonalność ta wydaje mi się niezbędna podczas operacji zamykania roku w programie: Zamknięcie roku w programie Symfonia Finanse i Księgowość.

Ok.

To co można jeszcze uzyskać z tego zestawienia?

Przełączając się pomiędzy zespołami kont możemy złapać szybko ich salda.

Jeżeli księgujemy w układzie 4, 490 i 5, to zespół 4 pokaże nam, czy krąg kosztów zamyka się w danym okresie.

Dalej…

Ponieważ zestawienie prezentuje dane w tzw. “gridzie”, to przydatne by było aby trochę działało to jak szybkie sumowania w arkuszach kalkulacyjnych… I tak jest.

Po lewej stronie mamy coś takiego jak „ptaszek”. Jeżeli go klikniemy, to wszystkie dostępne w danym momencie konta zaznaczą się „Ptaszkiem” – przepraszam ze tego „ptaszka” ale to najprostsze określenie jakie mi się wydaje do określenia zaznaczenia pozycji (bardziej profesjonalnie było by checkbox – ale to przecież nie informatyka…).

Rys. 007 – Opcja zaznaczenia kont

A teraz zobaczmy co się stanie gdy odznaczymy kilka z nich.

Rys. 008 – Odznaczenie kont na zestawieniu

Zauważcie, że zmieniły się też sumy Obrotów i Sald.

Program on-line prezentuje tylko te dane które sobie wybierzemy.

A gdybyśmy mieli zaznaczone kilka kont, a chcielibyśmy zobaczyć sumę pozostałych?

Nic prostszego, jeżeli przy zaznaczonych kilku kontach klikniemy naszego głównego „Ptaszka” system odwróci zaznaczenie i przeliczy wartości.

Zobaczmy.

Rys. 009 – Odwrócenie zaznaczenia kont

Idźmy dalej.

Przy każdym koncie, które nie jest tylko syntetyką znajdują się plusy.

Co się stanie jak sobie taki plus klikniemy?

Rys. 010 – Rozwijanie zespołów kont

Konto rozwinie się o następny poziom. A jeżeli tam też znajduje się plus, to kliknięcie go rozwinie konto dalej aż do ostatniego poziomu analitycznego.

Ciekawe jest to, że system dalej przedstawia tylko i wyłącznie konta na których coś zostało wprowadzone – czyli konto aktywne.

Oczywiście jak widać na Rys. 010 jeżeli zaznaczone było konto syntetyczne, to analityka nie będzie się automatycznie po rozwinięciu zaznaczała.

Gdy jednak zaznaczymy całe konto wraz pod analitykami, to suma poszczególnych analityk nie będzie wchodziła do podliczeń aby nie zawyżać wartości.

Rys. 011 – Sumy poszczególnych pod analityk, a suma cząstkowa

Na rysunku wydać, że zaznaczenie węzła 221, wraz z sumami pod węzłem nie wpływa na końcową sumę całego węzła – jest po prostu ignorowany.

Oczywiście zwijanie i rozwijanie kont możemy realizować klikając na nie myszką, ale jak można zauważyć producent zadbał o to aby w łatwy sposób sterować tym poprzez używanie przycisków znajdujących się na dole formatki: „Zwiń” i „Rozwiń”.

Rys. 012 – Przyciski umożliwiające zwijanie i rozwijanie kont

Możemy używać oczywiście skrótów klawiaturowych, np. Zwiń, to CTRL+Z (podkreślone Z na przycisku), Rozwiń, to CTRL+R – potem używamy strzałek.

Możemy także używać znaków + i -. Znak + rozwija o jeden poziom, a minuj – zwija, też o jeden poziom. A gdybyśmy chcieli rozwinąć wszystkie konta do ostatniego poziomu, to możemy nacisnąć znak gwiazdki *.

Zawsze trafia się ktoś kto zapyta się… No dobra można rozwinąć do końca, to jak zwinąć z powrotem? Nie widzę żadnego skrótu.

Klikamy klawisz „Oblicz” i jeszcze raz „Oblicz” i mamy to co chcieliśmy.

Rys. 013 – Zwijanie kont

Na dole mamy jeszcze przyciski „Zapisy” i „Zamknij”

Tego drugiego nie ma co opisywać – wiadomo do czego służy.

Natomiast przycisk „Zapisy” otwiera nam dodatkowe okno prezentujące zapisy na koncie które właśnie było podświetlone w zestawieniu głównym.

Załóżmy, że chcielibyśmy zobaczyć zapisy z konta 201.

Klikamy więc konto 201 (podświetli się na jasno niebieski) i klikamy przycisk „Zapisy”.

Otwiera się nam znane okno z raportu Zapisy na koncie od razu z wybranymi parametrami danego konta. W tym przypadku będą to zapisy na koncie 201 z buforem i za okres od stycznia do grudnia, narastająco z BO. Czyli zgodnie z parametrami zestawiania głównego z Obrotów kont aktywnych.

Rys. 014 – Zapisy na koncie

A jeżeli chcielibyśmy zawęzić zakres pokazywanych danych, to mamy przycisk „Parametry”, który nam to umożliwi.

Rys. 015 – Zapisy na koncie – parametry

Oczywiście jeżeli zamkniemy to dodatkowe konto, a zmieniliśmy w nim parametry, to jego ponowne otwarcie znów przejmie parametry z podstawowego zestawienia.

Może to brzmi skomplikowanie ale po przećwiczeniu jest banalnie proste w obsłudze.

Jako ciekawostkę podam, że wychodząc z zestawienia głównego, jeżeli chcielibyśmy zobaczyć obroty na danym koncie w ujęciu miesięcznym, to po przejściu z Zapisów na koncie klikamy tam na formatce „Obroty” i mamy to co chcieliśmy.

I jeszcze jedno. Jeżeli zapragniemy wejść do dokumentu z „Zapisów na koncie” i go obejrzeć – to nie ma problemu. Wystarczy dany dokument na zestawieniu kliknąć dwukrotnie a otworzy się nam w trybie do edycji… Możemy nawet nanieść na nim poprawki i zapisać (uważajmy na daty w dokumencie).

Polecam artykuł: Raporty – Zapisy na koncie.

Pamiętajmy, że możemy w każdym momencie wydrukować nasz raport, włącznie z przeniesieniem danych do Excela: Drukowanie → Konta akt.-graf. (z Excelem), lub bez.

Rys. 016 – Wydruk zestawienia

A gdybyśmy nie lubili używać Excela, bo akurat pracujemy na Open Office, to zawsze można zaznaczyć „Ptaszkami” konta które chcielibyśmy przenieść do arkusza, nacisnąć CRTL+C, otworzyć OO i zrobić – „Wklej” lub CTRL+V.

Rys. 017 – Przeniesienie danych do Open Office

To tyle jeżeli chodzi o raport Obroty kont aktywnych.

To co przedstawiłem, to tylko wycinek jego możliwości.

Nie przesadzę jednak jeżeli napiszę, że jest to najczęściej wykorzystywany przeze mnie raport w pracy z programem.