Przebudowa struktury planu kont rozrachunkowych na przełomie roku obrotowego w programie Symfonia Finanse i Księgowość

Problem:
Pod koniec roku podjęta została decyzja o zmianie struktury planu kont w programie Finanse i Księgowość. Nie było by problemu, gdyby konta te nie były kontami rozrachunkowymi i do tego z saldami i rozrachunkami utworzonymi do tych sald. Ważne jest też aby numery syntetyk pozostały niezmienione. Obecnie wszystkie rozrachunki z tyt. należności znajdują się na koncie 201 o prostej strukturze. Poniżej obecna sytuacja firmy:

 

Rys. 04-01-dokumenty-w-buforze

 

Rys. 04-02-rozrachunki-stan-na-koniec-roku

Pytanie:

Jak przeprowadzić rozbudowę konta aby wszystkie salda i rozrachunki poprawnie przeniosły się do nowo otworzonego roku obrotowego w programie.

Rozwiązanie:

Niestety Finanse i Księgowość Symfonii nie ma możliwości wykonania takiej operacji automatycznie. Problemem jest  ścisła zależność kont rozrachunkowych (sald tych kont) z rozrachunkami znajdującymi się na tych kontach.

Jeżeli w nowym roku rozbudowalibyśmy sobie konto rozrachunkowe o np. dodatkową analitykę i wygenerowalibyśmy Bilans Otwarcia to okazało by się, że program nie jest w stanie przepisać nowych sald na nowe konta i w odpowiednich miejscach w Bilansie powstawia zerowe kwoty.

Nie będziemy z takiego rozwiązania zadowoleni.

Jeżeli nie mamy zbyt dużo rozrachunków, to możemy wykonać kilka prostych operacji uzyskując efekt jaki zamierzaliśmy uzyskać.

Całą operację podzielimy na dwa kroki:

Krok 1.

Operacje w starym roku:

Na koniec roku powinniśmy w planie kont stworzyć dodatkowe konto (techniczne), które będzie odzwierciedlało, albo sytuację bieżącą konta, albo tę jak konto będzie wyglądało docelowo.

Jeżeli konto techniczne będzie odzwierciedlało wygląd konta wg starego wzoru to w tym kroku będzie prościej z księgowaniami, a w kroku następnym trochę trudniej.

Załóżmy, że nasza struktura przedstawia się następująco:

 

Rys. 04-03-konta-struktura-obecna-plan-kont

A chcemy osiągnąć w roku kolejnym stan taki:

Rys. 04-04-konta-struktura-docelowy-plan-kont

Wynika to np. z tego, że powstała firma powiązana kapitałowo z naszą firmą i wszelkie rozrachunki wynikające z obrotu pomiędzy obiema firmami mamy obowiązek wykazywać w odrębnych analitykach. Zresztą taka też jest struktura podstawowego układu Bilansu.

Wybraliśmy też pierwszy sposób, czyli konto techniczne będzie wyglądało identycznie jak konto obecne.

Tworzymy więc konto techniczne (zalecam aby było to konto o numerze ostatnim w danej syntetyce – dla 201, będzie to konto 299):

• klikamy prawym przyciskiem myszy na konto 201 i wybieramy opcję „Kopiuj razem z podanalitykami” (w tle program kopiuje całą zawartość struktury konta 201 do schowka):

Rys. 04-05-konto-kopiowanie-konta

• klikamy ponownie prawym przyciskiem na konto 201 (lub dowolnią inną syntetykę) i wybieramy „Wklej”, a następnie „Wklej jako nową syntetykę”:

Rys. 04-06-konto-wklejanie-konta

• otwiera się okienko z parametrami nowo tworzonego konta (oczywiście na podstawie wcześniej skopiowanego):

Rys. 04-07-konto-kopiowanie-konta-wybor-opcji

• zmieniamy tylko numer konta na „299”, a do da nazwy dodajemy „TECHNICZNE” i klikamy przycisk „Tak dla wszystkich” – spowoduje to utworzenie nowego konta o syntetyce 299 wraz z całą strukturą analityczną:

Rys. 04-08-konto-kopiowanie-konta-zatwierdzenie-zmian

Zauważmy, że nowo utworzone konto nie ma ustawionej definicji pozycji w układzie Bilansu. Musimy pamiętać, że do prawidłowego obliczenia ww. Bilansu będziemy musieli je przypiąć.

Rys. 04-09-konto-utworzene-nowe-konto

Utworzyliśmy już nowe konto techniczne. Proszę zauważyć, że pomimo że wprowadziliśmy do nazwy słowo TECHNICZNE, to w nazwie konta widzimy tylko trzy pierwsze litery tego słowa. Wynika to oczywiście z limitów jakie stosowane są w nazewnictwie w programie i dla nazwy konta jest to 30 znaków (sprawdźcie).

Teraz musimy całość operacji znajdujących się na koncie 201 przenieść na konto techniczne. Nie jest to takie proste ponieważ wraz z saldami kont musimy przeksięgować istniejące na tym koncie rozrachunki.

Dlaczego jest to takie ważne. Program Finanse i Księgowość potrafi rozliczyć rozrachunek, rozrachunkiem znajdującym się TYLKO na tym samym koncie księgowym. Mówimy tu oczywiście o standardowym rozliczaniu tych rozrachunków, a nie o kompensatach i innych ręcznych przeksięgowaniach. Jeżeli więc zmienilibyśmy w nowym roku strukturę konta (rozbudowując go o kolejny poziom analityczny), to w bilansie moglibyśmy ręcznie poprawić tylko salda tych kont na nowe, ale rozrachunku już nie poprawimy (jest to możliwe podczas wprowadzania pierwszego bilansu w pierwszym roku obrotowym danej bazy danych). Co więc dzieje się z rozrachunkami. To straszne ale w bazie danych pozostają na starych kontach z niezmienioną strukturą – nie rozliczymy nigdy takich rozrachunków w standardowy sposób.

Ok. Mamy nowe konto, zapisy i rozrachunki na starym – zabierajmy się więc do roboty.
Musimy wprowadzić na koniec roku PK (dokument prosty) w którym przeksięgujemy całe konto 201 na 299 wraz ze wspomnianymi cały czas rozrachunkami.

Cała operacja (jeżeli salda tych kont są znaczne) spowoduje nam jednak sztuczną obrotówkę na kontach, co niekiedy źle wygląda w zestawieniach, a czasami poprawia – do wyboru. Jeżeli więc przeszkadza nam taka „obrotówka”, to będzie jeszcze trudniej ponieważ powinniśmy wyksięgowywać całość konta 201 na „czerwono” – czyli stornem czerwonym przeksięgowując całość z powrotem na utworzone konto 299.

Wiem, że brzmi to strasznie – ale jeżeli zależy nam na późniejszej, bezkonfliktowej pracy z rozrachunkami na tym koncie – to trzeba to wykonać.

Poniżej przedstawię kilka księgowań na „czarno” i na „czerwono” aby pokazać zastosowaną technikę.

Rys.04-10-przeksiegowanie-dokument-prosty-wzor

Jak widać księgowanie na czarno jest łatwiejsze ale stwarza problem tzw. „sztucznej obrotówki”, natomiast księgowanie z zastosowaniem strona czerwonego nie tworzy obrotówki, a jedynie znoszące się zapisy na kontach. Pamiętajmy, że ważnym elementem takiej operacji jest odpowiednie rozliczanie rozrachunków. Więc w zapisie pierwszą metodą, rozliczamy normalnie rozrachunek (w tym przypadku należność) zamykając go przeciwną stroną, a jednocześnie tworzymy go na takiej samej strukturze na koncie 299.

Księgowanie na „czerwono” wymaga zastosowania dwóch zapisów (to że zapisy te są wykonane jako księgowania równoległe nie ma żadnego znaczenia, a pokazałem je tak aby oddzielić jedną metodę od drugiej). Pierwszy zapis jest zapisem stornującym należność na koncie 201 z rozliczeniem rozrachunku na tym koncie i stornem – jeszcze nie istniejącego zapisu na koncie 299. Drugi zapis to zapis już bez storna, księgujący wartości docelowe na konto techniczne z jednej i drugiej strony (po oby stronach, po WN i MA). Pamiętajmy cały czas, że musimy bezwzględnie uzupełniać rozrachunki na tych kontach.

No cóż wygląda to trochę topornie ale działa.

Przy kilkudziesięciu rozrachunkach jeszcze damy radę, ale przy paru set…

A to już wynikowy dokument PK z odpowiednimi księgowaniami na koniec roku – według wzoru drugiego (bez storna).

Rys. 04-11-przeksiegowanie-dokument-prosty

Po wykonaniu całości księgowań powinniśmy uzyskać podobny stan rozrachunków:

Rys. 04-12-stan-rozrachunkow-po-przeksiegowaniu

Zauważmy, że pierwsze dwa zapisy w rozrachunkach to operacje rozliczone wynikające z dokumentów źródłowych rozliczonych naszym dokumentem PK. Dwie pozostałe to nowe rozrachunki utworzone właśnie za pomocą naszego księgowania.

Jak już uporamy się z księgowaniami, to postępujemy tak jakbyśmy zamykali rok. Pamiętajmy tylko aby przed zamknięciem tego roku podłączyć konto techniczne 299 do układu bilansu (a właściwie wszystkie niepodłączone) i bezwzględnie sporządzić kopię bezpieczeństwa.

No dobrze zamknęliśmy stary rok, co dalej…  (Zamknięcie roku w programie Symfonia Finanse i Księgowość)

Krok 2.

Operacje w nowym roku.

W nowym roku musimy utworzyć całą strukturę konta 299 (to będzie proste ponieważ wystarczy skopiować go z jeszcze nie zmienionego konta 201). Następnie przebudowujemy konto 201 do jego docelowej struktury.

Rys. 04-13-uklad-planu-kont-w-nowym-roku

W myśl złotej zasady – planujmy zawsze, żeby zostawić sobie opcję manewru na jakieś nieprzewidziane sytuacje. Jeżeli rozbudowujemy konto rozrachunkowe ma to szczególne znaczenie. Dobrze więc jest przy okazji tak rozbudowanej akcji przemyśleć jego zmianę w ten sposób aby przez najbliższe kilka lat już tego nie robić.

Po przebudowaniu konta 201 do docelowej struktury generujemy bilans otwarcia.

Zauważmy, że pomimo ogromnych zmian w planie kont wygeneruje się prawidłowo. Dostaniemy tylko komunikat informujący nas o tym, że konto 201 nie jest ostatnim poziomem analityki (tylko wtedy, gdy przed wygenerowaniem bilansu zmieniliśmy strukturę konta 201 na docelową, czyli inną niż w starym roku). Pamiętajmy, że jest to tylko informacja, a nie błąd.

Rys. 04-14-prawidlowo-wygenerowany-bilans-otwarcia-informacja-dodatkowa

Oczywiście na koncie 201 nic nie będziemy mieli, a całość rozrachunków przeniesie się za pomocą konta technicznego 299. Jeszcze tylko pozostaje zaksięgowanie BO i rozpoczynamy akcję przenoszenia rozrachunków do konta docelowego 201.

Rys. 04-15-salda-w-bilansie-otwarcia

Rys. 04-16 Rozrachunki w nowym roku na koncie technicznym

No cóż teraz niestety najbardziej pracochłonna operacja ponieważ musimy całość konta technicznego 299 przeksięgować na nowa strukturę konta 201. nie było by w tym nic trudnego, gdyby nie to, że obie struktury są niestety różne. Dla wprawnej księgowej (księgowego) nie jest to jednak problem.

Rys. 04-17-przeksiegowanie-dokument-prosty-nowy-rok

W przykładzie zastosowane jest przeksięgowanie „czarne” – ale wiemy, że można to zrobić tak samo jak wyksięgowanie w starym roku. Ważne jest, że jeżeli w starym roku przyjęliśmy jedną zasadę przeksięgowań, to powinniśmy zastosować ją w oby przypadkach. Oczywiście musi być to zgodne z polityką rachunkowości przedsiębiorstwa (Polityka rachunkowości w programie Symfonia Finanse i Księgowość), a ta przecież w nowym roku mogła ulec zmianie.

Po wykonaniu dokumentu w rozrachunkach powinniśmy uzyskać podobny wynik:

Rys. 04-18-rozrachunki-po-przeksiegowaniu-nowy-rok

Zauważmy, że pierwsze dwa zapisy odnoszą się do stanu pierwotnego, czyli rozrachunków wynikających z pierwotnych dokumentów, dwa następne z naszego przeksięgowania w starym roku i ostatnie z przeksięgowania w nowym roku.

Jeżeli zwrócimy uwagę na stan rozrachunków to tak naprawdę ważne są dla nas tylko dwa ostatnie.

Zwróćmy jeszcze uwagę na konta na jakich znajdują się nasze rozrachunki. Obecne są umieszczone prawidłowo na nowej strukturze. Obiecuję Państwu, że nie będziecie mieli żadnego problemu z ich normalnym rozliczeniem.

Oczywiście pomysłów na przeprowadzenie takiej operacji będzie tyle ile wdrożeniowców w Polsce – ta jest skuteczna i rozwiązuje wszystkie problemy z późniejszym rozliczaniem rozrachunków. Jeżeli jednak okaże się, że w którymś z lat obrachunkowych przeprowadziliście rozbudowę konta bez przeniesienia rozrachunków to w wybrnięciu z opresji może być pomocne przeczytanie artykułu Korekta i rozliczanie rozrachunków bez salda w programie Symfonia Finanse i Księgowość.