Polityka rachunkowości w programie Symfonia Finanse i Księgowość

Każdy kiedyś stanie przed zadaniem stworzenia Polityki Rachunkowości w firmie. I powiem szczerze, że nie jest to prosta sprawa, gdyż jest to tak rozległy dokument, że nie starczyło by kilku strona by go rzetelnie opisać.

To istna sztuka. Coś takiego jak stworzenie nowego utworu artystycznego, malarskiego albo napisanie dobrej książki. Dlaczego tak wyolbrzymiam to zadanie.

Wiki podaje, że ustalenie polityki rachunkowości określa ustawa o rachunkowości, wg której należy sporządzić dokument w języku polskim opisujący zasady rachunkowości przyjęte w firmie, które określają dokładnie:

  1. rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze;
  2. metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego;
  3. sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, a więc:
  • zakładowy plan kont
  • wykaz ksiąg rachunkowych – wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich wewnętrznej struktury, powiązań oraz procesach przetwarzania tych danych;
  • opis całego systemu przetwarzania danych – opis systemu informatycznego, wykaz programów, procedur i funkcji (opis algorytmów i parametrów) a w szczególności zasad ochrony danych oraz metody zabezpieczenia dostępu do tych danych i system ich przetwarzania, określenie wersji oprogramowania oraz datę rozpoczęcia pracy na ww oprogramowaniu;

Wszystkie te dokumenty powinny mieć formę pisemną (aktualizowaną na bieżąco). Muszą być opieczętowane i podpisane przez kierownika jednostki (firmy).

To tyle z teorii i ogólnej wiedzy na temat przygotowania Polityki Rachunkowości – nie jest tematem tego artykułu wiedza typowo merytoryczna. I nie chcę opisywać czegoś co można znaleźć na pierwszej stronie znalezionej w Internecie poświęconym tej tematyce.

Jak producent oprogramowania pomaga nam w przygotowaniu ww Polityki Rachunkowości.

A pomaga bardzo.

Mało kto wie, że większość tych niezbędnych dokumentów znajduje się już w naszym programie Finanse i Księgowość. I czeka na wydrukowanie, podpisanie i dołączenie do ogólnego dokumentu z zawartością naszej polityki.

Po zainstalowaniu programu, wraz z normalnymi plikami z bazą danych i innymi niezbędnymi do działania programu w katalogu z dokumentacją znajdują się pliki w formacie .rtf i .pdf do gotowego wydrukowania.

Jeżeli mamy otworzony program to wystarczy wybrać z paska narzędziowego „Pomoc”, a potem kliknąć „Dokumentacja”.

Dokumentacja w programie Symfonia Finanse i Księgowość

Dokumentacja w programie Symfonia Finanse i Księgowość

 

Rys. 001 – Dokumentacja w programie Symfonia Finanse i Księgowość

Otworzy się nam nowe okienko eksploratora z zawartością naszych dokumentów.

Zasoby dokumentacji w oknie eksploratora

Rys. 002 – Zasoby dokumentacji w oknie eksploratora

Widzimy tu kilkanaście plików z których kilka zasługuje na naszą uwagę, niekoniecznie związaną z tematyką tego artykułu – ale skoro już tu jesteśmy to napiszę, że jest tu: Podręcznik Użytkownika (AmFK_Podręcznik.pdf), plik opisujący zmiany w nowej wersji programu (FKP_zmiany.pdf), pomoc kontekstowa (Pomoc) – bardzo przydatna w codziennej pracy z programem – polecam aby z niej korzystać jak najczęściej (wywołuje się ją za pomocą przycisku pomoc w belce głównej programu).

Ale pliki które nas interesują są nieco inne.

Poniżej na rysunku zaznaczę pliki, które należy otworzyć wydrukować, podpisać i dołączyć do naszej Polityki Rachunkowości:

Zasoby dokumentacji w oknie eksploratora - do wydruku

 

Rys. 003 – Zasoby dokumentacji w oknie eksploratora – do wydruku

Opiszmy co znajdziemy w każdym z tych dokumentów.

Algorytmy i reguły obliczeń.rtf – to jak sama nazwa wskazuje algorytmy i reguły obliczeń zastosowanych w programie. Plik zawiera także sposób ewidencji danych, kontroli dostępu do aplikacji i sposobu wydruku dokumentów.

Zawartość przedstawię za pomocą listy (zgodnie z najnowszą wersją dokumentu):

  1. Wyliczanie różnic kursowych oraz zapis dokumentów naliczenia różnic kursowych
  2. Prowadzenie rozrachunków
  3. Generowanie Bilansu Otwarcia na podstawie sald kont poprzedniego roku
  4. Księgowanie dokumentów
  5. Modyfikowanie planu kont
  6. Ochrona danych księgowych
  7. Automatyczne wprowadzanie danych do programu Finanse i Księgowość
  8. Wyliczanie odsetek od należności przeterminowanych
  9. Reguły obliczania Bilansu Końcowego oraz Rachunku Zysków i Strat
  10. Ewidencja VAT
  11. Zamykanie i zatwierdzanie okresów sprawozdawczych
  12. Konta specjalne
  13. Reguły sporządzania wydruków z danych księgowych

Plik do pobrania (wersja 2011) – algorytmy_i_reguly_obliczen.rtf

(http://repozytorium.slonecznasymfonia.pl/algorytmy_i_reguly_obliczen.rtf)

Dane osobowe w systemie Symfonia.pdf – to dokument opisujący szczegółowo w jaki sposób przechowywane będą dane osobowe klientów. Określa też szczegółowo (dopełnia poprzedni dokument) w jaki sposób użytkownicy będą mieli dostęp do aplikacji. Zawiera opis struktury bazy danych, relacji i powiązań, a także zasoby plikowe w których te dane będą przechowywane.

Zawartość przedstawię za pomocą listy (zgodnie z najnowszą wersją dokumentu):

  1. Zarządzanie danymi osobowymi w programach Systemu Symfonia
  2. Dostęp do danych
  3. Wykaz zbiorów danych i programów zastosowanych do przetwarzania danych.
  4. Opis struktury zbiorów danych
  5. Sposób przepływu danych pomiędzy systemami.
  6. Wykaz budynków i pomieszczeń w których przetwarzane są dane osobowe

Wspomniany na końcu wykaz budynków i pomieszczeń w których przetwarzane będą dane są formularzem (opisówką), którą powinien wypełnić Administrator Danych Osobowych w firmie (często jest to także właściciel firmy – choć niekoniecznie). Administrator ten także podpisuje ten dokument i składa w księgowości. Często do tego dokumentu wykonuje się jeszcze plan strukturalny sieci komputerowej w firmie, spis serwerów i jednostek biurowych oraz systemu zabezpieczeń stosowanych w firmie.

Plik do pobrania (wersja 2010) – dane_osobowe_w_systemie_symfonia.pdf

(http://repozytorium.slonecznasymfonia.pl/dane_osobowe_w_systemie_symfonia.pdf)

Wykaz zbiorów danych.rtf – jest to spis struktury plikowej bazy danych tworzący jednolity i spójny system bazy danych (Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych programu Symfonia® Finanse i Księgowość 2011 produkcji Sage sp. z o.o.).

Plik do pobrania (wersja 2011) – wykaz_zbiorow_danych.rtf

(http://repozytorium.slonecznasymfonia.pl/wykaz_zbiorow_danych.rtf)

Wymogi ustawy o rachunkowości.rtf – (Wymogi stawiane programom finansowo – księgowym w znowelizowanej ustawie o rachunkowości, a program SYMFONIA® Finanse i Księgowość produkcji Sage sp.zo.o.) – jak sama nazwa wskazuje w pliku zawarte są informacje o zgodności programu z ustawą o rachunkowości obowiązującą w danej chwili.

Powiem szczerze, że zanim zaczniemy pisać naszą Politykę Rachunkowości powinniśmy najpierw przeczytać zawartość tego pliku. Tu znajdują się wytyczne o polityce jak i opis dotychczasowych zagadnień znajdujących się w poprzednich plikach. Ważne jest, że dostajemy także ścisłe powiązanie tematyki z konkretnymi artykułami w ustawie

Aby przybliżyć tematykę zawartość przedstawię jako listę (wersja 2009):

  1. Zakres stosowania rozwiązań przewidzianych w ustawie
  2. Dokumentacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości
  3. Księgi rachunkowe
  4. Wydruki z ksiąg rachunkowych
  5. Dziennik
  6. Zbiory kont syntetycznych i analitycznych
  7. Zestawienie obrotów i sald
  8. Inwentarz
  9. Dowody źródłowe
  10. Treść dowodu księgowego
  11. Sprawdzalność ksiąg
  12. Ochrona danych

Plik do pobrania (wersja 2011) – wymogi_ustawy_o_rachunkowosci.rtf

(http://repozytorium.slonecznasymfonia.pl/wymogi_ustawy_o_rachunkowosci.rtf)

Jeżeli dokładnie przeczytamy jego zawartość napisanie Polityki Rachunkowości będzie proste, łatwe i … przyjemne.

 

Podczas pisania artykułu korzystałem z:

http://pl.wikipedia.org/wiki/Zasady_(polityka)_rachunkowości

http://pl.wikipedia.org/wiki/Zasady_rachunkowości

http://pl.wikipedia.org/wiki/Ustawa_o_rachunkowości



Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *