Najczęstsze pytania na temat e-sprawozdań finansowych

1. Jak podpisać e-sprawozdanie finansowe?

 

Każdy może samodzielnie podpisać e-sprawozdanie:

• Podpisem kwalifikowanym – wraz z podpisem otrzymaliście Państwo oprogramowanie do podpisywania dokumentów. Oprogramowanie to, może być użyte także do podpisania e-sprawozdania;
• Podpis profilem zaufanym – tak jak w przypadku plików JPK_VAT, dokument podpisujemy za pomocą platformy ePUAP.

 

2. Jak podejrzeć szczegóły komunikatów błędów w wypełnionym sprawozdaniu pojawiające się po zapisaniu e-sprawozdania?

 

Kliknięcie przycisku Zapisz z wciśniętym jednocześnie klawiszem Ctrl powoduje wyświetlenie szczegółowych informacji w komunikacie dotyczącym poprawności danych w e-sprawozdaniu.

 

3. Nie otrzymałem/Zgubiłem emaila z informacją o licencji na e-sprawozdania. Jak ją mogę odzyskać?

 

Informację o licencji na e-sprawozdania można odtworzyć na dwa sposoby:

• Sprawdzić samodzielnie na platformie eBOK – aby aktywować dostęp do platformy, należy wypełnić formularz dostępowy do eBOK. Formularz należy wysłać na adres bok@sage.com.pl, następnie poczekać na maila z aktywacją konta. Po aktywacji konta można numer licencji e-sprawozdań sprawdzić na platformie.
• Złożyć zgłoszenie z poziomu programu z prośbą o wysyłkę na adres email. Instrukcja zgłasznia problemów z programu Sage – https://centrumwiedzy.sage.com.pl/ContentPages/Resources/Types/Text.aspx?id=13558.

 

4. Kupiłem licencję na e-sprawozdanie i mam komunikat, że moja licencja na e-sprawozdanie wygaśnie, co zrobić?

 

• Aktywacja wstępna licencji następuje na 70 dni od daty realizacji zamówienia;
• Po 30 dniach nastepuje weryfikacja, czy faktura za zakup rozwiązania została opłacona. (Dotyczy klientów, którzy zamawiali eSF jako niezależny produkt);
• Jeżeli faktura nie została opłacona, program zostanie zablokowany do czasu jej opłacenia;
• W przypadku terminowego opłacenia faktury, program po około 30 dniach zmieni aktywność na czas określony w wykupionej licencji/subskrypcji;

• Jeśli jest to licencja wielofirmowa, wszystkie bazy muszą być podpięte do bazy matki, na której jest aktywowana licencja;

 

5. Jak zmienić dane instytucji w nagłówku wydrukowanego e-sprawozdania?

 

Aby zmienić dane firmy w nagłówku e-sprawozdania, należy wejść w Opcje wydruku następnie wybrać Ustawienia strony, dalej zakładka Nagłówek i stopka, Custom Header/Footer i tam zmodyfikować zgodnie z potrzebami pole Left header.

Powyższe kroki należy przeprowadzić przy każdej edycji, zapisaniu e-sprawozdania.

 

6. Jak włączyć automatyczne przeliczanie formuł w e-sprawozdaniach?

 

Automatyczne przeliczanie formuł jest domyślnie wyłączone. Zapobiega to wczytywaniu Bilansów i RZiS przy każdorazowym otwarciu sprawozdania w edytorze.

Aby włączyć przeliczanie formuł przejdź na zakładkę Formuły i z menu przycisku Opcje obliczania wybierz Automatyczny.

 

7. W jaki sposób dodać uchwałę walnego zgromadzenia do e-sprawozdania i jak je wtedy podpisać?

 

Uchwały zarządu nie dodaje się do e-sprawozdanie, ale wysyła się je wraz ze sprawozdaniem jako osobny dokument. W kreatorze (czy to na portalu eKRS, czy to w aplikacji Ministerstwa Finansów) po dodaniu pliku z e-sprawozdaniem, w kolejnym kroku należy dodać załączniki takie jak: uchwała zarządu, opinia biegłego itp.

Co do tego przez kogo i jak te załączniki powinny być podpisane zdania są podzielone.

Jedni eksperci twierdzą, że powinny być podpisane przez wszystkie osoby uprawnione, tj. te same, które podpisywałyby je odręcznie, gdyby były składane papierowo oraz że podpis powinien być złożony elektronicznie.

Inni eksperci twierdzą, że wystarczy, aby osoby uprawnione podpisały odręcznie i tylko księgowa elektronicznie.

Zdaniem ekspertów Sage pierwsze stanowisko jest prawidłowe, ponieważ dokumenty te są dostarczone w formie elektronicznej, więc powinny być podpisane także elektronicznie.

 

8. W jaki sposób mogę wysłać e-sprawozdanie?

 

Sposób wysyłki zależy od tego gdzie wysyłamy e-sprawozdanie:

Wysyłka do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej – osoby fizyczne będące podatnikami podatku dochodowego, które prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego, wysyłają e-sprawozdanie za pośrednictwem interfejsu API albo udostępnionej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe:

 

• https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/aplikacje-do-pobrania/ – aplikacja do wysyłki do KAS;
• https://www.podatki.gov.pl/media/2674/podr%C4%99cznik-u%C5%BCytkownika-systemu.pdf – instrukcja korzystania z aplikacji KAS;

 

W aplikacji można wczytać e-Sprawozdanie wygenerowane przez nasze programy wybierając opcję Otwórz sprawozdanie, a potem Wybierz plik XML ze sprawozdaniem. Jeśli w naszym programie do sprawozdania zostały dołączone załączniki w informacji dodatkowej, to one również się wczytują do aplikacji KAS.

W aplikacji KAS można sprawozdanie podpisać, wysłać i pobrać UPO. Wysyłanie ma osobną opcję do wysłania samego e-sprawozdania oraz osobną do wysłania dokumentów dodatkowych, jak:

• Opinia biegłego rewidenta sprawozdania finansowego,
• Uchwała zatwierdzająca sprawozdanie,
• Uchwała o podziale zysku lub straty,
• Sprawozdanie z działalności,
• Sprawozdanie płatności na rzecz administracji publicznej,
• Sprawozdanie skonsolidowane roczne,
• Opinia biegłego rewidenta skonsolidowanego sprawozdania,
• Uchwała zatwierdzająca skonsolidowanego sprawozdania,
• Sprawozdanie z działalności jednostki dominującej,
• Sprawozdanie skonsolidowane z płatności na rzecz administracji,
• Informacja o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania rocznego

 

Wysyłka do właściwego urzędu skarbowego – podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS wysyłają e-sprawozdania na elektroniczną skrzynkę podawczą urzędu albo na informatycznym nośniku danych.

Sposób wysyłki zależy od urzędu skarbowego. Niektóre urządy przyjmują dokumenty elektronicznie robią to przez portal ePUAP: https://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/katalog-spraw.

Do pozostałych trzeba dostarczyć e-sprawozdanie „na informatycznym nośniku danych”.

Czy dany urząd umożliwia przesyłanie dokumentów elektronicznie można sprawdzić na PUAP: https://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta/katalog-spraw.

Wysyłka do repozytorium dokumentów finansowych prowadzonego przez KRS – jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS wysyłają e-sprawozdanie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości: https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/.

 

9. Czy wszystkie złączniki dołączane do e-sprawozdania muszą być podpisane?

 

Do e-sprawozdania można dołączyć dwa rodzaje załączników:

1. te, które dodaje się na zakładce Informacja dodatkowa – tego typu załączniki są podpisywane razem z e-sprawozdaniem i nie muszą być już podpisywane osobno. Takim typem załącznika jest np. informacja o saldzie rachunku bankowego VAT.

2. te, które dołącza się przy wysyłce sprawozdania. Wszelkie załączniki dołączane do e-sprawozdania przy wysyłce, takie jak np. uchwała zarządu, czy sprawozdanie z działalności, muszą być osobno podpisane.

 

10. Jakie dane można wczytać poprzez plik csv z FKP do e-sprawozdań?

 

Dane przenoszone za pomocą pliku csv z Sage Symfonia 2.0 Finanse i Księgowość do modułu e-Sprawozdania Finansowe obejmują: nazwę, NIP i dane adresowe firmy, bilans oraz rachunek zysków i strat. Pozostałe dane należy uzupełnić ręcznie w module e-Sprawozdania Finansowe.

 

11. Jak umieścić w e-sprawozdaniu zestawienie zmianie w  kapitale własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych?

 

Dane do wypełnienia zestawienia zmian w kapitale własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych należy wprowadzić ręcznie w oknie edytora e-sprawozdania. Aby móc wypełnić te dane, należy podczas tworzenia e-sprawozdania wybrać w opcjach po prawej stronie okna, że sprawozdanie ma zawierać zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych.

 

12. Jak wpisać podstawowy przedmiot działalności jednostki?

 

Pole KodPKD wymaga wprowadzenia PKD w ściśle określonym formacie. Należy podać go wpisując tylko 5 znaków, bez spacji, bez kropek oraz używając dużej litery (np. 0111Z).

 

13. Jak wypełnić Zasady (polityki) rachunkowości we Wprowadzeniu do sprawozdania?

 

Pola służące do wypełniania Zasad (polityki) Rachunkowości mają ograniczenie narzucone przez wzór e-sprawozdania przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Każde z tych pól nie może zawierać tekstu dłuższego niż 3500 znaków licząc ze spacjami. Jeśli mają Państwo potrzebę wprowadzić w tym miejscu dłuższy tekst, Eksperci Sage zalecają, aby w tym miejscu wpisać wersję skróconą, a pełny tekst dodać w postaci załącznika na zakładce Dodatkowe informacje i objaśnienia.

 

14. Czemu nie mogę zwiększyć wysokości wierszy do wpisania Zasad (polityki) rachunkowości we Wprowadzeniu do sprawozdania?

 

Arkusz kalkulacyjny zawiera ograniczenia dotyczące rozmiaru poszczególnych komórek. Wysokość komórki nie może przekroczyć wartości 409,50 (546 pikseli). Szerokość komórki nie może natomiast przekroczyć wartości 255 (1790 pikseli).

 

15. Podczas sprawdzania poprawności dokumentu wystapiły błędy: Numer KRS podany we wniosku nie zgadza sie z numerem KRS podanym w pliku xml. Co oznacza ten błąd?

 

Powyższy błąd pojawia się w sytuacji gdy zamiast numeru KRS wpisano numer NIP. Pamiętaj, aby wypełniając e-sprawozdanie wybrać właściwy numer identyfikacji. Jeśli składasz sprawozdanie w KRS, identyfikatorem musi być numer KRS. Jeśli składasz sprawozdanie w KAS, identyfikatorem jest numer NIP.

 

16. Czy podpisane sprawozdanie finansowe można poprawić, jeszcze raz podpisać i będzie ono prawidłowe oraz zostanie przyjęte na bramkę KRS? Czy może powinien być najpierw usunięty podpis?

 

Należy usunąć poprzedni podpis lub poprawić na wersji sprawozdania sprzed podpisania. Nie można natomiast wysłać wersji edytowanej po podpisaniu.

 

17. Jednostka inna. Brak pola do wpisania oświadczenia kierownictwa. Wg klientki to jest element sprawozdania finansowego (art.52), a nie informacja wynikająca ze specyfiki działalności i nie chce jej dodawać jako inna pozycja ani jako załącznik. Gdzie klientka powinna wprowadzić takie oświadczenie?

 

Autorem wzoru e-sprawozdania jest Ministerstwo Finansów i to Ministerstwo nie przewidziało na to oświadczenie osobnego pola. Oświadczenie kierownictwa musi być dodane do e-sprawozdania jako załącznik.

 

18. W Dodatkowych informacjach i objaśnieniach dla jednostki innej w wierszu A są nieaktywne pola: „z zysków kapitałowych”, „z innych źródeł”. Tak samo w wierszu J oraz K. Według klientki pola powinny być aktywne. Jak wprowadzić tam wartości?

 

Pola te są nieaktywne, ponieważ schema przygotowana przez Ministerstwo nie przewiduje ich wypełnienia. W schemie dla tych wierszy jest możliwe podanie tylko „łączną wartość” w roku bieżącym i „łączną wartość” w roku poprzednim.