Księgowanie VAT i przychodów na przełomie roku obrotowego

Zgłosiła się ostatnio do mnie Pani z problemem zaksięgowania zaliczki w grudniu w programie Symfonia Finanse i Księgowość na poczet usługi, która zostanie wykonana w styczniu nowego roku. W związku z tak przedstawionym problemem VAT powinien zostać zaksięgowany i naliczony w grudniu roku poprzedniego, a przychód w styczniu nowego roku obrotowego.Powiem szczerze, że na “dzień dobry” jest kilka rozwiązań. Oczywiście nie wkraczam tu w sferę zgodności z ustawą, a tylko techniczną stronę wykonania księgowań.

 Ale zacznijmy od początku…

 VAT – powinien zostać naliczony w grudniu. Jeżeli tak to razem z dodaniem go do rejestru powinniśmy zaksięgować jego saldo na stosownym koncie.

Ale dokument sprzedaży zostanie wystawiony dopiero w styczniu? Jak więc zaksięgować wartość VAT w grudniu?

Rozwiązanie 1

W starym roku wprowadzamy dokument prosty księgujący tylko i wyłącznie kwotę VAT.

Rys. 001 – zaksięgowanie wartości VAT na konto podatku należnego

Do EDP (Ewidencji Danych Podatkowych) wprowadzamy wyjątek w którym dodajemy wartość wcześniej wyksięgowanego VAT tak aby wstawić go w odpowiednie miejsce w deklaracji VAT7.

Tak dodana wartość VAT nie będzie odnotowana w Rejestrze VAT, natomiast pokaże się w deklaracji. Wyjątek z EDP możemy wydrukować, a następnie dołączyć wraz z opisem do zestawienia rejestrów VAT za miesiąc grudzień.

W tym celu klikamy menu Funkcje i wybieramy z listy Ewidencja EDP lub naciskamy skrót klawiaturowy CRTL+9.

Rys. 002 – Wybór EDP

Otwiera się nowe okienko, przypominające trochę arkusz kalkulacyjny.

Klikamy “Dodaj”, a następnie w lini uzupełniamy dane.

Aby poprawnie wprowadzić dane musimy utworzyć dwa zapisy: pierwszy dla podstawy opodatkowania, a drugi na właściwą kwotę VAT.

Pmiętamy, że powinniśmy mieć ustawioną datę w programie na miesiąc grudzień roku 2013.

Wypełniamy:

Okres: 2013-12
Kwota: 1000,00 podstawa opodatkowania
Kategoria: VAT-7
Pole: 19
Możemy jeszcze dodać opis: Zaliczka za usługę i klikamy “Zapisz”.

Tak samo postępujemy z kwotą VAT

Wypełniamy:

Okres: 2013-12
Kwota: 230,00 wartość podatku VAT
Kategoria: VAT-7
Pole: 20

Oraz jeżeli trzeba, opis.

Poniżej poprawnie uzupełnione EDP.

Rys. 003 – Dodanie wyjątków do EDP

Jeżeli teraz utworzymy deklarację VAT-7 za grudzień, to okaże się, że dane w deklaracji zwiększyły się o wartości dodane do EDP.

Rys. 004 – Prawidłowe dane w deklaracji VAT-7

Uzyskaliśmy efekt rozliczenia się z VAT w miesiącu grudniu bez księgowania dokumentu sprzedaży (zaliczki), a jedynie księgowując wartość VAT na konto rozliczeń z VAT.

Oczywiście to konto na koniec miesiąca zostanie zaksięgowane na rozliczenie z US i saldo przestanie istnieć. EDP + saldo 221 da nam efekt zgodności.

A co z kontem 200 które musieliśmy użyć?

No właśnie. Konto 200 przejdzie Bilansem Otwarcia do następnego roku, gdzie zostanie zamknięte zaksięgowaniem już konkretnej faktury sprzedażowej.

Co teraz zrobimy.

Przechodzimy więc do roku następnego (2014).

Zobaczmy co się dzieje na kontach.

Rys. 005 – Saldo konta wynikające z zaksięgowania w poprzednim roku

Saldo konta wynikające z zaksięgowania w poprzednim roku kwoty VAT do przeniesienia, a właściwie do rozliczenia. Kwotę tą zobaczymy oczywiście gdy wygenerujemy i zaksięgujemy BO (oczywiście tylko wtedy, gdy dokument z poprzedniego roku został zaksięgowany).

Saldo tego konta zamkniemy dokumentem sprzedaży wprowadzonym w tym roku.

Więc… dodajemy fakturę sprzedaży.

Zobaczcie sami.

Rys. 006 – Zaksięgowanie faktury sprzedażowej

Oczywiście w tym dokumencie nie wypełniamy rejestru VAT, ponieważ został on już wprowadzony w roku poprzednim. Aby to uzyskać utworzyłem dokument SP jako typ dokumentu – Rachunek Uproszczony.

Teraz na kontach mamy taką sytuację:

Rys. 007 – Obroty kont aktywnych

Jak widzimy, kwota VAT przeniesiona z poprzedniego roku zamknęła się nam. Z dokumentu pozostał tylko rozrachunek z kontrahentem i saldo na koncie 201-2-1-1.

Rejestru VAT nie wypełnialiśmy, ponieważ nie jest nam potrzebny.

Rozwiązanie 1 spełniło nasze oczekiwania.

Rozwiązanie 2

Ponieważ w roku 2013 dostaliśmy zaliczkę na poczet wykonania robót w roku następnym, powinniśmy ją zaksięgować tak aby powstał rozrachunek z kontrahentem – bo przecież nastąpił przepływ pieniądza i mamy potwierdzenie księgowanie albo w Raporcie Kasowym albo w Wyciągu Bankowym. W związku z tym powstał też obowiązek naliczenia VAT i zgłoszenia tego na deklaracji VAT-7.

Jedyną rzeczą jaką mamy ominąć jest tylko przychód ze sprzedaży nie wykonanej jeszcze usługi, który w związku z tym, że będzie miał miejsce w roku następnym, w roku następnym powinien być zaksięgowany na konto przychodu.

No więc zróbmy tak.

Wprowadzamy w roku 2013 dokument sprzedażowy, dekretując go następująco:

Rys. 008 – Dokument sprzedaży

Jak widać na dokumencie księgowanie jest standardowe oprócz konta 850 użytego zamiast jakiejś 7.

Ponieważ nie możemy zaliczyć kwoty netto do przychodów w tym roku, musimy ją przenieść na rok następny. Konto 850 – to przychody przyszłych okresów (jest to konto bilansowe zwykłe). Takie księgowanie da nam w nowym roku możliwość przeksięgowania z 850 na 7 aby zaliczyć przychód ze sprzedaży w styczniu – kiedy faktycznie usługa zostanie wykonana.

A więc – w roku 2014 na koncie 850 widzimy saldo wynikające z zaksięgowanego dokumentu sprzedaży w roku 2013.

Rys. 009 – Saldo na koncie 850

Teraz wystarczy wprowadzić dokument prosty DP przeksięgowujący saldo 850 na przychody ze sprzedaży.

Zobaczmy…

Rys. 010 – Wprowadzenie DP

Teraz w obrotówce widzimy zamknięte saldo 850 i przychód ze sprzedaży na 7.

Rys. 011 – Saldo na przychodach ze sprzedaży

Gdybyśmy teraz zrobili Rachunek Zysków i Strat, to zobaczymy nasz przychód.

Rys. 012 – RZiS – przychód ze sprzedaży

No cóż, ten sposób też ma rację bytu…

Rozwiązanie 3

A może tak jeszcze jedno rozwiązanie.

Co by się stało, jakbyśmy w starym roku wprowadzili fakturę zaliczkową, stworzyli rozrachunek z kontrahentem, wypełniliśmy VAT – to tak jak w przykładzie 2 i uznali konto 850 – przychody przyszłych okresów.

Ale w nowym roku wystawiliśmy nową fakturę – tą już właściwą sprzedającą naszą usługę.

Co wtedy z VATem, i rozrachunkiem i jeszcze innymi księgowaniami, które w takim przypadku staną się zbędne…

Załóżmy, że mamy już dokument w starym roku. Rozliczyliśmy VAT i rozrachunek.

Wprowadźmy teraz końcową fakturę… Tak jak to miało miejsce w przykładzie 1.

Na pewno musi to być dokument jako typ dokumentu Rachunek Uproszczony, aby nie trzeba było wypełniać VATu.

Więc nasz dokument może wyglądać tak.

Rys. 013 – Dokument końcowej sprzedaży

Może się ktoś spytać: A gdzie w tym wszystkim kontrahent, nie ma księgowania na niego?

Właściwie to nie jest potrzebne. Kontrahent jest w nagłówku dokumentu, rozrachunek przeszedł z roku poprzedniego, a właściwie nie przeszedł, bo został rozliczony w roku poprzednim. VAT też mamy załatwiony.

Ale jakby ktoś się uparł, to…

Rys. 014 – Wksięgowanie kontrahenta i VAT

Wygląda to trochę dziwnie i niepotrzebnie, ale…

Ale niestety tworzymy tu zbędną obrotówkę na kontach i moim zdaniem powinniśmy ją sksięgować, więc:

Rys. 015 – Korekta niepotrzebnej obrotówki

Niesamowite, ale to działa…

Obrotówka na kontach zespołu 2 jest zerowa, a na koncie 850 i 7 jest tak jak w przykładzie 2.

Czyli???

Też działa.

No cóż, trochę się nagimnastykowałem i aby osiągnąć taki sam efekt przeszedłem aż 3 drogi, wybór tej najlepszej dla Państwa pozostawiam Wam.

Tak naprawdę te trzy
przykłady pokazują ogromną potęgę programu Symfonia Finanse i Księgowość oraz jego nieograniczone możliwości konfiguracyjne.

Proszę pamiętać, że gdyby tak posiedzieć jeszcze nad tym tematem, to na szybko… mam jeszcze przynajmniej jedno rozwiązanie. Ale był by to już przerost formy nad treścią.

Proszę pamiętać, że chociaż przykład opisywał sprzedaż to tak naprawdę można według tego wzorca wprowadzić także zakup.

Wszystko tak samo… Tylko odwrotnie…

Życzę miłego kombinowania…

PS. Proszę pamiętać, że powyższe przykłady mogą merytorycznie odbiegać od prawa podatkowego aktualnie obowiązującego w Polsce – a przykłady jak zwykle mają tylko poglądowy charakter.