Korekta i rozliczanie rozrachunków bez salda w programie Symfonia Finanse i Księgowość

Ostatnio przyszła do mnie księgowa z problemem niezgodności rozrachunków na koncie. No cóż po przeanalizowaniu okazało się, że rozrachunki są ale nie ma sald do nich. Wynikało to z błędnego wprowadzenie bilansu otwarcia wiele lat wcześniej. Ktoś wprowadził rozrachunki, a potem usunął salda kont. Rozrachunki zostały, a salda nie. I tak od kilku lat próbuje uzgodnić to co nie da się normalnie uzgodnić.

Są trzy rozwiązania.

Można się cofnąć do pierwszego roku i poprawić bilans otwarcia – nie da się ponieważ rok jest już zatwierdzony, a co za tym idzie bilans w tym roku jest tylko do przeglądu (pobierz Darmowy Raport do Odtwierdzania Bilansu Otwarcia i Obrotów Rozpoczęcia).

Można poprawiać rozrachunki z poziomu bazy danych – co akurat dla mnie nie jest to trudne, robiłem to wiele razy – ale to nie jest rozwiązanie czysto edukacyjne.

I można skorzystać z mechanizmu korekty, która jest standardową funkcją w programie.

To dziwne, że mimo dostępności takich rozwiązań bardzo rzadko księgowe z nich korzystają.

Spróbuję przybliżyć mechanizm działania korekt.

 

Gdzie znajdziemy mechanizm korekt?

Rys. 001 – Okno rozrachunków

Na poniższym rysunku widzimy sytuację niezgodności sald kont z rozrachunkami.

Co to oznacza? Oznacza to to, że do rozrachunku nie mamy salda konta. Nie rozliczymy więc takiego rozrachunku w standardowy sposób – właściwie w żaden sposób. Każda próba przeksięgowania i rozliczania rozrachunków zakończy się fiaskiem.

Jak więc zrobić aby rozrachunki takie zniknęły nam bezpowrotnie?

Z okna rozrachunków klikamy transakcję, którą chcemy poprawić. Otwiera się okno rozliczeń (składniki transakcji). Widzimy, że rozrachunek istnieje, ma konkretną kwotę i wynika z jakiegoś dokumentu.

Rys. 002 – Okno rozrachunków rozliczenia

Na dole znajduje się przycisk „Korekta” – naciśnijmy go.

Dół okna rozliczeń zmienia się w formularz.

Jak go wypełnić.

 

Rys. 003 – Okno rozrachunków rozliczenia – formularz korekta

Nasz bazowy rozrachunek jest po stronie Wn. Aby więc zamknąć go musimy wpisać taką samą kwotę ale po przeciwnej stronie. Wpisujemy więc kwotę po stronie Ma.

Określamy też datę korekty rozrachunku (ta data to tak jakby data rozliczenia) i ewentualne uwagi do korekty bądź dokument rozliczający – jeżeli jakiś istnieje.

Rys. 004 – Okno rozrachunków rozliczenia – formularz korekta – wypełnienie

I naciskamy przycisk „Wprowadź”.

Rys. 005 – Okno rozrachunków rozliczenia – formularz korekta potwierdzenie

Rzeczywiście operacja jest nieodwracalna, więc jeżeli nie jesteśmy pewni tego co robimy jeszcze na tym etapie możemy się wycofać. Jeżeli jesteśmy pewni naciskamy „TAK”.

Okno rozliczeń powraca do pierwotnego wyglądu z nowym zapisem rozliczającym rozrachunek.

Widzimy, że jest to nasza przed chwilą wprowadzona korekta.

Rys. 006 – Okno rozrachunków rozliczenia – korekta OK

Zauważmy jeszcze, że wartość do rozliczenia jest zerowa, czyli pozbyliśmy się naszego kłopotliwego rozrachunku raz na zawsze.

No dobrze, a jakie to ma konsekwencje?

Po pierwsze: rozliczyliśmy rozrachunek:

Rys. 007 – okno rozrachunków – rozliczenia

Po drugie: potwierdzenie salda nie wykazuje niezgodności salda konta z saldem rozrachunków

Rys. 008 – Okno rozrachunków – potwierdzenie salda

Jak widać z listy niezgodności znikną nasz rozrachunek.

Rys. 009 – Okno rozrachunków raport rozliczeń

A w raportach rozrachunkach widzimy rozliczenie poprzez korektę.

I tak można bawić się w nieskończoność.

Trzeba wiedzieć o tym, że korekta działa w tylko w jedną stronę. Jeżeli mamy saldo, a nie ma rozrachunku z tytułu tego salda, to samego rozrachunku korektą nie stworzymy.

Kolejną rzeczą jest to, że korekty możemy wykonać wyłącznie na zaksięgowanych dokumentach.

A jeżeli jest to korekta walutowa to będziemy poproszeni o podanie kursu korekty.

Pamiętajmy też, że jeżeli kurs korekty będzie inny niż kurs utworzenia transakcji, to program wyliczy stosowne różnice kursowe i wyksięguje je na odpowiednie konta księgowe.