Kilka terminów płatności za fakturę w Symfonia Finanse i Księgowość

Mam problem z rozbiciem płatności z faktury na kilka terminów. Klient 
wynegocjował spłatę w transzach, a niestety w programie nie można tego zrobić.

Rzeczywiście. W programie Finanse i Księgowość nie ma czegoś takiego jak kilka terminów płatności dla jednej faktury. Taką możliwość w standardzie dostaniemy w Systemie Zarządzania Forte. Ale co zrobić gdy do dyspozycji mamy tylko pakiet Symfonii?

Jest na to rada.

Najpierw trochę faktów.

Utwórzmy sobie dowolną fakturę VAT Sprzedaż i wejdźmy do rozrachunków:

001 – Rozrachunek w dokumencie Faktura VAT Sprzedaż

Rys. 001 – Rozrachunek w dokumencie Faktura VAT Sprzedaż

I jeszcze pokażemy utworzony rozrachunek do tej faktury.

002 – Pojedynczy rozrachunek do faktury

Rys. 002 – Pojedynczy rozrachunek do faktury

Widzimy, że nie mamy możliwości utworzenia więcej niż jedną transakcję dla danego zapisu na koncie.

No właśnie.

Skoro dla jednego zapisu na koncie możemy utworzyć TYLKO jedną transakcję, to … dlaczego nie możemy utworzyć kilku zapisów na koncie i na każdym z nich utworzyć osobną transakcję – rozrachunek.

Spróbujmy…

Najpierw rozbijmy sobie zapis na koncie rozrachunkowym 201.

Aby to zrobić musimy użyć starego sposobu i przeksięgować naszą kwotę brutto poprzez konto techniczne za pomocą księgowania równoległego na taką ilość kwot, na jaką ustaliliśmy wielkość rat z kontrahentem.

Jak to zrobić…

Otwieramy dokument – fakturę VAT sprzedaż. Stajemy na kwocie brutto (bardzo ważne aby stanąć na kwocie lub nr konta, a nie na opisie konta) aby system zapamiętał kwotę do przepisania i klikamy na dole dwie strzałki zapisu równoległego.

003 – Dodanie zapisu równoległego do istniejącego zapisu podstawowego z kwotą Brutto

Rys. 003 – Dodanie zapisu równoległego do istniejącego zapisu podstawowego z kwotą Brutto

Jak widzimy, system dodał nam dodatkowe księgowanie równoległe i przepisał kwotę Brutto dokumentu. Pozostaje nam już tylko rozbić kwotę na koncie rozrachunkowym na tyle zapisów ile ma być rat do spłacenia i utworzyć tam rozrachunki.

Ale po kolei.

Z poprzedniego rysunku wynika, że posiadamy teraz księgowanie, które zwiększa nam wartość dokumentu o kwotę Brutto. To, że to jest księgowanie równoległe nie powoduje problemów z wartością dokumentu i rejestru VAT – są identyczne.

Spróbujmy rozbić kwotę brutto na poszczególne zapisy.

Stajemy na wartość kwoty Brutto po stronie MA w zapisie równoległym. Zmieniamy na kwotę pierwszej raty i klikamy Enter tyle razy, aż system doda nam rozbicie na pozostałą kwotę wartości Brutto – zgodnie z zasadą bilansowania się zapisów księgowych.

004 – Rozbicie zapisów księgowych

Rys. 004 – Rozbicie zapisów księgowych

Ale zakładamy, że będą 3 raty. Stojąc więc na pozostałej kwocie zmieniamy jej wartość na wartość 2 raty i znów klikamy tyle razy Enter, aż system doda znów dodatkowy zapis.

005 – Kolejny zapis

Rys. 005 – Kolejny zapis

Musimy teraz uzupełnić każdy z zapisów równoległych o konto rozrachunkowe naszego kontrahenta i utworzyć na każdym z tych zapisów rozrachunek.

006 – Uzupełnienie zapisów księgowych na rozbiciu

Rys. 006 – Uzupełnienie zapisów księgowych na rozbiciu

Fajne jest to, że na każdym z zapisie przy tworzeniu rozrachunku możemy podać inną datę rozliczenia.

No dobrze, a co zrobić z zapisem po stronie MA w księgowaniu równoległym.

Trzeba uzupełnić konto. Ale jakie?

Spójrzmy jeszcze raz na poprzedni rysunek.

Widzimy, że po WN są aż 4 zapisy na koncie rozrachunkowym, więc standardowo powinniśmy wyksięgować wartość Brutto z zapisu podstawowego i rozliczyć podstawowy rozrachunek.

No niby wszystko powinno być ok – zobaczmy.

 007 – Zapisy w dokumencie

Rys. 007 – Zapisy w dokumencie

Stańmy teraz na koncie 201 w księgowaniu równoległym po stronie MA i kliknijmy Rozrachunki.

008 – Formularz rozrachunków z dokumentu

Rys. 008 – Formularz rozrachunków z dokumentu

Co widzimy?

Wszystkie transakcje z naszego dokumentu, tylko jest ich trochę za dużo.

Aby stworzyć system ratalny musimy rozliczyć tę podstawową transakcję z dokumentu na kwotę Brutto.

Zaznaczmy więc tę kwotę i klikamy Rozlicz.

009 – Rozliczenie kwoty bazowej

Rys. 009 – Rozliczenie kwoty bazowej

Następnie po kliknięciu Zapisz wrócimy do naszego dokumentu.

Teraz wystarczy zapisać dokument do bufora i mamy gotowe.

Wydaje się, że wszystko jest ok…

Ale…

Osobiście uważam, że nie do końca załatwiliśmy sprawę poprawnie.

Zobaczmy co dzieje się w rozrachunkach z naszym kontrahentem.

010 – Rozrachunki z kontrahentem po rozbiciu transakcji.

Rys. 010 – Rozrachunki z kontrahentem po rozbiciu transakcji.

No i co? Podoba Wam się…

Na pierwszy rzut oka jest wszystko OK. To co chcieliśmy osiągnąć mamy.

Rozbiliśmy rozrachunek na 3 części i co najważniejsze każda z tych części ma inny termin płatności – SUPER…

Ale niestety przy takim załatwieniu sprawy mamy niepotrzebną transakcję, która pokazuje nam, że rozliczyliśmy ją do końca. Dla podstawowych zestawień programu nie będzie miało to żadnego wpływu. Ale jeżeli sami będziemy analizowali rozrachunki, np. w Excelu to może okazać się, że ta transakcja jest nam zupełnie niepotrzebna, a nawet przeszkadza.

Moim zdaniem powinniśmy ją bezwzględnie usunąć.

Jak to zrobić? Już pokazuję.

Wróćmy do edycji dokumentu sprzedaży. Dla wprawnego oka niepotrzebne staje się zaksięgowanie wartości Brutto w księgowaniu podstawowym i natychmiastowe rozliczenie jej poprzez księgowanie równoległe wraz z rozliczeniem rozrachunku.

Pamiętajmy, że jest to też sztucznie zwiększana obrotówka na kontach, na których nie jest to zbyt potrzebne.

A czego by tego nie przepuścić przez jakieś konto techniczne – zupełnie bez rozrachunków.

Zobaczmy.

011 – Zmiana księgowania dokumentu – pozbycie się zbędnej obrotówki i transakcji

Rys. 011 – Zmiana księgowania dokumentu – pozbycie się zbędnej obrotówki i transakcji

No więc wchodzimy do dokumentu i zmieniamy konto przy kwocie WN – czyli podstawowym rozrachunku z kontrahentem.

I krzyczy!!!

012 – Reakcja programu na zmianę konta księgowego wraz z utworzonym do niego rozrachunku

Rys. 012 – Reakcja programu na zmianę konta księgowego wraz z utworzonym do niego rozrachunku

No tak. Rzeczywiście w rozrachunkach była ta kwota rozliczona. Nie tędy droga. Klikamy „Przywróć”.

Najpierw musimy usunąć rozliczenie z tej kwoty (de facto z tego samego dokumentu).

Więc stajemy na kwocie Brutto po stronie MA na księgowaniu równoległym – tu jest utworzone rozliczenie rozrachunku z księgowania podstawowego – klikamy Rozrachunki.

013 – Widok panelu rozrachunków z rozliczoną transakcją.

Rys. 013 – Widok panelu rozrachunków z rozliczoną transakcją.

Stajemy na kwocie rozliczenia i kasujemy tę kwotę lub wpisujemy 0 (zero).

Następnie klikamy Zapisz.

Teraz możemy już swobodnie usunąć konto przy księgowaniu podstawowym i podać dowolne inne – techniczne.

014 – Komunikat zmiany konta i utraty rozrachunków

Rys. 014 – Komunikat zmiany konta i utraty rozrachunków

Zauważmy, że mimo iż dostaliśmy komunikat, to jest on trochę inny niż poprzednio. Nie informuje nas, że nie możemy zmienić konta ale, że utracimy rozrachunek na tym koncie. I dobrze…

Klikamy Akceptuj.

015 – Zmiana konta po akceptacji utraty rozrachunków

Rys. 015 – Zmiana konta po akceptacji utraty rozrachunków

Teraz jeszcze tylko zostaje nam zmiana konta po stronie MA w księgowaniu równoległym – oczywiście na identyczny z kontem podanym po stronie WN – aby saldo konta wyniosło zero.

I gotowe.

Po zapisaniu dokumentu okazuje się, że i rozrachunki się poprawiły – zobaczmy.

016 – Poprawne rozrachunki po rozksięgowaniu rat

Rys. 016 – Poprawne rozrachunki po rozksięgowaniu rat

Nie widzimy już niepotrzebnej i rozliczonej transakcji.

To też chcieliśmy osiągnąć.

I to by było na tyle.

… nie byłbym jednak sobą, gdybym nie widział jednej, ale ważnej wady takiego rozwiązania.

Wada oczywiście nie ma nic wspólnego z rozrachunkami i saldami na kontach – one są idealne.

Ale z niepotrzebną obrotówką wynikającą z konta technicznego jakiego użyliśmy do rozksięgowania rat.

Zobaczmy obrotówkę.

017 – Obrotówka wynikająca z przeksięgowań

Rys. 017 – Obrotówka wynikająca z przeksięgowań

A jak tego uniknąć?

Bardzo prosto.

Wróćmy do naszego dokumentu i dodajmy jeszcze jedno księgowanie równoległe korygujące niepotrzebną obrotówkę (tzw. STORNO CZERWONE).

Wchodzimy do dokumentu. Stajemy na kwocie Brutto po stronie WN. Klikamy strzałki księgowania równoległego – dzięki temu kwota przepisze się do nowego zapisu.

Stajemy na kwocie nowego zapisu po stronie WN i dodajemy minus przed kwotą.

Następnie przenosimy się na stronę MA tego samego zapisu i dodajemy również tu minus albo szybciej – stojąc na kwocie MA naciskamy klawisz DEL, a potem ENTER – system wtedy uzupełni zapis o prawidłową wartość. Jeszcze tylko wpiszmy nr kont po WN i MA w tym zapisie – oczywiście musi to być nr konta technicznego użytego wcześniej do rozksięgowania zapisów – i dokument gotowy.

018 – Gotowy dokument

Rys. 018 – Gotowy dokument

Sprawdźmy jeszcze tylko obrotówkę…

019 – Obroty kont aktywnych

Rys. 019 – Obroty kont aktywnych

Jak widzimy obrotówka nie wykazuje żadnych wartości na koncie technicznym – nie ma go po prostu na zestawieniu.

Teraz jest wszystko OK…



Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *