Jakie typy dokumentów przydadzą się w codziennej pracy z programem Symfonia Finanse i Księgowość – przegląd dokumentów

Większość typów dokumentów niezbędnych w rozpoczęciu pracy z programem Symfonia Finanse i Księgowość będziemy mieli dostępne zaraz po zakończeniu instalacji programu.
Czy oznacza to, że nic więcej nie powinniśmy tworzyć.
Niekoniecznie. Te utworzone typy są standardowe, pojedyncze i często nieadekwatne typowo bądź złe w nazewnictwie.

 

Rys. 001-01-dokumenty-okno-definicji

Na powyższym rysunku widzimy, że dostaniemy całą plejadę podstawowych definicji dokumentów. Po przemyśleniu jednak okazuje się, że połowa z nich nie będzie nam potrzebna, a innych brakuje.

Warto zastanowić się nad tym zanim zaczniemy wprowadzać dokumenty do bufora i zawczasu stworzyć sobie takie typy jakie będą niezbędne.

Załóżmy, że mamy dwie kasy.

Wtedy dokument RK – Raport Kasowy, występujący raz na liście nie załatwi sprawy.

Musimy założyć tyle dokumentów typu RK ile mamy kas (drukarek fiskalnych) w naszej firmie. Po co? A jak będziemy prowadzili operacje kasowe dwóch kas na jednym dokumencie.

No nie da się.

Zakładamy więc:

RK1 – Pierwsza kasa

RK2 – druga kasa

 

Jeżeli w firmie posiadamy 99 kas to taka notacja nam wystarczy.

To teraz muszę wytłumaczyć dlaczego…

Symbol dokumentów może składać się z maksymalnie 4 znaków. Pamiętajmy, że nie możemy używać polskich znaków. Najlepiej aby pierwszym znakiem była litera, a nie cyfra. Używajmy TYLKO DUŻYCH LITER. Symbol jest indeksowany w bazie danych stąd ta niedogodność.

Więc kas możemy mieć maksymalnie 99 w tej notacji. Pierwsza będzie miała symbol RK01, ostatnia RK99. Jak będzie to za mało, to zawsze można rozpocząć obliczanie od R001 i skończyć na R999 – to już 999 kas. Ale kto w Polsce ma tyle kas? Nawet markety się zmieszczą w tym zakresie.

Oczywiście powinniśmy zachować zdrowy rozsądek i nie przesadzać.

Pamiętajmy, że symbolu nie da się potem zmienić.

To samo dotyczy typu WB – Wyciąg Bankowy. Ja wiem, że saldo zawsze możemy sprawdzić po koncie danego banku, ale to nie jest do końca to, czego oczekiwaliśmy po tak zaawansowanym programie jakim jest Symfonia Finanse i Księgowość.

Pamiętajmy, że definicje dokumentów z których nie będziemy korzystali nie powinniśmy usuwać. Dobrym rozwiązaniem jest odznaczenia w ich definicji pola „Aktywny” i zapisanie. Dokument taki pozostanie wtedy w bazie danych ale nie będzie się wyświetlał na listach, co uprości nam wyszukiwanie innych typów. Zawsze gdy okaże się, że będziemy jednak potrzebowali takiego dokumentu, możemy wrócić tu i zaznaczyć jego aktywność. Typ taki wróci na listy i będziemy mogli go wtedy używać.

Czasami zdarza się, że używamy jakiegoś typu przez pewien czas, a potem już nie jest nam potrzebny. Aby więc nie przeszkadzał w pracy i nie wyświetlał się na listach odznaczamy jego aktywność.

Oczywiście wszystkie operacje wprowadzone do bazy za jego pomocą są widoczne i zliczają się normalnie do zapisów i obrotówek kont w nim użytych.

Dobrą praktyką jest też założenie sobie kilku dokumentów typu DP – Dokument Prosty – opisywałem to w artykule “Jak bezpiecznie rozpocząć pracę z programem” do ewidencjonowania różnego rodzaju zdarzeń gospodarczych w sposób umożliwiający łatwe ich odnalezienie.

• PK – Polecenie Księgowania – używamy do okresowych przeksięgować, np. VAT, korekt, i innego rodzaju niestandardowych operacji.
• LP – Lista Płac – jak sama nazwa wskazuje księgowane będą tym typem TYLKO płace i wynikające z nich zapisy.
• ST – Środki Trwałe – to amortyzacja (dla firm o dużej ilości środków trwałych – moim zdaniem niezbędny).
• RUK – Różnice Kursowe – (dlaczego nie RK? – RK To skrót od Raportu Kasowego) – dokument niezbędny przy prowadzeniu rozrachunków z kontrahentami zagranicznymi. Z doświadczenia wiem, że przy dużej ilości transakcji – niezbędny.
• KOMP – Kompensata – przy kompensowaniu rozrachunków

Czasami zakładam też dokument VAT – jako dokument prosty w celu wykonywania różnego rodzaju przeksięgowań VATu pomiędzy kontami.

Chodzi o to aby nazewnictwo dokumentu jednoznacznie kojarzyło się z operacjami jakie za ich pomocą będą wykonywane.

Warto w tym momencie podejść do zagadnienia Rejestru VAT – który opiszę w następnym artykule, a wstępnie opisałem go w “Jak bezpiecznie rozpocząć pracę z programem“.

Pamiętamy, że rejestr VAT przeplata się z typem dokumentu i zawsze stanowi jego integralną część. Co ważniejsze wartości w rejestrze VAT w dokumencie, zawsze muszą się zgadzać z księgowaniami podstawowymi w tym dokumencie. Oczywiście wyjątkiem są dokumenty unijne, poza unijne i celne, a także dokument Faktura Wewnętrzna WNT i Faktura Wewnętrzna VAT, gdzie możemy użyć przeciwstawnych rejestrów: Należnego i Naliczonego. Program w tym przypadku nie sprawdza rejestru z księgowaniami podstawowymi w dokumencie.

Często problematyczne są także dokumenty związane z zakupem, który został rozliczony gotówką lub przelewem. Większość księgowych chciała by aby były to osobne definicje dokumentu.

Powiem szczerze, że problem ten można rozwiązać zupełnie inaczej, ale dla pełnego obrazu napiszę, że tak też można.

Zakładamy więc:

FVZP – Faktura VAT Zakup Przelew

FVZG – Faktura VAT Zakup Gotówka

To samo oczywiście można zastosować w fakturach sprzedażowych:

FVSP – Faktura VAT Sprzedaż Przelew

FVSG – Faktura VAT Sprzedaż Gotówka

Czy to jest dobre rozwiązanie. Niekoniecznie, ale wspominam o takiej możliwości.

Często jeszcze zakładane są dokumenty do zakupu Środków Trwałych – ale to już przesada, bo przecież wystarczy w normalnym dokumencie zakupowym użyć rejestru „Zakup Środków Trwałych” aby trafił nam do odpowiedniej komórki w deklaracji VAT7. Ale jak już wspomniałem opiszę to bardziej w innym artykule. Taki dokument w celu wyróżnienia można też oznaczyć znacznikiem – proste i wygodne.

Ważną rzeczą jest to, że Symfonia Finanse i Księgowość ewidencjonuje dokumenty TYLKO w numeracji rocznej. Nie ma możliwości aby w numeracji poszczególnych symboli definicji wymóc na programie numerację miesięczną. Rozwiązaniem jest (dosyć brzydkim ale działającym) zakładanie dokumentów w których ostatnim członem symbolu jest numer miesiąca.

Np. Dokument Prosty:

DP01 do DP12

Takie podejście do sprawy jest dosyć nieczytelne i trudne w obsłudze (proszę sobie wyobrazić jak długa jest lista rozwijana dokumentów podczas wprowadzania ich do bufora).

Od wersji programu Symfonia Finanse i Księgowość 2013 numeracja dokumentów w systemie miesięcznym, kwartalnym bądź rocznym nie stanowi już problemu. Dla każdego typu dokumentu można zdefiniować osobno szablon numeracji. Więcej przeczytacie o tym w artykułach:
Dokument prosty w programie Symfonia Finanse i Księgowość
Nowa wersja programu Symfonia Finanse i Księgowość 2013

Jedynym plusem tego rozwiązania jest chyba tylko to, że bardzo łatwo dba się o kolejność dokumentów wprowadzonych. Każdy miesiąc rozpoczyna się od numeru pierwszego.

Muszę jeszcze wspomnieć o firmach, które nie są płatnikami VAT, a do bazy wprowadzają dokumenty tzw. Memoriały.

W takim przypadku można rozwiązać to na dwa sposoby:

1. utworzyć typ dokumentu (zarówno sprzedażowego jak i zakupowego) jako dokument prosty – ma to jednak jedną – moim zdaniem – dużą wadę. W dokumencie oprócz konta księgowego kontrahenta, nie ma żadnej o nim informacji
2. lub utworzyć typ dokumentu (zarówno sprzedażowego jak i zakupowego) jako Rachunek Uproszczony – i to rozwiązanie polecam. Rachunek Uproszczony jest podobny do normalnej faktury VAT, z tą jednak różnicą, że program dopuszcza wprowadzenie go do systemu bez wypełniania informacji o rejestrze, a jednocześnie zawiera nagłówek dokumentu taki sam jak w dokumencie z VAT.

Oczywiście wybór zależy do Was. Jednak z autopsji wiem, że rozwiązanie drugie jest częściej wybierane.

 

To tyle teorii, a teraz…

Jak utworzyć nową Definicję Dokumentu?

W programie wybieramy: Dokumenty->Definiowanie. Otwiera się okienko takie jak na rysunku pierwszym. Na dole wciskamy przycisk „DODAJ”. Okienko przechodzi w tryb edycji i podświetla pole w które należy wprowadzić nazwę.

Załóżmy sobie dokument opisywany ostatnio, czyli tzw. Memoriał Zakupowy.

Uzupełniamy formularz według schematu:

NAZWA: Memoriał

SYMBOL: MEM

Obsługiwany jak: Rachunek uproszczony zakup

Domyślny rejestr: (pozostawiamy pusty – przecież nie będziemy go używać)

I kończymy tworzenie naciskając „ZAPISZ”.

 

Rys. 001-02-dokumenty-tworzenie-nowego-dokumentu

 

Właściwie od teraz możemy już wprowadzać tego typu dokumenty do bufora.

Jeżeli mogę, to chciałbym jeszcze zwrócić uwagę na dodatkowe funkcje w tym typie (oczywiście występują też przy innych definicjach w zależności od rodzaju) jakimi są:

• Wspomniany rejestr VAT – o ile dokument będzie taki rejestr posiadał. Na schemacie widzimy „Pokaż kolumnę UE” i „Pokaż kolumnę Usługa” – te pola są używane w dokumentach unijnych do segregowania VATu unijnego. Zaznaczenie go spowoduje wyświetlanie kolumny VAT-UE w rejestrach tych dokumentów. Zaznaczenie w rejestrze dokumentu takiego znacznika spowoduje przypisanie kwoty do deklaracji VAT-UE. Natomiast kolumna „Pokaż kolumnę Usługa” – występuje tylko w dokumentach sprzedażowych, eksportowych oraz wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów. Zaznaczenie go spowoduje pokazanie się w rejestrze VAT w tym dokumencie dodatkowego pola, którego wybór spowoduje zakwalifikowanie danej kwoty do rejestru Usług.
• Transakcje dla kont wymagających rozrachunków – jeżeli w dokumencie wystąpi konto rozrachunkowe to program sam automatycznie utworzy na tym koncie rozrachunek. Należy pamiętać, że nie wykona się to jeżeli na planie kont, przy koncie rozrachunkowym nie będzie zaznaczona opcja „”Wymagaj wypełnienia rozrachunków”. Termin płatności to miejsce gdzie możemy wprowadzić liczbę dni po upływie których mija on dla danego dokumentu – rozrachunku. Oczywiście ma to sens, gdy mamy zawsze stały termin płatności albo taki jaki przeważa przy ustalaniu jego wartości.
• Okres sterowany – i tu ważna rzecz. Okres sterowany dotyczy wejścia księgowań z dokumentu w dany okres sprawozdawczy. Standardowo przy definicjach dokumentów sprzedaży okres ten zaznaczony jest na „Datą dokumentu”, a przy dokumentach zakupowych na „Datą wpływu”. Czasami zdarza się, że dokument wystawiony pod koniec okresu trafia do nas na początku następnego. Wtedy mamy wybór do jakiego okresu zakwalifikować dany dokument. Standardowo w takich przypadkach program podpowiada okres sterowany datą wpływu.

I to chyba tyle, jeżeli chodzi o definicję dokumentów. Pamiętajmy, żeby nie przesadzać w ich tworzeniu. Niektóre operacje zamiast typów dokumentów potrzebują większej ilości rejestrów VAT i to na nich skupimy się następnym razem.