Jakie rejestry VAT będą nam potrzebne do ewidencjonowania większości operacji gospodarczych w programie Symfonia Finanse i Księgowość – przegląd rejestrów

W artykule Jakie typy dokumentów przydadzą się w codziennej pracy z programem Symfonia Finanse i Księgowość – przegląd dokumentów dowiedzieliście się Państwo trochę o tzw. definicji dokumentów. A w jeszcze innym wspominałem, że jednym z elementów dokumentu jest rejestr VAT, który wchodzi w skład trzech filarów dokumentu (oczywiście jeżeli mówimy o dokumencie z istniejącym rejestrem, czyli dokumentami z VAT).

Ten filar, jak go nazwałem jest więc jednym z trzech głównych elementów dokumentu, oprócz nagłówka dokumentu i księgowań na konta, który decyduje o przynależności danego dokumentu do grupy dokumentów VAT.

Ja wiem, że brzmi to trochę jak „Masło maślane”, ale jakoś na tym etapie lepiej nie mogę napisać.

Po założeniu bazy danych system niestety udostępnia nam tylko trzy rejestry.

Rys. 001 – Automatycznie utworzone rejestr VAT w nowo założonej bazie Symfonia Finanse i Księgowość

Niestety te trzy rejestry nie pozwalają na rozpoczęcie działania.

No więc musimy sobie trochę pomóc.

W artykule Jak bezpiecznie rozpocząć pracę z programem Symfonia Finanse i Księgowość opisałem trochę ten temat, więc traktuję go jako już wstępnie opisany.

Przypomnę tylko, że polecałem utworzyć przynajmniej trzy podstawowe rejestry zakupu:

  • Rejestr zakupu (zwykły) – VAT naliczony do odliczenia.
  • Rejestr zakupu NPO (VAT naliczony nie podlegający odliczeniu).
  • Rejestr zakupu środków trwałych

A także jeden rejestr VAT sprzedaży:

  • Rejestr sprzedaży (zwykły) – VAT należny.

Czy to wystarczy? W działalności podstawowej każdego przedsiębiorstwa tak. Gorzej z zakładami o specyficznej działalności

Myślę, że warto przytoczyć kilka przykładów, a także odnieść się tu do księgowań kwot wynikających z VAT na tzw. księgowanie podstawowe w dokumencie.

Pisałem już, że kwoty VAT wprowadzone do rejestru muszą się bezwzględnie zgadzać z księgowaniami podstawowymi w dokumencie. No tak, ale co to są te księgowania podstawowe?

No więc muszę zacząć od końca

W każdym dokumencie wprowadzonym do bufora w programie Symfonia Finanse i Księgowość wymagane jest podanie odpowiednich kont księgowych, zgodnych z polityką dekretacji.

Dekretacje te można podzielić na dwie grupy:

  • księgowanie podstawowe (te dla nas w tym momencie ważne), których wartości muszą być tożsame z wartościami wprowadzonymi do rejestru VAT (oprócz małych wyjątków jak faktury wewnętrzne),
  • księgowanie równoległe (pomocnicze) w którym możemy dopełnić dekretacje nie mające żadnych (lub prawie żadnych) powiązań z wspomnianym wyżej rejestrem VAT. Często są to księgowania rozliczeniowe (rozliczenie zakupu), księgowania dokumentów PZ i WZ i wiele innych.

Ważną informacją niech będzie to, że dopuszcza się dokument o saldzie zerowym, czyli taki w którym księgowania na konta przeciwstawne zerują się.

Rys. 002 – Układ zapisów księgowych w dokumencie – Finanse i Księgowość

Jak widać na rysunku powyżej mamy dwa rodzaje dekretacji (opisane w rysunku).

I to pierwsze, na którym jest zapis odnośnie przychodu ze sprzedaży, VAT i rozliczenie z odbiorcą – jest tym podstawowym, które ma się właśnie zgadzać z rejestrem VAT. Drugie to zaksięgowanie zejścia z magazynu.

Na rysunku poniżej widać, że takie zapisy są poprawne (użycie skrótu F5 – sprawdzającego poprawność techniczną dokumentu).

Rys. 003 – Poprawnie wprowadzone zapisy księgowe – księgowanie podstawowe i pomocnicze w programie Symfonia Finanse i Księgowość

A tu gdy zapisy podstawowe z dokumentu nie są zgodne z rejestrem.

Rys. 004 – Niepoprawnie wprowadzone zapisy księgowe – księgowanie pomocnicze jest dodane jako księgowanie podstawowe – Symfonia Finanse i Księgowość

Widzimy, że program informuje nas na czerwono, że tak wykonane księgowanie nie jest prawidłowe i należy to jak najszybciej poprawić.

Dla zobrazowania całości pod spodem jest widok rejestru VAT z tego właśnie dokumentu.

Rys. 005 – Wartości w rejestrze VAT z dokumentu wprowadzanego do programu Symfonia Finanse i Księgowość.

Rozpisałem się nad księgowaniami, a to przecież artykuł o rejestrach.

Mam jednak nadzieję, że rozumieją Państwo zależności pomiędzy księgowaniami, a rejestrem VAT.

Idźmy dalej.

Jak dzielimy rejestry.

Rejestry VAT dzielimy na 4 grupy:

  • Zakupowe
  • Sprzedażowe
  • Importowe
  • Eksportowe

Podział ten wynika z tzw. typu rejestru i powiem szczerze, że jest on jak najbardziej naturalny.

Z każdych z tych typów powinniśmy mieć przynajmniej jednego reprezentanta o ile będziemy takowego wykorzystywać. Jeżeli nie prowadzimy współpracy z zagranicą, to dwóch ostatnich grup w ogóle nie ruszamy.

Rejestr Zakupu

Do niezbędnej pracy wymaga się utworzenia trzech tego typu:

  • Zwykły
  • Zakup środków trwałych
  • VAT nie podlegający odliczeniu

Rejestr Zakupu Zwykły służy do ewidencjonowania VATu ze wszystkich normalnych zdarzeń gospodarczych z wyjątkiem dwóch ostatnich na liście powyżej. Jest to VAT do odliczenia.

Rejestr Zakupu Środków Trwałych – jak sama nazwa wskazuje służy do ewidencji VATu z zakupu środków trwałych. Wymagany jest ponieważ wartość tego rejestru wykazywana jest w odrębnym miejscu w deklaracji VAT7 niż VAT wynikający z zakupów pozostałych.

Rejestr VAT nie podlegający odliczeniu, tzw. NPO służący do ewidencjonowania VATu z dokumentów z których nie mamy prawa do odliczeń VAT (jak podawany wcześniej w jednym z poprzednich artykułów – VAT z paliwa do samochodu osobowego wykorzystywanego w działalności gospodarczej – samochodu nie będącego samochodem ciężarowym).

Rejestr Sprzedaży

Do niezbędnej pracy wymaga się utworzenia przynajmniej jednego rejestru tego typu:

  • Zwykły

Rejestr Sprzedaży Zwykły służy do ewidencji VAT pochodzącego od naszej sprzedaży. Jest to VAT należny i musimy go odprowadzać co miesiąc (po odliczeniu VATu naliczonego) do Urzędu Skarbowego – to tak w skrócie.

Jak zauważycie podczas późniejszej pracy dla każdego typu rejestru są jeszcze tzw. rodzaje, które określają zachowanie się VATu po za ewidencjonowaniu go w programie.

Ale czy to już wszystko?

Oczywiście rejestrów VAT zakładamy sobie tyle, ile mamy ochoty i tyle aby praca z nimi była łatwa i przyjemna. Tu dygresja do artykułu o typach dokumentu.

Opisałem tam wprowadzenie dokumentu ze stacji paliw i za ewidencjonowaniu go do różnego rodzaju VAT.

Księgowe w różny sposób podchodzą do tego zagadnienia.

Pamiętajmy, że tak jak i typy, również i rejestry możemy w łatwy sposób przeszukiwać i sprawdzać, a czym bardziej je posegregujemy (czym tych rejestrów będzie więcej) tym szybciej coś znajdziemy.

Pamiętajmy jednak o nie przesadzaniu w podziale i jeżeli nie mamy jakiejś bardzo dogłębnej analizy VAT, to podstawowe rejestry wystarczą aby poprawnie funkcjonować.

Jeżeli jednak mamy chęci przeprowadzać większe analizy, bądź chcemy rozdrobnić VAT, to czym więcej ich założymy, tym łatwiej takie analizy będziemy mogli przeprowadzać.

Niech przykładem będzie firma, która zamiast podziału sprzedaży gotówkowej, z kart i przelewowej zamiast typu dokumentu stworzyła sobie trzy rejestry:

  • Rejestr Sprzedaży VAT Gotówka
  • Rejestr Sprzedaży VAT Karta
  • Rejestr Sprzedaży VAT Przelew

A wszystko to wprowadza za pomocą jednego typu dokumentu FVS – Faktura VAT Sprzedaż.

Czy to jest prawidłowe – oczywiście, że tak.

Zamiast w tym przypadku filtrować po typie dokumentu, filtruje je po rejestrach VAT. Przyznam się, że takie rozwiązanie jest z punktu widzenia raportowania lepsze niż po typie dokumentu.

Cóż nam pozostało…

Nauczmy się tworzyć takie dokumenty.

W programie przechodzimy do zakładki Rejestry-> Definiowanie. Otwiera się okno z Definiowanie Rejestrów. Aby więc dodać nowy rejestr klikamy na dole klawisz „Dodaj”, lub skrót ALT+d.

Rys. 006 – Okno definiowania Rejestrów VAT w programie Symfonia Finanse i Księgowość

Widzimy, że podświetliło się nam pole nazwy rejestru. Tu mała dygresja. Nazywajmy rejestry według jakiejś struktury. Proszę mi wierzyć, że potem będzie łatwiej nam nimi operować i pamiętajmy, że na zestawieniach będą się drukowały właśnie one. Więc nie nazywajmy ich jakoś dziwnie, zdrobniale czy fantazyjnie.

Proponuję strukturę poniższą:

  • Rejestr Zakupu VAT
  • Rejestr Sprzedaży VAT
  • Rejestr Zakupu VAT Środków Trwałych
  • Rejestr Zakupu VAT NPO

Zobaczmy, że słowem kluczowym jest „Rejestr … tu rodzaj … VAT”, a potem dopiero jego klasyfikacja – jeżeli w ogóle występuje.

Jeżeli nie podoba nam się taki wzór, albo słowo VAT występuje zbyt często (bo przecież w naszej firmie wszystkie rejestry są VAT), to słowo to po prostu pomijamy.

Zostaje więc:

  • Rejestr Zakupu
  • Rejestr Sprzedaży
  • Rejestr Zakupu Środków Trwałych
  • Rejestr Zakupu NPO

Utwórzmy w końcu jakiś rejestr.

W pole nazwa wprowadzamy: „Rejestr Zakupu”.

Wybieramy typ: „Zakup”.

Potem rodzaj: „Zwykły”.

I możemy już taki rejestr zapisać.

W tym celu na dole klikamy w przycisk „Zapisz” i od tego momentu możemy już go używać.

Rys. 007 – Utworzenie nowego rejestry VAT w programie Symfonia Finanse i Księgowość

Proste?

Oczywiście, że tak.

Tak samo tworzy się rejestry pozostałe, więc nie ma co się rozpisywać.

Ważne jest jednak aby w definicji dokumentów dodać utworzony tu rejestr do tzw. domyślnego rejestru. Ułatwi nam to potem wprowadzanie dokumentów, gdyż dla danego typu dokumentu – rejestr tu wybrany będzie się automatycznie podpowiadał.

Zakładka Dokumenty->Definiowanie. Wybieramy zdefiniowany wcześniej typ dokumentu i w definicji rejestrów zaznaczamy na liście przed chwilą utworzony rejestr VAT. Oczywiście na dole naciskamy przycisk „Zapisz”.

Rys. 008 – Ustawienie domyślnego rejestru VAT w definicji dokumentu w programie Symfonia Finanse i Księgowość.

Wróćmy jeszcze do okienka definiowania rejestrów.

Po prawej stronie przy dodawaniu możemy wybrać jeszcze dodatkowe opcje.

Przy tworzeniu rejestrów zakupowych mamy do wyboru:

  • Zwykły
  • Zakup środków trwałych
  • Specjalny 1
  • Specjalny 2
  • VAT nie podlegający odliczeniu

Dla rejestrów importu:

  • Zwykły
  • Zakup środków trwałych
  • Import usług – VAT należny
  • Dostawa towarów, dla której podatnikiem jest nabywca
  • Import towarów z uproszczoną procedurą celną – VAT należny

Dla rejestrów eksportu:

  • Zwykły
  • VAT niepodlegający odliczeniu
  • Dostawa towarów i świadczenie usług poza terytorium kraju

Dla rejestrów sprzedaży:

  • Zwykły
  • VAT niepodlegający odliczeniu
  • Z konfigurowalnym okresem
  • Dostawa towarów i świadczenie usług poza terytorium kraju

Do opisu wszystkich rodzajów rejestrów odsyłam do dokumentacji, ale jeden z rodzajów opiszę.

Przy tworzeniu rejestrów sprzedażowych – przy rodzaju „Z konfigurowalnym okresem” – będziemy mieli dostępną opcję „Okres warunkowy”.

Rys. 009 – opcja okres warunkowy przy opcji z konfigurowalnym okresem – definicja rejestru w programie Symfonia Finanse i Księgowość

Jest to dość specyficzna własność rejestru, która przypisuje VAT zgodnie z tą definicją. Jeżeli prowadzimy firmę transportową będzie to świetne rozwiązanie. Co się dzieje z VATem, jeżeli użyjemy takiej konfiguracji.

Warunek tu zadany będzie miał bezpośrednie przełożenie do wejścia VAT do rejestru.

Dla przykładu podam, że jeżeli utworzymy rejestr z okresem 60 dni, to bez względu na rozliczenie transakcji z dokumentu w jakim został użyty ten rejestr VAT zostanie naliczony 60 dni od daty operacji gospodarczej. Nie wcześniej i nie później. Ciekawą własnością jest tu okres „Zapłata” gdzie przypisanie do rejestru (moment wejścia do rejestru) jest momentem zapłaty za fakturę, a więc rozliczenia transakcji utworzonej w tym dokumencie.

Jeżeli będzie więcej czasu, to opiszę Państwu w którymś z następnych artykułów powiązania jakie znajdują się w dokumencie wprowadzonym do systemu i jak tych powiązań jest dużo.

Na powyższym przykładzie widać jakie powiązanie jest pomiędzy rejestrem VAT, a rozrachunkami.

Dla księgowych, którzy uważają, że prowadzenie rozrachunków jest zbędnym wysiłkiem niech ten przykład będzie bodźcem do zmiany sposobu myślenia.

Dosyć fajnym przykładem będzie też Faktura RR, gdzie moment wejścia VAT do rejestru będzie tylko i wyłącznie w momencie rozliczenia rozrachunku TYLKO za pomocą dokumentu WB.

Ale to też wynika trochę z Ustawy o Rachunkowości i innych rozporządzeń.

Następną własnością jest aktywność rejestru. Jeżeli jest zaznaczony, to możemy używać go w programie. Jest to taka sama własność jak opisywana w definicji dokumentu.

Opcją różniącą definicje dokumentu od definicji rejestru jest znacznik „Korekty”.

Jeżeli zaznaczymy tą opcję, to rejestr stanie się TYLKO REJESTREM DO EWIDENCJI KOREKT. Czemu napisałem to dużymi literami. Dlatego, że takiego rejestru można użyć tylko i wyłącznie w dokumencie zdefiniowanym jako dokument korygujący, nie użyjemy go w zwykłym dokumencie.

Ma to swoje plusy i minusy.

Przyznam szczerze, że 99% księgowych wprowadza korekty jak zwykłe dokumenty. Jeżeli są to korekty na minus, to z minusem, a jeżeli na plus to… z plusem.

Ważne jest aby kwoty wprowadzane do rejestru były wprowadzane z odpowiednim znakiem.

Jeżeli jest to więc dokument zmniejszający wartość to wprowadzamy go z kwotą ujemną.

Pod spodem widzimy jeszcze opcje: „Domyślnie podpowiadaj”, a tam stawka VAT i typ ABCD.

Jeżeli większość dokumentów wprowadzamy ze stawką 6%, to ustawmy sobie tu 6%. jeżeli 23%, to 23%.

A co to takiego ABCD. Pamiętam, że zawsze miałem problemy z tym skrótem.

Występuje tylko w rejestrach importu i zakupowych, a określa po prostu zakupy związane ze sprzedażą (ale jaką sprzedażą). Standardem jest zaznaczenie A. To wytłumaczmy co to jest:

Są to tzw. podrejestry:

A – zakupy związane ze sprzedażą opodatkowaną
B – zakupy związane ze sprzedażą zwolnioną
C – zakupy związane ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną
D – zakupy związane ze sprzedażą nieopodatkowaną

Jeżeli w swojej firmie operujesz dokumentami związanymi ze sprzedażą zwolnioną, to ważne jest aby używać tego podrejestru. Na jego podstawie możemy z danych historycznych wyliczyć sobie automatycznie proporcję VAT.

No cóż. Jak zwykle temat ten jest zbyt rozległym i nie jestem w stanie opisać wszystkich możliwych kombinacji. Te kilka przykładów nich posłużą za wzorzec, a jeżeli będą Państwo potrzebować czegoś więcej, to zachęcam do kontaktu z nami poprzez formularz.



10 Odpowiedzi do Jakie rejestry VAT będą nam potrzebne do ewidencjonowania większości operacji gospodarczych w programie Symfonia Finanse i Księgowość – przegląd rejestrów

  1. Pingback: Jak w programie Finanse i Księgowość Symfonia za ewidencjonować Import Towarów i Usług? | Słoneczna Symfonia - System Księgowy pod kontrolą

  2. avatar MARZENA GOLUCH

    Witam,

    proszę o informację jak ustawić program FK dla firmy, która nie jest płatnikiem VAT-u??

    • Witam,
      Wszystkie dokumenty typu sprzedaż i zakup konfigurujemy jako Rachunek Uproszczony.
      Pozwala to na wprowadzanie dokumentów tak samo jak normalne faktury VAT ale bez VATu (zakładka VAT nie musi być wypełniana).
      Resztę dokumentów tj. DP, PK i inne jako zwykłe dokumenty proste.

      Pozdrawiam

  3. Dzień Dobry,
    proszę o podpowiedź jak wydrukować rejestr zakupu żeby była widoczna kolumna z kwotami netto i podatku VAT do odliczenia (po uwzględnieniu proporcji związanej ze sprzedażą mieszaną)

    • Witam,
      Pani Magdo z tego co wiem, nie ma takiego zestawienia…
      Ale nie jestem wszechwiedzący…
      Rejestr VAT z uwzględnieniem proporcji podawany jest (o ile proporcja została wpisana do ustawień programu) w Raporty->Zestawienia->Zestawienie rejestrów VAT…
      … będę drążył temat…
      Pozdrawiam

      • Dzień Dobry,
        chodzi mi o to żeby z rejestrów wynikało ile jest VATu do odliczenia (kwota wynikająca z proporcji) i żeby deklaracja VAT była zgodna z rejestrami bo na chwile obecną w rejestrach mam wyszczególnioną kwotę dotycząca zakupów mieszanych ale jest to cała kwota podatku VAT a do deklaracji wpada tylko kilka procent tyle ile wynosi obliczona proporcja.

        • Witam,
          Proporcja wyliczana jest automatycznie w deklaracji VAT – natomiast w zestawieniu rejestrów VAT prezentowane są kwoty nie uwzględniające proporcję. Aby system przeliczał proporcjonalnie VAT w deklaracji należy ten% podać w Ustawieniach -> parametry stałe -> rejestry i konta VAT.

          • Dzień Dobry,
            proporcja wyliczona, w ustawienia wpisana, do deklaracji wpada kwota proporcji, na rejestrach pokazuje tylko kwotę całą 100%, czyli porównując dokumenty deklaracja nie zgadza się z rejestrami. Nie ma takiej możliwości żeby w rejestrze była kolumna w której pokazywały by się kwoty z proporcją które wpadają do deklaracji?

  4. A czy ktoś z użytkowników Symfonii FK księgował faktury od DKV w Symfoni? Czy wie jak prawidłowo ustawić program (rejestry i dokumenty).

    • Zapewne chodzi o rozliczanie kart paliwowych itp… Ostatnio nie spotykałem się z tego rodzajami rozliczeń – nie stoi jednak nic na przeszkodzie aby prześledzić tok transakcji DKV i ułożyć jakiś konkretny system księgowań. Musi Pan przekazać konkretnie jakie dokumenty uczestniczą w transakcjach bez tego nie zdołamy pomóc…
      Pozdrawiam
      PS. Jeżeli nie chce Pan podawać informacji poprzez otwarty kanał, to proszę skorzystać z opcji komunikacji poprzez KONTAKT na stronie.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *