Jak zarejestrować program Symfonia Finanse i Księgowość

W poprzednim artykule „Jak zmienić licencję w bazie danych programu Symfonia Finanse i Księgowość” napisałem jak zmienić licencje w programie. Dzisiaj przyszła kolej na zarejestrowanie bazy danych u producenta.

Po co to robimy.

Licencja (kto dzisiaj czyta licencję) jest wydawana na nazwę firmy i jej NIP. Jeżeli którekolwiek z tych danych zmienią się wymagana jest ponowna rejestracja bazy. Producent w ten sposób chroni się przed nieautoryzowanym użyciem kodów licencyjnych, które tak naprawdę można użyć tylko raz.

Jeżeli zarejestrujecie bazę jako firma XXX, a następnie zmienicie jej nazwę, to będziecie musieli zgłosić to do producenta programu. Oczywiście zmiana NIP u powoduje wystąpienie takiej samej sytuacji, tylko tu mamy do czynienia z zupełnie nową firmą.

Skutkuje to zakupem nowej licencji – ale tylko wtedy, gdy poprzednią działalność zamkniecie i utworzycie nową. Jeżeli program wniesiecie aportem, to możecie się starać (co jest do zrobienia) o wydanie nowych kodów w związku ze zmianą właściwości nowej działalności. Oczywiście SAGE będzie wymagało dokumentów założycielskich, ale czasami warto to przejść aby nie płacić za nową licencję.

No dobra, dosyć tych wywodów.

Jeżeli już zmieniliśmy licencję, to teraz musimy zgłosić to do producenta.

W tym celu z programu wygenerujemy tzw. Kartę Rejestracyjną, którą potem prześlemy e-mailem do producenta. Karta ta to nic innego jak plik w formacie XML o odpowiedniej strukturze.

Do dzieła…

W programie przechodzimy do: Aktywacja->Zgłoszenie danych firmy.

Otworzy się nam nowe okienko (zupełnie nie związane z programem), które musimy uzupełnić o nasze dane. Operację tą przedstawię w 12 krokach za pomocą zrzutów ekranowych:

Rys. 001 – Pierwsze okienko z informacją odnośnie naszej licencji oraz programu z jakiego ją generujemy

Rys. 002 – Uzupełnienie danych rejestrowych firmy

Podajemy pełną nazwę firmy (uwaga zmiana w późniejszym etapie może skutkować ponowną rejestrację bazy), wybieramy jej formę prawną oraz podajemy NIP. Pamiętajmy aby na tym etapie bardzo dokładnie wpisywać dane.

Rys. 003 – Uzupełnienie danych z dokumentu zakupu programu

Podajemy dane teleadresowe firmy, która zakupiła program – tu uwaga – jeżeli nasza firma zarejestrowana jest na terenach wiejskich, gdzie nie mamy ulicy – zamiast tego wpisujemy nazwę wsi z numerem domu, a w pole miejscowość miasto, gminę do której przynależy nasza wieś wraz z kodem pocztowym. Czasami jest to problematyczne, gdy nie posiadamy ulicy, a jedynie numer, a program wymaga wypełnienia tych danych.

Rys. 004 – Dane teleadresowe do korespondencji

Jak sama nazwa wskazuje podajemy tu (jeżeli są inne niż rejestrowe) dane teleadresowe.

Rys. 005 – Osoba do kontaktów

Podajemy osobę, która będzie w firmie zarządzała programami – z reguły jest to księgowy albo administrator sieci. Na jej adres e-mail będą przesyłane wszelkie komunikaty z SAGE w tym kody aktywacyjne.

Rys. 006 – Zaakceptowanie regulaminów

Bez tego nie przejdziemy dalej…

Rys. 007 – Ankieta użytkownika

Niby nie obowiązkowa, a pola z gwiazdkami są. Wypełniamy tylko profil i branżę – reszta nie jest obowiązkowa. Informacje te zbierają wyłącznie w celach statystycznych. Jeżeli chcemy je podać to… proszę bardzo.

Rys. 008 – Podsumowanie informacji z kodami, NIP-em i nazwą firmy

To prawie koniec więc zobaczymy tu wszystkie niezbędne dane z kodami odnośnie rejestrowanego programu. Ważnym elementem jest tu kod danych, który generuje się automatycznie na podstawie informacji podanych w trakcie wypełnienia formularzy – chyba nikt do końca nie wie jak to jest generowane. Pamiętajmy o tym, że jeżeli po wygenerowaniu karty zgłoszeniowej coś zmienimy w danych, kod również może ulec zmianie. Będzie wtedy problem z rejestracją, ponieważ kody aktywacyjne jakie dostaniemy od producenta mogą się później nie zgadzać w tu wygenerowanym kodem. Co potem… trochę strachu i wyjaśnień, ale lepiej unikać takiej sytuacji.

Zresztą jeżeli czytamy po kolei instrukcje w poszczególnych okienkach, to tam wszystko jest dokładnie opisane.

Rys. 009 – Forma przesłania lub zapisu karty rejestracyjnej

Tu warto chwilę się zastanowić jaką formę wybrać.

Mamy 3 opcje:

• wyślij e-mail – niby najprostszy ze sposobów, ale jeżeli nie mamy skonfigurowanej poczty na naszym komputerze to nie uda się to nam, a kartę będziemy musieli generować jeszcze raz. Opcja ta też nie stworzy nam karty w postaci pliku, który będziemy mogli zapisać w celu jej dalszego wykorzystania.
• „wydrukuj fax/list” – opcja ta służy do tego aby można było kartę rejestracyjną wygenerować w postaci graficznej. Nie jako plik XML a jego graficzną formę. Opcja ta jest niezbędna gdy kartę będziemy chcieli przesłać tradycyjną pocztą, albo musimy ponownie zgłosić bazę z powodu zmiany danych firmy (z odpowiednim wytłumaczeniem). Tą opcję wybieramy też, jeżeli opisany wyżej kod danych ulegnie zmianie lub firma będzie przekształcana w inną formę prawną (program wniesiony aportem).
• „zapisz plik” – najczęściej wybierana opcja. Program utworzy nam plik w formacie XML i zapisze w określonej lokalizacji. Zapamiętujemy tą lokalizację ponieważ plik ten musimy jeszcze przesłać pocztą e-mail do SAGE. Z prawej strony miejsca w którym ma zapisać się plik jest przycisk z trzema kropkami „…” naciskamy go i przechodzimy do następnego kroku.

Rys. 010 – Wybór miejsca zapisu pliku z kartą rejestracyjną

W otworzonym okienku eksploratora wskazujemy na miejsce zapisu pliku. Z reguły wskazujemy miejsce najłatwiejsze do odnalezienia, np. pulpit i klikamy przycisk „Zapisz”. Warto zauważyć, że program standardowo podpowiada nazwę pliku „Karta.xml”. Możemy to oczywiście na tym etapie zmienić. Jeżeli mamy kilka modułów Symfonii to jest to niezbędne i powinniśmy to zrobić, a nazwa pliku powinna być nazwą modułu lub jego kodem, czyli: FKP120-00000. Łatwiej nam będzie potem ustalić który plik jest kartą danego modułu.

Rys. 011 – Potwierdzenie zapisu karty w odpowiedniej lokalizacji

Oczywiście w poprzednim kroku tylko wskazujemy miejsce. Aby zapisać kartę w okienku naciskamy przycisk „Zapisz plik”. Spowoduje to zamknięcie okienka i wyświetlenie ostatniego z prośbą o kontakt ze sprzedawcą, lub jeżeli program zakupiliście bezpośrednio u producenta – informacja o tym, że kody przyjdą pocztą na adres podany podczas wypełniania karty z ankiety użytkownika (KROK 7).

Rys. 012 – Potwierdzenie utworzenia karty i kontakt ze sprzedawcą

Teraz taką kartę wyślijmy jako załącznik do e-maila na adres rejestracja(at)sage.com.pl i cierpliwie czekajmy na nasze kody.

Bardzo ważna uwaga. Jeżeli posiadamy kilka modułów Symfonii, to każdą kartę musimy wysłać osobnym e-mailem.

Kody rozdaje automat, który na podstawie załącznika określa z jakim modułem ma do czynienia.

To chyba na tyle.

Jeżeli będziecie mieli jakiekolwiek problemy z generowaniem karty zgłoszeniowej, to proszę o kontakt. Postaramy się pomóc…