Jak założyć nowy rok w programie Symfonia Finanse i Księgowość

Zakładanie nowego roku w programie Symfonia i Księgowość nie jest trudne i może to zrobić każdy bez problemu. Oczywiście musi mieć stosowne uprawnienia w programie ale z reguły takie uprawnienia ma.
Nowy rok możemy założyć w każdym momencie pracy z programem niezależnie od okresu rachunkowego w jakim się aktualnie znajduje.

Należy pamiętać jednak aby zrobić to w sposób w pełni świadomy, a co za tym idzie poprawny – stąd ten artykuł.

Nowy rok zakładamy wybierając:
Rok -> Nowy rok…

001 – Wybór opcji z menu Rok

Rys. 001 – Wybór opcji z menu Rok

Po wyborze ukazuje się nam formularz wyboru opcji nowego roku.

002 – Formularz nowego roku

Rys. 002 – Formularz nowego roku

Należy zwrócić uwagą na Rachunek kosztów. Podpowiada się taki jaki był w roku poprzednim. To jest to miejsce gdzie możemy nasz Rachunek zmienić – odchodząc od dywagacji, że można zrobić to zmieniając tylko parametr w bazie danych – czego bez pełnej świadomości tej zmiany nie powinniśmy robić. W tym miejscu jednak bez żadnego problemu zmienimy nasz Rachunek na taki jaki ma obowiązywać w zakładanym roku.
Musicie jednak pamiętać, że jeżeli zmienicie Rachunek na inny to muszą ulec zmianie także wszystkie układy mające wpływ na sposób obliczeń w programie, w tym: plan kont, układ Rachunku i Zysków Strat oraz układ Bilansu. Zresztą system sam zadba o to aby wygenerować nowe układy – ale jeżeli np. plan kont mieliśmy wypracowany przez lata to nie warto tego robić.

Pójdźmy dwiema drogami:
1 – założenie nowego roku bez zmiany układów – na podstawie roku poprzedniego
2 – zmiana rachunku i zmiana układów

Potem zobaczymy jaki to miało wpływ na program.

Droga 1…

Jest to najprostsza droga jaką możemy pójść i jedyna jeżeli zakładamy kontynuację pracy na takich samych układach jak w poprzednim roku. Z reguły jest to 99% operacji zakładania nowego roku.

Jak widzimy na poprzedniej ilustracji system podpowiada nam rachunek, nazwę roku oraz jego początek i koniec. W tym miejscu możemy swobodnie zmieniać dwie wartości: układ rachunku i datę końcową. Daty początkowej nie możemy zmienić ponieważ jest ona uzależniona od końca poprzedniego roku i zawsze wskazuje datę o dzień większą od daty zakończenia roku poprzedniego.
Pamiętajmy, że rok obrotowy w Symfonii może mieć długość aż 23 miesięcy.
A co się stanie jak zmienimy Nazwę roku na jakąkolwiek… No nie do końca możemy to zrobić. Po pierwsze wpiszemy tam maksymalnie 8 znaków – ale czy możemy wpisać tam cokolwiek.
Spróbujmy…

Niestety nie będzie to proste. Nie uda się nam wpisać polskich znaków ani jakichkolwiek znaków specjalnych tj. !#$@. dopuszczone są tylko litery, liczby, a także znak podkreślnika, minusa i kropka.

Zobaczcie co udało się wpisać.

003 – dopuszczalne znaki w Nazwie roku.
Rys. 003 – dopuszczalne znaki w Nazwie roku.

Utwórzmy więc taki rok.

004 – Nowy rok z nazwą z dopuszczalnymi znakami

Rys. 004 – Nowy rok z nazwą z dopuszczalnymi znakami

Niestety taka nazwa niewiele nam mówi o roku jaki założyliśmy więc powinniśmy pozostać przy standardowych rozwiązaniach, czyli liczbach. Te osiem znaków w nazwie ma na celu dodanie jakiejś istotnej informacji do nr roku w przypadki, gdy w nazwie roku musi znaleźć się ten sam numer. Taka sytuacja może wystąpić gdy koniec jednego roku nie wypada na koniec roku kalendarzowego lub mamy dłuższy rok niż standardowe 12 miesięcy lub wtedy gdy mamy takie „widzimisię”…

Już tyle napisałem, a nie pokazałem jak to po kolei wygląda.

Po wyborze rachunku, nazwy i końca roku klikamy Utwórz…
Dostajemy pytanie:

005 – Drugi krok

Rys. 005 – Drugi krok

„UWAGA: rachunek kosztów oraz nazwa roku nie mogą być zmienione po utworzeniu nowego roku.”

Oczywiście klikamy „Utwórz” i dostajemy takie długie pytanie odnośnie zmiany układów bilansu i rachunku.

006 – zmiana układów Bilansu i RZiS

Rys. 006 – zmiana układów Bilansu i RZiS

Tu warto się zatrzymać… Ponieważ głupi nawyk z Windowsa „Dalej, dalej, dalej…” nakazywał by nam kliknięcie klawisza „Tak”, a powinniśmy kliknąć „Nie”.

Przeczytajmy dokładnie to pytanie…
„Układy bilansu i rachunku wyników mogą pozostać niezmienione z bieżącego roku wraz z utworzonymi przypisaniami kont, lub zostać utworzone nowe – na podstawie wybranego wariantu prowadzenia kosztów. Wtedy też konta trzeba będzie ponownie podpiąć pod pozycje układów.
Czy utworzyć nowe układy?”

Teraz tłumaczę…

Jeżeli naciśniesz TAK to system wygeneruje nowe układy Bilansu i RZiS i wszystkie konta z planu kont będziesz musiał przypiąć od nowa… Nawet dla mnie to ok 30 minut pracy… Zgroza…

Zobaczcie co się stanie gdy po takim kroku będziecie chcieli policzyć Bilans w nowym roku…

007 – Komunikaty przy liczeniu Bilansu

Rys. 007 – Komunikaty przy liczeniu Bilansu

!Czytajcie zawsze komunikaty Symfonii.

A wracając do tematu. Po kliknięciu w trzecim kroku Nie (lub tak jeżeli chcemy zmienić układy) dostaniemy komunikat:

008 – Komunikat kończący założenie nowego roku

Rys. 008 – Komunikat kończący założenie nowego roku

Teraz możemy wejść już do utworzonego Nowego Roku.

009 – Zmiana roku

Rys. 009 – Zmiana roku

Droga 2…

Właściwie nie różni się zbytnio od pierwszej drogi z tym, że w pierwszym kroku zmienimy układ Rachunku kosztów.

010 – Zmiana prowadzenia rachunku kosztów

Rys. 010 – Zmiana prowadzenia rachunku kosztów

Taka decyzja spowoduje, że system utworzy nowy rok z nowymi układami Bilansu i RZiS, a co za tym idzie będziemy musieli od początku przypisać konta z planu kont do ww układów.

Po kliknięciu „Utwórz” odpowiadamy tak jak w Drodze 1 w drugim pytaniu – „Utwórz” dostajemy takie same dłuuuugie pytanie. Znów odpowiadamy zgodnie z naszymi preferencjami.

I rok utworzony…

Co się zmieniło?

Jeżeli nie utworzyliśmy nowych układów to niestety dostaniemy rachunek porównawczy przy sposobie prowadzenia kosztów w układzie kalkulacyjnym.

Zobaczcie, że koszty mamy w układzie kalkulacyjnym, a układ RZiS w układzie porównawczym – no totalna bzdura…

011 – Rachunek kosztów w układzie kalkulacyjnym

Rys. 011 – Rachunek kosztów w układzie kalkulacyjnym

012 – Układ RZiSRys. 012 – Układ RZiS

Pamiętajmy, że jeżeli zmieniamy rodzaj prowadzenia kosztów z porównawczego na kalkulacyjny, bądź odwrotnie – to niestety powinniśmy wygenerować nowe układy. Oczywiście jeżeli tego nie zrobimy, to zawsze możemy takie układy sobie zbudować jako kolejne do sprawozdawczości. Wiele firm prowadzących rachunek w układzie porównawczym buduje sobie drugi układ (kalkulacyjny) aby móc pokazać firmę w odmienny sposób. Kiedyś pamiętam, że banki zawsze chciały rachunek w układzie kalkulacyjnym, więc tworzyło się drugi i po kłopocie… Oczywiście podpięcie kont musiało być wykonane ręcznie – ale wtedy to ma sens.

Dla posiadaczy Analiz Finansowych nie jest to żaden problem – gdyż owe Analizy potrafiły przedstawić firmę w każdym dowolnym układzie generując je w arkuszu Excel na podstawie danych z bazy programu Finansowego.

No cóż. To chyba tyle.

Tak naprawdę więcej pisania niż pracy podczas zakładania roku. Ale niestety niektórym nadal przychodzi to z trudem…

Dla ciekawostki podam, że po utworzeniu nowego roku warto przejrzeć plan kont jeżeli chcielibyśmy go przebudować – szczególnie chodzi tu o konta bilansowe. Jeżeli tego nie zrobimy i wygenerujemy i zaksięgujemy Bilans Otwarcia, to niektórych kont już nie będziemy w stanie poprawić bądź rozbudować.

Na koniec dodam, że jeżeli zmienicie Państwo układ RZiS to do poprawnej pracy programu należy jeszcze zmienić parametry wyliczania deklaracji podatkowych.
Wchodzimy: Raporty → Urzędy → Parametry deklaracji i zmieniamy Rodzaj wariantu RZiS na taki jaki ma obowiązywać w danym roku.

013 – Zmiana parametrów wyliczania deklaracji podatkowych

Rys. 013 – Zmiana parametrów wyliczania deklaracji podatkowych

Dodam jeszcze, że ten parametr należy sprawdzić gdy podczas wyliczania deklaracji dostajemy nieprawidłowe dane w porównaniu do obrotówki. Pomaga…

UZUPEŁNIENIE:

Warianty prowadzenia rachunku kosztów:

  • tylko konta zespołu „4” – RZiS w wersji porównawczej
  • konta zespołu „4” + konto 490 – RZiS w wersji porównawczej
  • tylko konta zespołu „5” – RZiS w wersji kalkulacyjnej
  • konta zespołów „4” i „5” oraz RW według 4 – RZiS w wersji porównawczej
  • konta zespołów „4” i „5” oraz RW według 5 – RZiS w wersji kalkulacyjnej

Opis poszczególnych wariantów prowadzenia kosztów znajdziecie Państwo w podręczniku do programu na stronie 18.



18 Odpowiedzi do Jak założyć nowy rok w programie Symfonia Finanse i Księgowość

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *