Jak założyć nowy rok w programie Symfonia Finanse i Księgowość

Zakładanie nowego roku w programie Symfonia i Księgowość nie jest trudne i może to zrobić każdy bez problemu. Oczywiście musi mieć stosowne uprawnienia w programie ale z reguły takie uprawnienia ma.
Nowy rok możemy założyć w każdym momencie pracy z programem niezależnie od okresu rachunkowego w jakim się aktualnie znajduje.

Należy pamiętać jednak aby zrobić to w sposób w pełni świadomy, a co za tym idzie poprawny – stąd ten artykuł.

Nowy rok zakładamy wybierając:
Rok -> Nowy rok…

001 – Wybór opcji z menu Rok

Rys. 001 – Wybór opcji z menu Rok

Po wyborze ukazuje się nam formularz wyboru opcji nowego roku.

002 – Formularz nowego roku

Rys. 002 – Formularz nowego roku

Należy zwrócić uwagą na Rachunek kosztów. Podpowiada się taki jaki był w roku poprzednim. To jest to miejsce gdzie możemy nasz Rachunek zmienić – odchodząc od dywagacji, że można zrobić to zmieniając tylko parametr w bazie danych – czego bez pełnej świadomości tej zmiany nie powinniśmy robić. W tym miejscu jednak bez żadnego problemu zmienimy nasz Rachunek na taki jaki ma obowiązywać w zakładanym roku.
Musicie jednak pamiętać, że jeżeli zmienicie Rachunek na inny to muszą ulec zmianie także wszystkie układy mające wpływ na sposób obliczeń w programie, w tym: plan kont, układ Rachunku i Zysków Strat oraz układ Bilansu. Zresztą system sam zadba o to aby wygenerować nowe układy – ale jeżeli np. plan kont mieliśmy wypracowany przez lata to nie warto tego robić.

Pójdźmy dwiema drogami:
1 – założenie nowego roku bez zmiany układów – na podstawie roku poprzedniego
2 – zmiana rachunku i zmiana układów

Potem zobaczymy jaki to miało wpływ na program.

Droga 1…

Jest to najprostsza droga jaką możemy pójść i jedyna jeżeli zakładamy kontynuację pracy na takich samych układach jak w poprzednim roku. Z reguły jest to 99% operacji zakładania nowego roku.

Jak widzimy na poprzedniej ilustracji system podpowiada nam rachunek, nazwę roku oraz jego początek i koniec. W tym miejscu możemy swobodnie zmieniać dwie wartości: układ rachunku i datę końcową. Daty początkowej nie możemy zmienić ponieważ jest ona uzależniona od końca poprzedniego roku i zawsze wskazuje datę o dzień większą od daty zakończenia roku poprzedniego.
Pamiętajmy, że rok obrotowy w Symfonii może mieć długość aż 23 miesięcy.
A co się stanie jak zmienimy Nazwę roku na jakąkolwiek… No nie do końca możemy to zrobić. Po pierwsze wpiszemy tam maksymalnie 8 znaków – ale czy możemy wpisać tam cokolwiek.
Spróbujmy…

Niestety nie będzie to proste. Nie uda się nam wpisać polskich znaków ani jakichkolwiek znaków specjalnych tj. !#$@. dopuszczone są tylko litery, liczby, a także znak podkreślnika, minusa i kropka.

Zobaczcie co udało się wpisać.

003 – dopuszczalne znaki w Nazwie roku.
Rys. 003 – dopuszczalne znaki w Nazwie roku.

Utwórzmy więc taki rok.

004 – Nowy rok z nazwą z dopuszczalnymi znakami

Rys. 004 – Nowy rok z nazwą z dopuszczalnymi znakami

Niestety taka nazwa niewiele nam mówi o roku jaki założyliśmy więc powinniśmy pozostać przy standardowych rozwiązaniach, czyli liczbach. Te osiem znaków w nazwie ma na celu dodanie jakiejś istotnej informacji do nr roku w przypadki, gdy w nazwie roku musi znaleźć się ten sam numer. Taka sytuacja może wystąpić gdy koniec jednego roku nie wypada na koniec roku kalendarzowego lub mamy dłuższy rok niż standardowe 12 miesięcy lub wtedy gdy mamy takie „widzimisię”…

Już tyle napisałem, a nie pokazałem jak to po kolei wygląda.

Po wyborze rachunku, nazwy i końca roku klikamy Utwórz…
Dostajemy pytanie:

005 – Drugi krok

Rys. 005 – Drugi krok

„UWAGA: rachunek kosztów oraz nazwa roku nie mogą być zmienione po utworzeniu nowego roku.”

Oczywiście klikamy „Utwórz” i dostajemy takie długie pytanie odnośnie zmiany układów bilansu i rachunku.

006 – zmiana układów Bilansu i RZiS

Rys. 006 – zmiana układów Bilansu i RZiS

Tu warto się zatrzymać… Ponieważ głupi nawyk z Windowsa „Dalej, dalej, dalej…” nakazywał by nam kliknięcie klawisza „Tak”, a powinniśmy kliknąć „Nie”.

Przeczytajmy dokładnie to pytanie…
„Układy bilansu i rachunku wyników mogą pozostać niezmienione z bieżącego roku wraz z utworzonymi przypisaniami kont, lub zostać utworzone nowe – na podstawie wybranego wariantu prowadzenia kosztów. Wtedy też konta trzeba będzie ponownie podpiąć pod pozycje układów.
Czy utworzyć nowe układy?”

Teraz tłumaczę…

Jeżeli naciśniesz TAK to system wygeneruje nowe układy Bilansu i RZiS i wszystkie konta z planu kont będziesz musiał przypiąć od nowa… Nawet dla mnie to ok 30 minut pracy… Zgroza…

Zobaczcie co się stanie gdy po takim kroku będziecie chcieli policzyć Bilans w nowym roku…

007 – Komunikaty przy liczeniu Bilansu

Rys. 007 – Komunikaty przy liczeniu Bilansu

!Czytajcie zawsze komunikaty Symfonii.

A wracając do tematu. Po kliknięciu w trzecim kroku Nie (lub tak jeżeli chcemy zmienić układy) dostaniemy komunikat:

008 – Komunikat kończący założenie nowego roku

Rys. 008 – Komunikat kończący założenie nowego roku

Teraz możemy wejść już do utworzonego Nowego Roku.

009 – Zmiana roku

Rys. 009 – Zmiana roku

Droga 2…

Właściwie nie różni się zbytnio od pierwszej drogi z tym, że w pierwszym kroku zmienimy układ Rachunku kosztów.

010 – Zmiana prowadzenia rachunku kosztów

Rys. 010 – Zmiana prowadzenia rachunku kosztów

Taka decyzja spowoduje, że system utworzy nowy rok z nowymi układami Bilansu i RZiS, a co za tym idzie będziemy musieli od początku przypisać konta z planu kont do ww układów.

Po kliknięciu „Utwórz” odpowiadamy tak jak w Drodze 1 w drugim pytaniu – „Utwórz” dostajemy takie same dłuuuugie pytanie. Znów odpowiadamy zgodnie z naszymi preferencjami.

I rok utworzony…

Co się zmieniło?

Jeżeli nie utworzyliśmy nowych układów to niestety dostaniemy rachunek porównawczy przy sposobie prowadzenia kosztów w układzie kalkulacyjnym.

Zobaczcie, że koszty mamy w układzie kalkulacyjnym, a układ RZiS w układzie porównawczym – no totalna bzdura…

011 – Rachunek kosztów w układzie kalkulacyjnym

Rys. 011 – Rachunek kosztów w układzie kalkulacyjnym

012 – Układ RZiSRys. 012 – Układ RZiS

Pamiętajmy, że jeżeli zmieniamy rodzaj prowadzenia kosztów z porównawczego na kalkulacyjny, bądź odwrotnie – to niestety powinniśmy wygenerować nowe układy. Oczywiście jeżeli tego nie zrobimy, to zawsze możemy takie układy sobie zbudować jako kolejne do sprawozdawczości. Wiele firm prowadzących rachunek w układzie porównawczym buduje sobie drugi układ (kalkulacyjny) aby móc pokazać firmę w odmienny sposób. Kiedyś pamiętam, że banki zawsze chciały rachunek w układzie kalkulacyjnym, więc tworzyło się drugi i po kłopocie… Oczywiście podpięcie kont musiało być wykonane ręcznie – ale wtedy to ma sens.

Dla posiadaczy Analiz Finansowych nie jest to żaden problem – gdyż owe Analizy potrafiły przedstawić firmę w każdym dowolnym układzie generując je w arkuszu Excel na podstawie danych z bazy programu Finansowego.

No cóż. To chyba tyle.

Tak naprawdę więcej pisania niż pracy podczas zakładania roku. Ale niestety niektórym nadal przychodzi to z trudem…

Dla ciekawostki podam, że po utworzeniu nowego roku warto przejrzeć plan kont jeżeli chcielibyśmy go przebudować – szczególnie chodzi tu o konta bilansowe. Jeżeli tego nie zrobimy i wygenerujemy i zaksięgujemy Bilans Otwarcia, to niektórych kont już nie będziemy w stanie poprawić bądź rozbudować.

Na koniec dodam, że jeżeli zmienicie Państwo układ RZiS to do poprawnej pracy programu należy jeszcze zmienić parametry wyliczania deklaracji podatkowych.
Wchodzimy: Raporty → Urzędy → Parametry deklaracji i zmieniamy Rodzaj wariantu RZiS na taki jaki ma obowiązywać w danym roku.

013 – Zmiana parametrów wyliczania deklaracji podatkowych

Rys. 013 – Zmiana parametrów wyliczania deklaracji podatkowych

Dodam jeszcze, że ten parametr należy sprawdzić gdy podczas wyliczania deklaracji dostajemy nieprawidłowe dane w porównaniu do obrotówki. Pomaga…

UZUPEŁNIENIE:

Warianty prowadzenia rachunku kosztów:

  • tylko konta zespołu „4” – RZiS w wersji porównawczej
  • konta zespołu „4” + konto 490 – RZiS w wersji porównawczej
  • tylko konta zespołu „5” – RZiS w wersji kalkulacyjnej
  • konta zespołów „4” i „5” oraz RW według 4 – RZiS w wersji porównawczej
  • konta zespołów „4” i „5” oraz RW według 5 – RZiS w wersji kalkulacyjnej

Opis poszczególnych wariantów prowadzenia kosztów znajdziecie Państwo w podręczniku do programu na stronie 18.



18 Odpowiedzi do Jak założyć nowy rok w programie Symfonia Finanse i Księgowość

  1. Witam.
    Pracuje na Symfonii kilka lat i nigdy nie miałam potrzeby dokonywania zmian w bilansie i RZiS. w związku z tym zawsze przy otwieraniu nowego roku wybierałam opcję niezmienionych układów z bieżącego roku. Od rozliczenia za 2014 rok, będę stosować bilans i RZiS dla jednostek Mikro. W aktualnej wersji Symfonii nie ma jeszcze dostosowanych do nich wzorów. Mam więc pytanie związane z otwarciem nowego roku, jeśli otworzę nowy rok, wybiorę bieżące układy i będą w nim już dokumenty w buforze, czy będę mogła modyfikować RZiS w zamkniętym ale nie zatwierdzonym roku i roku bieżącym? Nie chcę oczywiście zmieniać wariantu- cały czas jest i będzie to wariant porównawczy.

    • Witam,
      Przebudowa układów nie ma nic wspólnego z tym czy rok jest otwarty czy zamknięty.
      W związku z czym może Pani sobie modyfikować układ jak tylko się Pani podoba.
      Osobiście jednak uważam, że jest to bardzo duży błąd.
      Po pierwsze: w roku już zamkniętym nie powinno się nic modyfikować. Przebudowa układów nie wpłynęła by na dane w bazie w zamkniętym roku ale na ewentualne wydruki, które chciała by Pani stworzyć.
      Po drugie: bezsensownym jest przebudowa układu skoro w Symfonii można bez problemu stworzyć sobie tyle układów ile nam się podoba.

      Jeżeli więc nie będzie Pani zmieniała wariantu rachunku, to proszę nie modyfikować starego układu, a po prostu utworzyć nowy i podpiąć sobie konta tak jak mają być podpięte.
      Sam ostatnio budowałem układy RZiS i Bilansu dla jednostki budżetowej, gdzie stworzyliśmy dwa układy RZiS: jeden w wersji kalkulacyjnej, a drugi w porównawczej – mimo iż układ w ustawieniach był porównawczy. Nie ma znaczenia jaki będziemy drukować. Do wyliczeń jednak będzie wybierany układ porównawczy zgodnie z ustawieniami w programie.
      Tak jak wspomniałem wyżej, proszę nie przebudowywać starego układu, a po prostu utworzyć drugi na potrzeby nowej sprawozdawczości.
      Pozdrawiam

  2. Dzień dobry ,
    postępuję zgodnie z instrukcją dotyczącą utworzenia nowego roku , tzn. klikam „nowy rok”, wybieram rachunek kosztów”, następnie pojawia się komunikat o możliwości utworzenia nowego układu bilansu – klikam „nie” i wtedy wracam do punktu wyjścia- pojawia się okno z wyborem wariantu rachunku kosztów i nazwą oraz datami granicznymi roku. Nie wiem co może być przyczyną – może ma to jakiś związek z tym ,że poprzedni rok 2015 został podzielony na dwa lata obrotowe trwające po kilka miesięcy? proszę o pomoc.

    • Witam,
      Założenie roku to DWA pytania. To, że poprzedni rok był krótszy niż 12 miesięcy – nie ma żadnego znaczenia.
      1. Pytanie o rachunek kosztów, nazwę roku, początek i koniec roku – UTWÓRZ.
      2. Pytanie: Rachunek kosztów oraz nazwa roku nie mogą być zmienione po utworzeniu nowego roku – UTWÓRZ.
      To wszystko.
      Jeżeli mamy do czynienia z wersją programu 2015 i starszą, to wystąpi jeszcze jedno takie dłuuuuugie pytanie o tworzenie nowych układów i tu odpowiadamy NIE – jeżeli mamy chęć pozostać przy starych układach, a jeżeli chcemy od początku tworzyć nowe – klikamy tak…

      Po tym nowy rok MUSI zostać założony (no chyba, że wyświetli się jakiś systemowy komunikat o błędzie).

      Pozdrawiam

  3. Witam,
    niechcący wcisnęłam TAK i wygenerowałam nowy układ Bilansu i RZiS czy da radę usunąć otwarty rok i otworzyć go na nowo lub jak mogę przypiąć na nowo stare konta? Proszę o pomoc

    • Witam,
      Jeżeli nie zaksięgowała Pani żadnego dokumentu (wliczając w to Bilans Otwarcia) to spokojnie może Pani usunąć nowo założony rok i jeszcze raz go założyć (takie trochę masło maślane ale wiadomo o co chodzi). Ale może też Pani podpiąć konta tak jak Pani tylko chce… Tutaj jest trochę opisane jak można odpiąć i przypiąć konto w odpowiednią pozycję układu bilansu (tak też działa układ RZiS). Proszę spróbować zrobić to samodzielnie… Zapewniam Panią, że taka umiejętność czasami się przydaje… Pozdrawiam

      • Witam, a mogę poprosić o instrukcje jak usunąć źle założony nowy rok?

        • Bardzo prosto (o ile nie wprowadziła Pani żadnych dokumentów w tym roku… i jest to ostatni rok w bazie).
          Proszę wejść do roku poprzedniego przed tym który chce Pani usunąć. Wejść w Menu ROK-Usuwanie roku i wybrać ostatni rok – ten do usunięcia. Potem program spyta się o sygnaturę użytkownika – proszę podać Admin i OK. Jeszcze poinformuje, że wszystkie dane z tego roku zostaną usunięte i klikamy USUŃ… To tyle… Rok został usunięty, można teraz założyć nowy… Proszę tylko pamiętać, że dane usuwane są bezpowrotnie, więc przed operacją należy bezwzględnie wykonać kopię bezpieczeństwa… Tak w razie czego… Pozdrawiam…

  4. avatar Ania Łukaszek

    Dzień dobry,
    Mam trochę inny problem, będę wyprowadzać firmę wstecz, potrzebuję założyć wcześniejszy lata. Niestety program przy tworzeniu nowego roku np. 2015 pozwala mi tylko na utworzenie nazwy roku i na zmianę daty końcowej roku.
    Jest w ogóle taka możliwość żeby utworzyć lata wcześniejsze. Udało mi się utworzyć tylko rok 2016, natomiast mam problem z rokiem 2015.
    Będę wdzięczna za pomoc.

    • Witam,
      Już Pani odpowiedziałem e-mailem… Ale dopiszę jeszcze tu.
      Jeżeli jest założony rok np. 2016 z datą rozpoczęcia 2016-01-01 to nie da się założyć roku wcześniejszego przed tą datą.
      Czyli… Jeżeli chcemy założyć kilka lat wstecz – to musimy zacząć od najstarszego.
      Pozdrawiam

  5. Witam, chcę otworzyć roku 2019 w symfonia erp, i w oknie otwierania pojawia się wybór statusu firmy: inna, mała, i mikro.
    MOja firma bilans będzie robiła według zał. 5 i jest firmą małą. Wydaje mi się , że w 2018 roku była otwarta jako inna, czy da się to gdzieś się sprawdzić i czy będą jakieś konsekwencję jak teraz wybiorę firmę małą. Głównie chodzi o bilans i Rzis ,

    • Odpowiedziałem Pani e-mailowo, ale dla innych czytelników odpiszę…

      Układy będą się liczyły niezależnie od wybranego statusu, natomiast
      sprawozdania będą automatycznie wypełniane danymi tylko jeżeli wybrano
      wariant mikro, małe i inne.
      Proszę w takim razie śmiało zakładać rok tak jak Pani założyła.

      Sprawdzi to Pani w Ustawieniach -> Dane o firmie -> Działalność firmy

  6. Witam, chciałabym w 2019 roku zmienić plan kont na kontach 4 i 7. Czy mogę tego dokonać po utworzeniu roku przed zaksięgowaniem BO i innych dokumentów. Dodam, że pozostałe konta bilansowe pozostaną niezmienione.

    • Jak najbardziej. Konta wynikowe nie mają wpływu na BO danego roku, ponieważ mają na początek zawsze salda zerowe. Przebudowa na początek roku jest jak najbardziej zasadna. Pozdrawiam

  7. Witam
    Pomimo, że przy definiowaniu nowej firmy ustawiłam długość roku i wszystkie daty początkowe na 01.03.2019 r. to w Bilansie i Rachunku zysków i strat data początku B.O. nazywa się rok ubiegły, a nie 01.03.2019.
    Czy można to zmienić?
    Basia

    • Witam,
      Nie za bardzo. Przy wydrukach w Bilansie pojawia się data wskazująca na koniec poprzedniego roku obrotowego, dla Pani to było by 28 luty 2019.
      Przy RZiS już nie. Można to oczywiście zmienić poprzez modyfikację raportów drukowania lub generując zestawienie do Excela, a tam to już wszystko można.
      Pozdrawiam

  8. Witam,
    wprowadzone zostały już w FK dokumenty dotyczące roku 2019, jednak nie został wygenerowany BO.
    Generując BO pokazuje się komunikat, że dane są prawidłowe bilans wygenerował się prawidłowo), ale żadne kwoty z 2018 się nie przeniosły.
    Czy powinnam usunąć dokumenty wprowadzone w 2019 aby prawidłowo wygenerował się BO na dzień 01.01.2019?
    Pozdrawiam

    • Witam,
      Nie dokumenty z 2019 roku nie mają żadnego wpływu na BO 2018.
      Ale dokumenty w 2018 muszą być zaksięgowane aby prawidłowo przeniosły się do 2019 roku jako BO (nie dotyczy to oczywiście systemu 50c – ponieważ tam można wygenerować BO z dokumentów z bufora).
      Pozdrawiam

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *