Jak rozliczać różnice kursowe w programie Symfonia Mała Księgowość

Coraz częściej mamy do czynienia z rozliczeniami walutowymi ze swoimi kontrahentami, zagranicznymi ale też i polskimi. Powstaje wtedy problem ewidencji różnic kursowych powstałych z rozrachunków walutowych. W programie Symfonia Finanse i Księgowość robi się to automatycznie, wystarczy niewielka konfiguracja. Natomiast jak to zrobić w programie Symfonia Mała Księgowość – przeczytajcie ten artykuł.

Oczywiście taka funkcjonalność jak rozliczanie różnic kursowych jak najbardziej jest dostępna w programie Symfonia Mała Księgowość. A cała obsługa jest banalnie prosta.

Ale od początku. Aby przedstawić wam jak to działa muszę przeprowadzić mały eksperyment polegający na testowym utworzeniu kilku dokumentów i ich rozliczeniu.

Więc zaczynajmy.

Najpierw trochę konfiguracji.

W ustawieniach programu możemy zmienić dwa ważne ustawienia.

Pierwsze polega na określeniu, z jaką datą program będzie księgował różnice kursowe, a w drugim, czy będzie księgował to zbiorczo jedną pozycją w księdze, czy każdorazowo oddzielnie.

Ustawienia → Parametry → Parametry księgowania pozycji:

Rys. 001 – Data księgowania różnic kursowych

Rys. 002 – Zbiorcze księgowanie różnic kursowych

W zależności od określonych systemów postępowania albo polityki rachunkowości w firmie wybieramy odpowiednią opcję. Standardowo księgowanie różnic kursowych odbywa się w zależności od wybranej daty przez operatora programu oraz każdorazowo pojedyncza operacja będzie księgowana jako oddzielna pozycja w księdze.

Po zaakceptowaniu ww opcji przechodzimy do sedna sprawy.

Do celów eksperymentu skorzystam z bazy demo programu Symfonia Mała Księgowość.

Najpierw tworzę dokument zakupu w walucie obcej.

Rys. 003 – Dokument zakupu w walucie obcej

Ważne jest aby przed podaniem kwot wynikających z zapisów księgowych określić walutę wraz z kursem na dany dzień.

Może się tak zdarzyć, że nie będziemy mieli w formatce dokumentu waluty, której chcemy użyć. Co w takim razie zrobić.

Idziemy do ustawień programu:

Ustawienia → Słowniki → Waluty

Rys. 004 – Okno definicji walut w programie

Oczywiście wszystko wybieramy na drzewku po lewej stronie Ustawień.

Tu możemy dodać brakującą walutę i określić jej przelicznik.

Na marginesie… przelicznik powoduje, że po podaniu kursu wartość jego zostanie pomnożona przez niego. Jeżeli określimy przelicznik jako 2, a podamy kurs 4,00 to w rezultacie do dokumentu zostanie wybrana wartość 8,00.

Aby dodać nową walutę należy kliknąć NOWA, wprowadzić jej skrót i nazwę oraz wspomniany wyżej przelicznik (standardowo 1) i zapisać. Od tej pory waluta będzie widoczna w dokumentach, a także w ustawieniach w module Kursy Walutowe.

Rys. 005 – Kursy walutowe w ustawieniach programu

W tym miejscu będziemy mogli przeglądać historię każdego kursu, a także mamy możliwość poprawy jego wartości. Ta żółta kulka przy kursie EUR oznacza, że jest to kurs z dnia dzisiejszego (aktualnej daty w programie).

Wracajmy jednak do naszej faktury.

Na rysunku widzicie, że kurs do wyliczenia dokumentu został wybrany z konkretnego dnia, niestety nie ma tu możliwości określenia pochodzenia danego kursu – tak jak ma to miejsce w Symfonia Finanse i Księgowość – chodzi o bank z którego pochodzi kurs.

Natomiast widzimy jego całą historię, dzięki czemu możemy użyć kursu z dowolnego dnia, a także wprowadzić nowy. W tym celu zmieniamy ręcznie datę, wprowadzamy kurs i zapisujemy – proste, co nie…

Gdy już zapiszemy wszystkie dane zaznaczamy interesujący nas kurs i klikamy Użyj. Okienko się zamknie, a wartość przepisze do dokumentu.

Nie opisuję krok po kroku jak wprowadzać dokument, ponieważ uważam, że wiecie jak to zrobić.

Po zapisaniu dokumentu do bufora w zakładce Płatności widzimy rozrachunek utworzony w naszym dokumencie o wartości brutto, a także datę jego płatności oraz rejestr kasowy jakim będziemy go chcieli rozliczyć. Oczywiście obie wartości możemy zmienić, a także jeżeli mamy taką potrzebę rozbić na tyle płatności na ile będziemy chcieli. Co ciekawe możemy dowolnie sterować rozliczeniami jeżeli chodzi o ww rejestr kasowy.

Takiej funkcjonalności na próżno szukać w programie Symfonia Finanse i Księgowość, a na pewno by się przydała…

Rys. 006 – Rozdzielenie rozrachunku na dowolną ilość rat płatności

Ok. Klikamy – Pozostaw w buforze i bierzemy się za rozliczenie naszego rozrachunku – oczywiście w innym dniu i o innym kursie waluty.

Pamiętam, że pierwsza płatność ma być z 16 września. Zmieniam datę na ten dzień.

Rys. 007 – Zmiana daty w programie CTRL + d

Wchodzę do rejestru Pieniądze i w Banku widzę, że mam do rozliczenia fakturę wcześniej utworzoną z płatnością na 16 września.

Rys. 008 – Płatność na 16 września

Jest zobowiązanie w stosunku do mojego kontrahenta na kwotę 100 EUR. Mamy podany kurs i wiemy, że dokument nie został jeszcze w jakikolwiek sposób rozliczony.

W tym momencie możemy mu to zobowiązanie rozliczyć.

Klikamy Operacje na dole po prawej stronie, a następnie z menu wybieramy Rozlicz nowa płatnością.

Rys. 009 – Opcja rozliczenia transakcji

Otwiera nam się okno tworzenia nowej płatności – Wypłaty wraz z okienkiem wyboru kursu po jakim rozliczymy dany rozrachunek.

Rys. 010 – Okno z nierozliczonymi transakcjami dla danego rejestru kasowego – BANK

Ponieważ na liście kursów nie ma kursu z dnia dzisiejszego, wprowadzamy go w sposób wyżej opisany, czyli podajemy datę, kurs i klikamy Zapisz.

Rys. 011 – Wprowadzenie nowego kursu na dzień rozliczenia transakcji

Podświetlony kurs zatwierdzamy przyciskiem Użyj.

Program automatycznie wybiera transakcję, zaznacza ją i przepisuje wartość kursu wcześniej wprowadzoną.

Rys. 012 – Przepisanie kursu do formatki rozliczeń

Wystarczy tylko zakończyć rozliczenie kliknięciem Wystaw dokument i rozrachunek zostanie rozliczony.

Rys. 013 – Rozliczenie rozrachunku

Widzimy, że płatność jest rozliczona całkowicie, 100 EUR po danym kursie. Teraz możemy sobie takie rozliczenie wydrukować klikając Drukuj dokument.

Rys. 014 – Wydruk rozliczenia

Wracamy do naszego zobowiązania. Cóż widzimy.

Widzimy, że nasze zobowiązanie zostało rozliczone do wysokości utworzonego rozrachunku, czyli w całości. Oczywiście w tym momencie możemy jeszcze edytować takie rozliczenie klikając Edytuj, a nawet usunąć, bądź rozłączyć.

Rys. 015 – Widok rozliczeń

Ale cały czas krążymy dookoła rozrachunków, a co z różnicami kursowymi?

Przechodzimy do: Pieniądze → Operacje → Różnice kursowe

Rys. 016 – Gdzie w programie Symfonia Mała Księgowość odnaleźć różnice kursowe

Otwiera się okienko w którym widzimy:

Rys. 017 – Okienko różnic kursowych

Jaki dokument, co rozlicza, jaką datą i jakiej wartości jest dana różnica kursowa. Kwota przepisuje się nam, ale oczywiście możemy ją dowolnie modyfikować. Jeżeli przesadzimy w wyliczeniach i chcemy wrócić do punktu wyjścia to z menu Operacje wybieramy Oblicz, a system automatycznie przeliczy nam je jeszcze raz.

Jak je zaksięgować.

Z już wspomnianej listy różnic kursowych wybieramy Operacje, a następnie Księgowanie różnic kursowych.

Rys. 018 – Wybór opcji księgowania różnic kursowych

System spyta się jeszcze o datę księgowania (automatycznie wybierze zgodnie z ustawieniami w programie).

Rys. 019 – Data księgowania różnic kursowych

Okienko zmieni się na Księgowanie różnic kursowych z informacją o tym jaka jest to różnica i w jakiej wartości.

Rys. 020 – Księgowanie różnic kursowych

Kliknięcie Księguj spowoduje zaksięgowanie wartości dokumentem w księdze z tytułem Różnice kursowe… w tym przypadku ujemne.

Rys. 021 – Księgowanie różnic kursowych

Po zamknięciu okienka księgowania ukazuje się nam okno różnic kursowych z dodaną informacją o dokumencie w którym zaksięgowano nasze różnice wraz z datą księgowania.

Rys. 022 – Okno różnic kursowych

Oczywiście z tego też miejsca możemy wydrukować sobie raport potwierdzający wyksięgowanie różnic: Operacje → wykonaj raport → lista różnic kursowych.

No cóż, i to by było na tyle.

Zobaczmy jeszcze nasz automatycznie utworzony dokument, który powinien znajdować się w księdze.

Rys. 023 – Automatycznie zaksięgowany dokument w księdze

A sam wydruk księgi…

Rys. 024 – Wydruk księgi KPiR

I to rzeczywiście tyle odnośnie różnic kursowych w programie Symfonia Mała Księgowość.