Jak poprawnie wprowadzić dokument zakupowy do bufora programu Finanse i Księgowość

Wielu księgowych i wdrożeniowców powie teraz, a po co tłumaczyć po raz setny to zagadnienie. W Internecie na pewno są setki takich tekstów. A w ogóle to wystarczy pokazać raz i wszystko powinno być proste.

Niekoniecznie.

Po pierwsze: nie jest łatwo znaleźć tego typu zagadnienie w Necie, po drugie – uwierzcie mi, że wiele osób źle do tego podchodzi.

Zresztą, czasami sam siedzę i zastanawiam się, czy dobrze to zrobiłem.

No więc… Zaczynamy…

W zależności od tego jakiego rodzaju jest dokument – inaczej musimy do tego zagadnienia podejść.

Najtrudniejszą chyba opcją jest wprowadzenie dokumentu wcześniej nieskonfigurowanego. Czyli bez rejestru, na źle stworzone konta i bez rozrachunków.

Pamiętamy jak ważna jest wcześniejsza parametryzacja programu (Jak bezpiecznie rozpocząć pracę z programem Symfonia Finanse i Księgowość) oraz wprowadzenia wstępnych danych. Co to oznacza.

Jeżeli będziemy wprowadzać salda kas i rachunków bankowych to ważne jest aby był wprowadzony (chociaż szczątkowo) Bilans Otwarcia lub Obroty Rozpoczęcia. Jeżeli chcemy rozliczać rozrachunki to musimy je mieć w bazie. Jeżeli posługujemy się walutami to warto je najpierw skonfigurować. Oczywiście podczas wprowadzania dokumentu (pierwszego) możemy te informacje uzupełnić ale przecież nie o to chodzi aby domyślać się i na szybko coś uzupełniać.

Tu wracam do wdrożenia, które jest jednym z najważniejszych elementów rozpoczęcia pracy z programem.

Ale załóżmy, że większość już mamy zrobione.

Mamy plan kont, utworzyliśmy rejestry VAT i typy dokumentów. Mamy kartotekę klientów z rozrachunkami, tabelę walut i inne ustawienia.

Wprowadzamy pierwszy dokument.

Weźmy na tapetę fakturę VAT zakup, bo uważam, że z dokumentów jakie pierwsze wprowadzamy – tu popełniamy najwięcej błędów. A przecież nie o to chodzi aby je popełniać.

Rys. 001 – Wybór typu dokumentu do wprowadzenia

Faktura VAT zakup posiada nagłówek z informacją o datach, kontrahencie i opisie dokumentu oraz jego numer rejestrowy.

Rys. 002 – Formatka dokumentu zakupu

Po otworzeniu formatki dokumentu podświetlenie ustawia się na polu Data dokumentu.

Dlaczego nie na Data wprowadzenia.

To proste. Data wprowadzenia jest z chwilą wybrania odpowiedniej formatki przepisywana z ustawień daty w programie i nie można jej zmienić. Jeżeli nie odpowiada nam ta data to jedynie co możemy zrobić to zamknąć formatkę, zmienić datę CTRL+D i ponownie otworzyć nową.

Data dokumentu to data pochodząca z fizycznego dokumentu który chcemy wprowadzić. Jest to inaczej data wystawienia dokumentu przez naszego kontrahenta.

Poniżej jest Data operacji gospodarczej. Z reguły jest to taka sama data jak dokumentu. Ale nie zawsze. Jeżeli będziemy mieli sytuację w której zakupujemy towar wydany wcześniej niż data wystawienia dokumentu, to będzie ona inna – wcześniejsza. Data ta ma jednak bardzo ważną rolę. Może być to data według której program będzie podpowiadał Okres sprawozdawczy dokumentu (który opiszę później). Jeżeli chcemy sterować w ten sposób dokumentami to adekwatne ustawienia można zmienić w definicji dokumentu. Tam mamy do wyboru okres podpowiadany wg: daty wpływu, dokumentu bądź operacji gospodarczej. Czy to ważne. Bardzo ważne, ponieważ to decyduje nam o wejściu kosztów do danego okresu sprawozdawczego.

Oczywiście zawsze możemy to zmienić potem gdy dojdziemy do okienka z wyborem okresu sprawozdawczego.

Następna data to wspomniana wyżej Data wpływu. Jest to data kiedy fizycznie dostaliśmy dokument do firmy. Postępowanie i wejście do okresu opisałem wyżej.

Pamiętajmy, że wszystkie te cztery daty mogą być zupełnie różne i będzie to jak najbardziej prawidłowe.

Ale, ale. Nie napisałem jak się poruszamy po datach.

Oczywiście możemy klikać myszką, ale nie jest to konieczne.

Powinniśmy wyrobić sobie nawyk poruszania się po dokumencie bez myszki.

Ma to jedną bardzo ważną zaletę.

Dzięki temu program będzie nas prowadził za rękę i nie zapomnimy wypełnić żadnego z ważnych pól. Czasami przeskakując bezwiednie z pola do pola tracimy coś lub zapominamy o istotnych danych.

Zaraz opiszę jak się poruszać bez myszki.

Aby iść dalej możemy nacisnąć klawisz TAB, a jeżeli chcemy wrócić do wcześniejszego pola to kombinację SHIFT+TAB. Jeżeli będziemy tak poruszać się po formatce to zobaczymy, że program będzie prowadził nas od pola do pola i wymagał jego wypełnienia.

A jak użyć kalendarza?

Jak już będziemy mieli podświetlony kalendarz wystarczy wcisnąć ALT+ strzałka w dół, potem to już klikamy strzałkami aby wybrać konkretny dzień i zatwierdzić ENTEREM.

Łatwe? Pewnie, że tak.

Rys. 003 – Wybór dnia z podręcznego kalendarza

Jeszcze ważna uwaga. Zauważmy, że jeżeli wybierzemy datę dokumentu i klikniemy TAB to datę operacji gospodarczej uzupełni sam zgodnie z datą dokumentu. Jeżeli nie zgadzamy się to datę tą zmieniamy na taką jaką chcemy.

W zależności od wybranej opcji wyboru okresu sprawozdawczego opisanego wyżej jeżeli wpiszemy datę po jakiej ma być on wybierany i przejdziemy dalej, taki okres pojawi się w polu Okres spr.

No więc idźmy dalej.

Po datach przechodzimy na Numer dokumentu. Jest to numer rejestrowy faktury fizycznie wprowadzanej – przepisujemy go. Ważne jest to, że program sprawdza potem czy przypadkiem nie wprowadzamy dokumentu o takim samym numerze ale dla tego samego dokumentu. Inaczej nie pozwoliłby nam na wprowadzenie dokumentów z identycznym numerem, a takowe mogą się przecież zdarzyć.

Z numeru dokumentu przechodzimy do Nr kontrahenta. Jeżeli pamiętamy jego numer (wewnętrzny numer w kartotece programu) to możemy go tu wprowadzić, a jeżeli nie pamiętamy to po naciśnięciu ALT + strzałka w dół wyświetli się menu z wyborem rodzaju klienta, którego zatwierdzamy ENTEREM. Ale jakiego klienta wybrać?

Rys. 004 – Wybór kontrahenta

W programie mamy do czynienia z dwoma rodzajami klientów:

• kontrahenci stali
• kontrahenci incydentalni

Stali to klienci z którymi będziemy prowadzili rozrachunki, a transakcji będzie więcej niż jedna. Ja zawsze tłumaczę, że stały to taki z którym będziemy prowadzili rozliczenia przelewami bankowymi, a incydentalni to pojedynczy klienci rozliczani kasą. Nie do końca jest to prawda ale tak najłatwiej zrozumieć.

Ważne jest to, że kontrahenci stali już na zawsze zostaną w bazie danych i będą przenoszeni z jednego roku obrotowego do następnego wraz z całą historią rozliczeń, a incydentalni zostaną skasowani na początek roku. Oczywiście historia ich rozliczeń będzie obejmowała tylko rok w którym wystąpili.

Zawsze podaję przykład więc:

Jak zakwalifikować klienta od którego dostałem fakturę za usługi hotelowe z podróży służbowej z jakiegoś miasta do którego w najbliższym czasie nie pojadę – albo już nigdy nie pojadę, za którą zapłaciłem żywą gotówką. To właśnie jest klient incydentalny.

Po wyborze klienta okno kartoteki kontrahentów zostanie zminimalizowane, ale nie zamyka się – ma to na celu zapamiętanie naszych ustawień i jeżeli będziemy musieli w dokumencie użyć naszego kontrahenta jeszcze raz nie będziemy musieli go szukać, po prostu uaktywni się kartoteka z zaznaczonym naszym klientem.

Zauważymy, że wraz z zamknięciem kartoteki przepisują się z niej informacje o kontrahencie, a więc jego numer, nip, adres i kod.

Pisałem czym jest numer, NIP – każdy wie, a co to za kod.

Kod kontrahenta to jego nazwa skrócona która będzie wykorzystywana we wszystkich okienkach programu. Ważne jest aby odzwierciedlała ona konkretnego kontrahenta więc jeżeli będziemy dodawać takiego do bazy to musimy odpowiednio ją podać.

Widzę sam, że nie da się opisać w prosty sposób wprowadzenie dokumentu. Za dużo jest powiązań z innymi oknami programu. Więc skoro już otarłem się o kartotekę, to napiszę jak takiego kontrahenta wprowadzić poprawnie.

Weźmy sobie za przykład jakiegoś fikcyjnego Jana Kowalskiego, który prowadzi firmę pod nazwą: Przedsiębiorstwo Wielobranżowe „Enelandia” Sp. z o.o.

W kartotece w polu Nazwa wprowadzimy więc nazwę pełną. Program sam uzupełnia pole skrótu (nasz kod) w górze po lewej stronie formatki. Ale cóż on robi, przepisuje dokładnie to, co napisaliśmy w polu Nazwa. Niestety takie wprowadzenie kontrahenta jest nieprawidłowe, ponieważ podczas wyszukiwania może nam to przeszkadzać, bo przecież ENELANDIA może być jedna, to przedsiębiorstw wielobranżowych już tysiące. Pamiętajmy aby wrócić do pola skrótu i poprawić nazwę na najbardziej odpowiednią dla tego kontrahenta, czyli ENELANDIA. Nie używajmy też w skrócie cudzysłowów ani żadnych znaków specjalnych – jeżeli nie musimy.

To chyba na tyle odnośnie kartoteki. Na tym etapie wystarczy nam.

Rys. 005 – Formatka kontrahenta

Wracajmy do formatki dokumentu.

Pola uzupełniane przez program z kartoteki automatycznie pozwalają nam też, nie wchodząc do niej wybrać kontrahenta poprzez podanie NIPu, bądź wcześniej omawianego kodu.

Klikając dalej klawisz TAB przechodzimy kolejno poprzez omawiany NIP i kod, aż dochodzimy do pola z Treścią.

Tu warto się chwilkę zatrzymać ponieważ jest to pole bardzo pomocne w późniejszym odnalezieniu dokumentu po opisie operacji gospodarczej albo po odpowiednim kodzie.

W pole to możemy wpisać czego dotyczy dany dokument ale powinniśmy robić to umiejętnie.

Zauważmy, że pole to posiada strzałkę. Po naciśnięciu ALT + strzałka w dół otworzy się dodatkowe okienko z możliwością zapamiętania fragmentu tekstu do ponownego użycia.

Na przykład często opisujemy operację jako „zakup paliwa”. Nie musimy za każdym razem wpisywać ten tekst, wystarczy, że dodamy go raz do listy a potem gdy operacja taka wystąpi wybierzemy go.

Aby dodać opis do podręcznego menu wystarczy go wpisać i nacisnąć ALT + D co zapisze go i nasz tekst przekopiuje się do ramki poniżej. Następnie klikamy ALT + U, a okienko zamknie się przepisując nam nasz tekst do dokumentu.

Rys. 006 – Lista opisów operacji gospodarczych

Pamiętajmy, że dodatkowe opisy możemy użyć ponownie ale tylko w obrębie danego typu dokumentu.

Co to oznacza.

Nie inaczej tylko to, że wprowadzając fakturę sprzedażową nie będziemy mieli dostępnych tekstów które odnoszą się do danej faktury zakupowej.

No tak. Przecież na sprzedaży nie będziemy umieszczać napisu – zakup…

No i docieramy wreszcie do sedna dokumentu.

REJESTR

Po kliknięciu klawisza Rejestr okienko formatki zmieni się na zupełnie inne i co tu mamy.

Rys. 007 – Rejestr VAT dokumentu zakupu

Jeżeli podczas ustawiania dokumentu dodaliśmy rejestr VAT do naszego typu jako podpowiadający się, to dostaniemy od razu wpis z tym rejestrem. Jeżeli nie ustawiliśmy, to będziemy musieli go teraz wybrać.

Oczywiście pamiętajmy, że w tym typie dokumentu dostępne będą tylko rejestry VAT związane z danym typem – w naszym przypadki tylko rejestry VAT zakup.

Zauważmy, że tych rejestrów możemy podać wiele, co obsłuży nam wiele zdarzeń gospodarczych związanych z różnymi stawkami VAT z VATem do odliczenia bądź nie.

Nasza faktura zawiera zakup paliwa i płynu do spryskiwaczy. Oznacza to, że musimy użyć dwóch różnych rejestrów VAT aby obsłużyć tą operację.

Wypełniamy więc wartościowo odpowiedni rejestr. Aby dodać nowy wciskamy skrót ALT + D, a jeżeli się pomylimy usuwamy go ALT + S.

Niestety w różnych okienkach skróty mogą mieć różne oznaczenie. Zwróćmy jednak uwagę na to, że aby dany skrót aktywować należy zawsze nacisnąć ALT + litera podkreślona w danym słowie – proste? Oczywiście, że tak.

Rys. 008 – Poprawnie wypełniony rejestr VAT

Rejestr VAT ma jeszcze kilka opcji.

Najważniejsza to automatyczne przeliczenie wartości. No dobra okazuje się, że na fakturze wystawionej z jakiegoś innego systemu wartości netto + VAT nie równa się brutto.

A może kwota wyliczana jest z brutto – sprawdźmy. Oczywiście, że tak.

Nie musimy wpisywać na początek wartości netto, możemy wpisać wartości brutto, a program po danej stawce sam nam przeliczy na netto.

No dobra, a jak okaże się, że zupełnie się nie da. I wychodząc z kwoty brutto ani z kwoty netto nie wychodzimy na to co mamy na fakturze?

W lewym dolnym rogu znajduje się zaznaczona opcja Automatyczne obliczenia. Wystarczy ją odznaczyć i możemy wpisywać co nam się rzewnie podoba.

Gdy już uporamy się z rejestrem i zechcemy przejść do dokumentu musimy tylko wybrać klawisz na dole nazwany Dokument (ALT+m).

Program wiedząc co to za typ dokumentu otworzy jeszcze okienko z wzorcami (ale na początku takich nie mamy więc zamykamy je – wzorce to temat na osobny artykuł).

Rys. 009 – Wzorce księgowe przy powrocie z formatki VAT do dokumentu

Co się okazuje. Program sam przepisał kwoty z rejestru do dokumentu.

I teraz bardzo ważne.

Rejestr VAT musi zawsze zgadzać się z wartościami wprowadzonymi do zapisów księgowych.

No dobra – nie zawsze – ale dotyczy to tylko dokumentów o specjalnym przeznaczeniu.

W dokumentach podstawowych ta reguła ma zawsze zastosowanie.

Rys. 010 – Przepisane kwoty z rejestru do dokumentu

Ale i tak nie podoba nam się to księgowanie. Dlaczego? Program zbił kwoty netto i wpisał jedną wartością. A przecież musimy nasze netto rozksięgować na różne czwórki.

Nie martwmy się, jest to bardzo proste.

Ale najpierw podstawowa zasada zapisów księgowych polegająca na tym, że:

Zapisy stron przeciwnych muszą się zawsze bilansować.

O kurcze, a jak chcemy wykonać zapis jednostronny?

Nie da się!

Da…

Wystarczy po drugiej stronie wykorzystać jakieś konto techniczne do zamknięcia zapisu. Często takie konto zamyka księgowania na konta pozabilansowe.

No więc naszą kwotę rozksięgowujemy na dwie.

Wystarczy stanąć na kwocie zbiorczej i zmniejszyć ją do wartości końcowej a potem nacisnąć ENTER. Zgodnie z zasadą bilansowania się zapisów program sam doda brakujący zapis wyrównując go z wartością po przeciwnej stronie (zgodnie oczywiście z rejestrem VAT).

To załatwi nam rozksięgowanie  na różne czwórki.

Rys. 011 – Rozbicie kwot netto na dwa różne zapisy księgowe

Dobrze.

Mamy wypełniony rejestr, mamy kwoty na zapisach a gdzie konta?

Zaraz za naszymi kwotami znajduje się miejsce w które wpisujemy konta księgowe.

Pamiętajmy, aby wypełniać je zawsze do końca. Jeżeli księgujemy na konto o strukturze 201-2-1-1 to musimy wpisać go aż do samego końca. Nie możemy zaksięgować na 201-2-1. Bo nasze zapisy analityczne nie będą zgadzały się z obrotami syntetycznymi kont – cokolwiek to na tym etapie oznacza.

Kolejna ważna zasada:

Aby księgowanie zawsze na ostatni, dostępny poziom analityczny.

Jak wybieramy konta?

ALT + strzałka w dół – tak jak wcześniej.

No i znów otworzy się nam okienko – tym razem jednak z planem kont.

No a tu istny galimatias…

Rys. 012 – Plan kont

Nie wchodząc w rozważania na temat budowy naszego plany kont opiszę kilka sztuczek jak szybko poruszać się po nim.

Po pierwsze – naciśnięcie klawisza numerycznego przenosi nas do pierwszej pozycji syntetycznej której początek jest właśnie tą cyfrą. Spróbujmy.

Po naciśnięciu cyfry 4 przeniesie nas na konto 401 (jeżeli jest to pierwsze konto w grupie 4).

Gdy naciśniemy 0 – przeniesie nas do 010 – czyli środki trwałe i tak możemy sobie skakać i skakać.

To syntetyki, a co z analitykami?

Jak już staniemy na danej grupie kont wystarczy naciskać strzałki w dół lub w górę aby przemieszczać się pomiędzy poszczególnymi poziomami.

Przy kontach w których po lewej stronie występują plusy naciskając strzałkę w prawo rozwijamy.

A tam ukrywają się dalsze plusy i jeszcze inne i tak dalej aż dotrzemy do końca i to będzie konto które wybierzemy do dokumentu. A jak je wybierzemy? Naciskając klawisz ENTER.

I tak samo jak z kartoteką kontrahentów zwinie się okienko, ale nie zamknie czekając na nasze następne wywołanie.

Proste?

Pewnie, że tak.

Oczywiście najlepiej jest „wklepać konto z palca” – czyli z pamięci ale to już potem, gdy plan kont będziemy mieli w małym paluszku…

I jeszcze jedna mała pomoc.

Jak już wybierzemy konto i będziemy stali na nim (w dokumencie) to możemy zauważyć, że na samym dole w belce programu wyświetli nam się cały opis tego konta.

Jeżeli zamiast opisu będą znaki zapytania, oznacza to, że źle je wybraliśmy.

Rys. 013 – Niepoprawnie wybrane konto księgowe

Ta pomoc na dole tworzona jest automatycznie z chwilą wypełniania formatki.

Spróbujmy powoli wpisywać konto 201-2-1-1, a okaże się, że program dopisuje za każdym razem dokładny opis każdego poziomu konta, aż do końca.

Jeszcze jedno. Jeżeli nasz plan kont zawiera 4, 490 i 5, a wybrany rachunek jest właśnie według tych ustawień, to po wybraniu w rozbiciu kwoty netto program doda nam automatycznie księgowanie na konto zespołu 5 zamykając ten zapis kontem 490 po przeciwnej stronie (o ile tak został ustawiony).

Rys. 014 – Uzupełnienie o księgowania równoległe zamykające krąg kosztowy

Ale nie jest to księgowanie w grupie księgowań podstawowych.

Jest to księgowanie równoległe.

Dlaczego. Tu musimy przypomnieć sobie zasadę jednakowych wartości rejestru z podstawowymi zapisami w dokumencie. Dzięki dodaniu takiego księgowania podstawowe nie zmieniają się, tzn. nie zmienia się ich wartość.

No cóż wystarczy jeszcze tylko uzupełnić konto 5 i mamy gotowy dokument, który możemy spróbować zapisać do bufora.

Spróbujmy…

ALT+Z, strzałka w górę dwa razy, enter na Do bufora i … KRZYCZY NA NAS…

Rys. 015 – Błędy i ostrzeżenia przy próbie zapisu dokumentu do bufora

No tak. Przecież w dokumencie są konta rozrachunkowe i powinniśmy uzupełniać je zaznaczając na tych kontach transakcje.

Jak to zrobić?

W okienku Błędy i ostrzeżenia strzałkami przechodzimy do miejsca w którym napisane jest „Nie wypełniono rozrachunków” i klikamy w nie dwukrotnie myszką – niestety.

Ale za to program przeniesie nas do miejsca w którym występuje problem podświetlając go na zielono (taki dziwny kolor SAGE).

ALT+R (rozrachunki) bądź myszką w klawisz „Rozrachunki” na dole formatki.

W okienku które się otworzy ALT+t – zaznaczy się nam nowa transakcja – to ten nasz rozrachunek z kontrahentem.

Rys. 016 – Utworzenie nowej transakcji z kontrahentem

Potem ALT+z – zapis rozrachunku – wracamy do dokumentu i jeszcze raz…

ALT+z, strzałka w górę dwa razy

Rys. 017 – Zapisanie dokumentu do bufora

i ENTER.

Jeżeli wszystko jest ok, to właśnie wprowadziliśmy nowy dokument do bazy danych.

Uff… I to… tyle…

Super, ale gdzie on jest???