Jak bezpiecznie rozpocząć pracę z programem Symfonia Finanse i Księgowość

Kupiliśmy program. Mamy go w rękach. Co dalej?

Często stoimy przed wyzwaniem samodzielnej instalacji, konfiguracji i wdrożenia. Jeżeli zakładamy, że nam się nie uda – od razu dzwonimy do producenta bądź dystrybutora aby ktoś przyjechał i nam taką usługę wykonał. No dobrze ale przecież nie zrobi tego za darmo.

Spis treści:

  1. Kupiliśmy program, mamy go w rękach…
  2. Startujemy
  3. Najważniejszy jest plan kont
  4. Typy dokumentów
  5. Rejestry VAT
  6. I o to właśnie chodziło…

Czy zatem jesteśmy skazani na popełnienie błędów samodzielnej konfiguracji? Co oczywiście prędzej, czy później zemści się w najmniej oczekiwanym momencie.

Niekoniecznie.

Jeżeli posiadamy doświadczenie księgowe i pracowaliśmy już na jakimkolwiek programie księgowym to może uda nam się to zrobić samemu.

Na początku powinniśmy zrobić sobie dobrą kawę (dla niepijących kawy, dobrą herbatę). Potem wygodnie usiąść, wziąć kartkę papieru, długopis i chwilkę zastanowić się nad dalszym tokiem pracy.

Ale przecież to miał być prosty tutorial…

Jeżeli zamówilibyśmy profesjonalistę, to on przejął by rolę osoby, która ma cały system dokładnie przemyśleć i na podstawie wywiadu z nami zaproponować konkretne ustawienie programu.

Pamiętajmy, że tak jak nie ma dwóch identycznych ludzi na świecie – nie ma identycznych firm i sposobów ich działania. Dodając do tego jeszcze czynnik ludzki stajemy przed nie lada wyzwaniem.

No więc kawa zrobiona, czysta kartka i długopis leży przed nami. Co dalej?

Sam program w sobie jest bardzo prosty w obsłudze. Ma intuicyjny interfejs i nie ma żadnych ukrytych funkcji, które są niezbędne do jego pracy. A wszystko jest opisane w instrukcji (muszę się przyznać, że nigdy jej do końca nie przeczytałem).

Startujemy.

Ważne jest abyśmy mieli jakiś pomysł na prowadzenie księgowości.

Nie chodzi mi w tym przypadku o pisanie od razu polityki rachunkowości ale o pewnego rodzaju schematy, sposoby postępowania z dokumentami (obieg dokumentów w firmie). To, czy będziemy używać pozostałych modułów Systemu Symfonii, tj. Kadry i Płace, Handel, Środki Trwałe, a w szczególności Analizy Finansowe. Jak będziemy prowadzili rozliczenia z urzędami, kontrahentami, pracownikami. Te wszystkie niepewności determinują potem konfigurację, a co za tym idzie dalszą obsługę programu.

Muszę zaznaczyć, że etap ten jest jednym z najważniejszych w całym etapie wdrożenia.

Tworzy się tu podstawy polityki, wspomniany wyżej obieg dokumentów, sposoby rozliczeń, księgowań, prowadzenia kosztów.

Musimy sobie odpowiedzieć na kilka bardzo ważnych pytań (przedstawię kilka z nich):

  1. Jaki rachunek kosztów będziemy prowadzili?
  2. Jak będziemy rozliczali rozrachunki w programie?
  3. Czy będziemy prowadzili rozrachunki w walutach obcych?
  4. Ile mamy kont bankowych, kas, rachunków kredytowych?
  5. Jaką sprawozdawczość będziemy tworzyli dla urzędów, dla właścicieli i dla nas samych (w celu sprawdzenia poprawności wprowadzonych danych).
  6. I wiele innych.

Pytań oczywiście jest dużo więcej, na pewno nie starczyło by mi czasu na opisywanie każdego z osobna.

Więc aby zbytnio nie rozpisywać się, przytoczę kilka moim zdaniem najważniejszych tematów wraz z opisem i sposobem działania.

Pamiętajmy, że ten etap może trwać bardzo krótko (jeżeli przeprowadzimy go z doświadczonym wdrożeniowcem lub zaprzyjaźnioną księgową, która pracuje na programie jakiś czas), albo bardzo długo jeżeli będziemy strać się to zrobić sami. Mam nadzieję, że tym artykułem skrócę ten czas.

Najważniejszy jest PLAN KONT

Są oczywiście różne zdania na ten temat, ja uważam, że dobrze skonstruowany plan kont to połowa sukcesu i nie jestem w tym zdaniu odosobniony.

W programie Finanse i Księgowość Symfonii standardowy plan kont pochodzi z opracowania pani prof. Świderskiej z roku 2001 (ktoś powie, że stary – stary ale jary). Podczas zakładania bazy danych, wybraniu odpowiedniej formy prawnej firmy oraz rachunku kosztów – program sam wygeneruje nam wzorcowy (przykładowy) plan kont do naszej późniejszej modyfikacji. Pamiętajmy, że plan kont jest w programie ściśle powiązany z układami Bilansu i Rachunku Zysków i Strat, a każda większa modyfikacja jego struktury może zmienić przyporządkowanie kont do tych układów.

Układ planu kont jest ściśle powiązany z rodzajem kosztów. Jeżeli wybraliśmy tylko rachunek wg czwórek, to na wygenerowanym planie kont nie zobaczymy żadnej piątki. Nie oznacza to oczywiście, że takiej piątki nie będziemy mogli utworzyć ale czyż nie lepiej pozwolić systemowi na to – proszę mi uwierzyć, że lepiej.

Więc jeżeli będziemy musieli używać kont zespołu 5, to od razy załóżmy, żeby program taki zespół utworzył nam automatycznie.

Jest kilka bardzo ważnych zasad podczas budowania planu kont:

  • Nie wolno pod żadnym pozorem rozbudowywać kont specjalnych, do których zaliczamy konta 490 i 860. Te konta są niezbędne do automatycznych przeksięgować wynikających z rozliczeniem kosztów oraz operacji zamknięcia roku.
  • Jeżeli prowadzimy rozrachunki w walutach obcych to konta na które będą te waluty księgowane muszą mieć zaznaczoną opcję „Walutowe”. Pamiętajmy, że opcja ta ma być zaznaczona zarówno na kartotece jak i na syntetyce konta. Z doświadczenia wiem, że taki układ nie przeszkadza, a w niektórych sytuacjach ratuje nam życie.
  • Warto zastanowić się nad strukturą kosztów – ten termin zawsze przeraża klientów, a tak naprawdę daje olbrzymie możliwości raportowania z systemu w późniejszej fazie jego obsługi. Także ewentualna współpraca z Analizami Finansowymi Symfonii będzie dużo łatwiejsza i przyjemniejsza.
  • Jeżeli będziemy pracowali na planie kont w strukturze to warto pomyśleć o strukturze kont przychodowych. Oczywiście tylko tych kont które będą miały bezpośrednie odniesienie do kosztów jakie zostały poniesione adekwatnie do tegoż przychodu. Ułatwia to później wykonanie zestawień z rentowności (czy też relacji przychodów do kosztów), bilansów i innych pochodnych zestawień.
  • Pamiętajmy o strukturze zespołu trzeciego, jeżeli oczywiście będziemy prowadzili gospodarkę materiałową, produkcyjną, rozliczeniową. Na tym etapie warto (jeżeli będziemy używali programu Symfonia Handel) przemyśleć schematy dekretacji. To samo w zespole kont „zero” (przy korzystaniu z programu Symfonia Środki Trwałe) oraz kont rozrachunków z pracownikami i budżetami (przy współpracy z programem Symfonia Kadry i Płace bądź Symfonia Płace).
  • Warto też przemyśleć zespół „drugi”, a w szczególności konta rozrachunkowe z kontrahentami (pamiętajmy o zaznaczeniu znacznika „walutowy” również na kontach rozrachunkowych z kontrahentami polskimi – możemy przecież rozliczać się w Polsce walutami innymi niż PLN). Przemyślmy też strukturę tych kont. Czy będziemy używać analityki związanej z jednostkami powiązanymi, czy też struktura tych kont będzie bardziej płaska i tuż za syntetyką będzie od razu kartoteka kontrahentów (jest to o tyle ważne, że ewentualne rozrachunki prowadzone na tych kontach będą ściśle powiązane z tymi kontami i nie będzie można tego w łatwy sposób zmienić poprzez rozbudowanie kont albo ich przebudowę).
  • Pamiętajmy, że konta rozrachunkowe warto przemyśleć raz i więcej ich nie zmieniać. Nie dotyczy to w ogóle kont wynikowych, które i tak zawsze na koniec roku zostaną przeksięgowane na wynik finansowy.

Takich pytań jest oczywiście więcej, ale nie sposób jest ich opisać w tak krótkim artykule.

Pamiętajmy o zasadzie „umiarkowanego minimalizmu”, która zakłada budowanie kont bez zbędnego przesadzania ale zostawianiu sobie zawsze furtki do jego dalszej rozbudowy.

Dla przykładu podam pewne postępowanie z kontem 100.

Nie ważne, czy mamy jedną czy kilka kas i w jakiej walucie, powinniśmy zawsze używać jednej syntetyki konta 100 z rozbudowaną analityką. Dla jednego konta będzie to 100-1 a nie sama goła syntetyka.

Jeżeli założymy, że będziemy mieli tylko jedną kasę i zaczniemy księgować na syntetyce to potem dodanie drugiej kasy będzie wymagało założenie kolejnej syntetyki dla kolejnej kasy. Czy to jest błąd? Nie. Tylko wydrukowanie salda kilku kas na jednym zestawieniu – nie będzie możliwe.

Dobrą praktyką jest też nie używać w codziennej pracy kont rozpoczynających grupy. Tzn. kont, które są pierwsze w strukturze planu kont.

Takimi kontami są:

010 – konto środków trwałych

100 – konta środków pieniężnych

200 – konta rozrachunków

300 – konta rozliczeniowe i magazynowe

400 – konta kosztowe w układzie porównawczym

500 – konta kosztowe w układzie kalkulacyjnym

600 – konta rozliczeń międzyokresowych

700 – konta przychodowe i kosztowe

800 – konta majątku firmy

900 – konta inne – pozabilansowe

 

Oczywiście są wyjątki do których zaliczają się konta: 010 i 100. W tym przypadku wręcz zalecam ich używanie.

Po co ten galimatias kontowy?

Z doświadczenia wiem, że konta rozpoczynające grupy kont mogą się czasami przydawać w niecodziennych operacjach do różnego rodzaju przeksięgowań czy obliczeń.

Wykorzystanie ich też utrudnia ewentualne korzystanie z jednego z lepszych raportów w programie jakim jest „Obroty dla wzorca kont” – ale to może opiszę w innym artykule.

Wspomnijmy jeszcze o układach Bilansu i Rachunku Zysków i Strat.

Napisałem wyżej, że automatycznie wygenerowany plan kont jest przypięty do układów, tzn. konta z tego planu kont są podpięte w odpowiednie pozycje układów. I tak konta bilansowe do Bilansu, a konta wynikowe do RZiS.

Jeżeli będziemy modyfikować plan kont to może się okazać, że niektóre konta musimy przypiąć jeszcze raz albo te założone na nowo przypiąć w układ według naszych preferencji.

Mała informacja: konta bilansowe wchodzą do układu bilansu saldem, konta bilansowe rozrachunkowe saldem każdej ze stron, konta wynikowe saldem, a wynikowe specjalne saldem każdej ze stron, z tym, że konto specjalne możemy przypiąć do układu obiema stronami w to samo miejsce.

Przykładem takiego konta jest konto Wyniku Finansowego 860.

Typy dokumentów

Co wart byłby program bez wprowadzonych do niego dokumentów.

Standardowo Symfonia zakłada nam kilka ich typów, tj. FVS – Faktura VAT Sprzedaż, FVZ – Faktura VAT Zakup i wiele innych. Warto pamiętać, że nie powinniśmy usuwać żadnych definicji dokumentów jeżeli nie będziemy ich używać. Wystarczy odznaczyć na danym typie zaznaczenie o aktywności. Dlaczego? Niektóre typy są ściśle powiązane z systemem, np. WNT – faktura Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towarów i inne. Jeszcze jedna cenna informacja. Jeżeli będziemy pracować na module Symfonia Handel i dokumenty będą automatycznie przekazywane z tego modułu to warto ujednolicić nazwy i skróty podobnych dokumentów, bo szczerze powiedziawszy w każdym module jest to inaczej poukładane. Przykładem jest nazewnictwo faktury wewnętrznej z wewnątrzwspólnotowym nabyciem. Jeżeli dobrniecie do tego momentu zrozumiecie o co mi chodzi.

Jeszcze jedno wyjaśnienie. W programie nie posługujemy się nazewnictwem rejestru dokumentów (choć tak jest w ustawie o rachunkowości), a właśnie wspomnianym Typem Dokumentów.

Rejestr w Symfonii to rejestr VAT.

No więc co z tymi dokumentami.

W tym przypadku czym więcej typów tym łatwiej zapanować nad dokumentami. Łatwiej je segregować, układać, czytelniejsze są raporty.

Wyjdźmy od najprostszej rzeczy jakie są dokumenty proste. Standardowo program zakłada nam jeden typ dokumentu DP – Dokument Prosty. Wyobraźmy sobie teraz, że każda operacja wymagająca zarejestrowania takim typem dokumentu jest wprowadzana dokumentem DP.

Już widzę ten chaos i szukanie po numerach, opisach i znacznikach – da radę, tylko jakim kosztem.

Do każdej wyróżniającej się operacji polecam założenie osobnego dokumentu (typ dokument prosty). Pod spodem podam kilka przykładów z omówieniem:

  • PK – Polecenie Księgowania – używamy do okresowych przeksięgować, np. VAT, korekt, i innego rodzaju niestandardowych operacji.
  • LP – Lista Płac – jak sama nazwa wskazuje księgowane będą tym typem TYLKO płace i wynikające z nich zapisy.
  • ST – Środki Trwałe – to amortyzacja (dla firm o dużej ilości środków trwałych – moim zdaniem niezbędny).
  • RUK – Różnice Kursowe – (dlaczego nie RK? – RK To skrót od Raportu Kasowego) – dokument niezbędny przy prowadzeniu rozrachunków z kontrahentami zagranicznymi. Z doświadczenia wiem, że przy dużej ilości transakcji – niezbędny.
  • KOMP – Kompensata – przy kompensowaniu rozrachunków

Oczywiście nie możemy popaść w skrajność i jeżeli prostych operacji mamy mało nie twórzmy nieskończonej ilości tego typu dokumentów.

Pamiętajmy, że oprócz dokumentów prostych będą jeszcze wszelkiego rodzaju faktury, raporty kasowe, wyciągi bankowe i wiele innych.

Więcej znajdziecie w artykule „Jakie typy dokumentów przydadzą się w codziennej pracy z programem Symfonia Finanse i Księgowość – przegląd dokumentów

Rejestry VAT

Zawsze się zastanawiam, co pierwsze tworzyć: rejestry VAT, czy typy dokumentów. Dlaczego? Ponieważ i to i to jest tak ze sobą powiązane, że nie może bez siebie istnieć. Co ważne każdy dokument VAT powinien mieć założony przynajmniej adekwatny do siebie rejestr VAT. Wyjątkiem są rejestry do rozliczeń Unijnych ale te są już predefiniowane w programie.

Po założeniu bazy są tylko 3 rejestry. Są to rejestry jak wspomniałem wyżej ściśle powiązane z VATem unijnym i deklaracją VAT-EU tworzoną na ich podstawie automatycznie przez system.

Aby wprowadzić jakikolwiek dokument VAT musimy założyć sobie tyle rejestrów ile będzie nam niezbędnych.

A jakie będą nam niezbędne?

Najpierw mała dygresja.

Jesteśmy małą firmą. Jesteśmy płatnikiem VAT. Mamy samochód osobowy, który jest środkiem trwałym w firmie. I zajeżdżamy na stację benzynową. Tankujemy paliwo, kupujemy płyn do spryskiwacza oraz nowy zapach. Oczywiście na stacji dostajemy fakturę VAT na całość.

Jak ją zaewidencjonować w programie?

Co z VATem, którego nie możemy sobie odliczyć?

Teraz nasza kartka papieru…

Musimy wiedzieć, że aby poprawnie taki dokument wprowadzić i aby program prawidłowo zaklasyfikował VAT z takiego dokumentu potrzebujemy dwóch rejestrów.

Dlaczego?

Nie można użyć jednego tylko w różnych stawkach?

A czy stawka NPO jest stawką VAT?

Dobre pytanie.

A może użyć dwóch typów dokumentów do wprowadzenia do programu – no tu już przesadziłem.

Skoro dostaliśmy wszystkie pozycje na jednej fakturze to tak też musimy ją wprowadzić do systemu.

Jakie więc będziemy potrzebowali rejestry?

Dwa zakupowe w odpowiedniej konfiguracji.

  • Rejestr zakupu (zwykły) – do zewidencjonowania VATu z płynu do spryskiwacza i zapachu – ten VAT możemy odliczyć.
  • Rejestr zakupu NPO (VAT nie podlegający odliczeniu) – do zewidencjonowania VATu z paliwa.

Nie wnikam tu w zarachowanie w koszty – bo to inny punkt artykułu – ale taki sposób wprowadzenia VATu pomaga nam też w jego zaksięgowaniu.

Tak wprowadzony dokument w bazie jest widoczny jako jeden w dokumentach ale jako dwie pozycje w rejestrze VAT i to jest jak najbardziej prawidłowe.

Oczywiście nie możemy zapominać o szczególnych rejestrach jakim jest np. Rejestr Zakupu Środków Trwałych – a wynika to z odrębnej pozycji na deklaracji VAT7, a także całej masy rejestrów unijnych (bądź dla rozliczeń z VAT z krajami spoza UNI).

Pamiętajmy też, aby założone rejestry VAT podłączyć do typów dokumentów o takim samym rodzaju. Ułatwi nam to wprowadzanie dokumentów do bufora. Program podpowie nam odpowiedni rejestr jeżeli to zrobimy.

No cóż. Można powiedzieć, że teraz powinniśmy móc rozpocząć pracę.

Na to pytanie musicie niestety sobie odpowiedzieć sami.

To co wam przedstawiłem to tylko szczyt góry lodowej, ale pozwalający na w miarę bezkonfliktowe rozpoczęcie pracy. Myślę, że i tak wcześniej czy później warto zaprosić kogoś aby zweryfikowałby nasze przemyślenia…

No właśnie. Jeżeli to co zrobiliśmy jest tylko na naszej kartce, a kawa się skończyła, to jest to świetnie wykonana analiza przed wdrożeniowa. Teraz trzeba szybko przejść na zakładkę kontakt i zamówić usługę wdrożeniową w naszym wortalu (jeżeli wcześniej tego nie zrobiliście). Zamówiony wdrożeniowiec będzie miał łatwiej i wykona, dzięki temu parametryzację programu na pewno szybciej, a co za tym idzie taniej dla Was.

I o to właśnie chodziło…



3 Odpowiedzi do Jak bezpiecznie rozpocząć pracę z programem Symfonia Finanse i Księgowość

  1. Pingback: Jakie typy dokumentów przydadzą się w codziennej pracy z programem Symfonia Finanse i Księgowość – przegląd dokumentów | Słoneczna Symfonia - System Księgowy pod kontrolą

  2. Pingback: Jakie rejestry VAT będą nam potrzebne do ewidencjonowania większości operacji gospodarczych w programie Symfonia Finanse i Księgowość - przegląd rejestrów | Słoneczna Symfonia - System Księgowy pod kontrolą

  3. Pingback: Czy muszę zaksięgować Bilans Otwarcia | Słoneczna Symfonia - System Księgowy pod kontrolą

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *