Eksport – Import kontrahentów pomiędzy programami księgowymi format 2.0.

O ile pomiędzy programem sprzedażowym (Fakturą, Handlem), a programem Mała Księgowość czy Finanse i Księgowość nie ma problemów z przenoszeniem kartotek kontrahentów – można to zrobić w pełni automatycznie bądź z małą pomocą programów – to już z jednego programu księgowego do drugiego nie jest to takie proste.

Właściwie komu to potrzebne…

Okazuje się, że takie przekazanie danych może przydać się w biurach rachunkowych.

Oczywiście w programie Mała Księgowość możemy bez problemu wyeksportować kartoteki (w tym kontrahentów) do pliku aby gdzieś w innym module móc sobie ją zaimportować. Do wyboru mamy dwa formaty 2.0 (którym się teraz zajmiemy) i 3.0. Różnica pomiędzy tymi dwoma formatami polega na formie wynikowej pliku w jakim program zapisuje dane.

Napiszę tylko, że format 3.0 jest nowszym formatem, ale jak opiszę później 2.0 moim zdaniem umożliwia większe możliwości modyfikowania danych, ich przetwarzania i konfiguracji samej procedury importu do docelowego modułu.

Dzisiaj przeprowadzimy import kontrahentów z Małej Księgowości do Finansów i Księgowości.

Wygenerujmy sobie plik…

Otwieramy program Mała Księgowość i przechodzimy do kartoteki kontrahentów. Następnie zaznaczamy kontrahentów, których chcemy wyeksportować, wybieramy przycisk „Operacje” i Eksport danych.

Rys. 001 – Kartoteka kontrahentów

Z nowo otwartego okna wybieramy Eksport format 2.0 – Kontrahenci (zauważmy, że na dole okienka system informuje nas ile kontrahentów ma zamiar wyeksportować), a następnie klikamy „Wykonaj”.

Rys. 002 – Wybór formatów

I znów otworzy się okienko z opcjami konfiguracyjnymi.

Rys. 003 – Opcje konfiguracyjne eksportu

Teraz trochę informacji:

1. Zbiór danych to miejsce i nazwa pliku wynikowego;

2. Ogranicznik pola – to znacznik jakimi będą rozdzielane poszczególne elementy (dane) w pliku wynikowym – przy tym pamiętajmy, że poszczególne rekordy (dane kontrahentów) będą znajdowały się w kolejnych wierszach w pliku. Zalecałbym wybrać {tabulacja} ze względu na to, że łatwo jest tak sformatowane dane przenieść do arkusza kalkulacyjnego, a także łatwo obrabia się je w pliku tekstowym. Do wyboru są jeszcze {spacja} i ; (średnik). Oczywiście dla późniejszego importu do programu Finanse i Księgowość nie ma to znaczenia jakiego znacznika użyjemy, natomiast bardzo ważne jest aby znaczniki użyte przy eksporcie były takie same jak później przy imporcie.

3. Ogranicznik tekstu, to znaczniki w jakich znajdzie się w pliku wynikowym tekst – nie liczby… Ponieważ w nazwach mogą występować znaki specjalne proponuje cudzysłów (dostępne są jeszcze apostrof i spacja).

4. Typ zbioru – Tu zostawiamy Windows (ANSI) – pracujemy w środowisku Windows więc to determinuje nasz wybór – pamiętajmy, że w nazwach mogą być polskie „ogonki”.

Został jeszcze checkbox przy „Pierwszy wiersz zawiera nazwy pól” – zostawiamy go zaznaczonego – gdybyśmy otwierali plik w arkuszu to przynajmniej będziemy wiedzieli jakie dane znajdują się w poszczególnych kolumnach.

Rys. 004 – Poprawnie wybrane opcje eksportu

… I klikamy OK.

I co? Myśleliście, że to wszystko?

Nie do końca…

Pozostało nam jeszcze wybranie jakie dane będą eksportowane… Z reguły wybieram wszystko – więc klikam „<< Wszystkie”. I jak za naciśnięciem czarodziejskiego przycisku z pola „Dostępne” – informacje przeniosą się do pola „Eksportowane”…

Rys. 005 – Dostępne pola

Rys. 006 – Pola eksportowane

Teraz dopiero klikamy „OK” i … dane zostają zapisane w pliku.

Rys. 007 – Informacja o wygenerowaniu danych do pliku

Teraz import…

Otwieramy program Finanse i Księgowość i przechodzimy do kartoteki kontrahentów stałych.

Rys. 008 – Puste okno kartoteki kontrahentów

Na dole klikamy „Operacje”, a następnie Import danych. W nowym oknie wybieramy „Kontrahenci – format SDF” i klikamy „Wykonaj”.

W nowo otwartym oknie wskazujemy wcześniej wygenerowany plik z Małej Księgowości, taki sam ogranicznik pola, tekstu i typ zbioru oraz jeżeli nie jest zaznaczony checkbox „Pierwszy wiersz zawiera nazwy pól” – to zaznaczamy go. To ważne aby konfiguracja importu była identyczna z konfiguracją eksportu.

Rys. 009 – Konfiguracja parametrów importu

… I klikamy OK.

I znowu dostajemy dodatkowe okno do konfiguracji…

Nikt nie mówił, że będzie łatwo…

Rys. 010 – Okno odwzorowania importowanych pól

Przyjrzyjmy się dokładnie dwóm polom w centrum okienka. Po lewej „Pola kartoteki”, a po prawej „Pola importowane”. Teraz należy połączyć pola w taki sposób aby do kartoteki trafiły poprawnie poukładane dane.

Jak to robimy?

Po prostu parujemy dane o identycznej zawartości…

Musimy jednak zwrócić uwagę na to, że niektóre nazwy pól – mimo że zawierają identyczne dane różnią się. Dla przykładu podam najważniejsze pole: „skrót – kod”.

Pola łączymy zaznaczając pojedynczo pary w obu oknach i klikamy przycisk „< Łącz”.

Rys. 011 – Łączenie par pól

Po połączeniu wybranych elementów (nie musimy wybierać wszystkich – tylko te, które są dla nas najważniejsze) warto na przyszłość zapamiętać ustawienia aby można było je użyć przy innych importach lub w sytuacji gdy import nam się nie powiedzie i należało by go powtórzyć.

W tym celu po sparowaniu pól w pole „Nazwa schematu” wpisujemy jakąś prostą nazwę (bez polskich znaków) i klikamy „Zapisz schemat”. Nazwa ta przeskoczy do okienka „Schematy”. Aby użyć go zaznaczamy nazwę i wybieramy „Ładuj schemat”. Tak też możemy go łatwo usunąć…

… I … OK…

Rys. 012 – Informacja o zaimportowaniu danych

Teraz tylko przechodzimy do kartoteki kontrahentów i widzimy efekt naszej pracy.

Jeżeli dane zaimportują się niepoprawnie lub wpiszą się nie w te pola co powinny to wracamy do tworzenia schematu, ładujemy go i modyfikujemy.

PS. Zaimportowane w ten sposób dane (jeżeli będą niepoprawne) można łatwo usunąć z kartoteki – „Operacje” → „Usuwanie kontrahentów” i próbujemy jeszcze raz…

SUPLEMENT:

Rys. 013 – Tak wygląda plik z danymi

Rys. 014 – A tak wygląda import do arkusza – zwróćcie uwagę na kodowanie znaków w imporcie

Rys. 015 – Dane w arkuszu (prawidłowe polskie znaki)