Eksport – Import kontrahentów pomiędzy programami księgowymi format 2.0.
O ile pomiędzy programem sprzedażowym (Fakturą, Handlem), a programem Mała Księgowość czy Finanse i Księgowość nie ma problemów z przenoszeniem kartotek kontrahentów – można to zrobić w pełni automatycznie bądź z małą pomocą programów – to już z jednego programu księgowego do drugiego nie jest to takie proste.
Właściwie komu to potrzebne…
Okazuje się, że takie przekazanie danych może przydać się w biurach rachunkowych.
Oczywiście w programie Mała Księgowość możemy bez problemu wyeksportować kartoteki (w tym kontrahentów) do pliku aby gdzieś w innym module móc sobie ją zaimportować. Do wyboru mamy dwa formaty 2.0 (którym się teraz zajmiemy) i 3.0. Różnica pomiędzy tymi dwoma formatami polega na formie wynikowej pliku w jakim program zapisuje dane.
Napiszę tylko, że format 3.0 jest nowszym formatem, ale jak opiszę później 2.0 moim zdaniem umożliwia większe możliwości modyfikowania danych, ich przetwarzania i konfiguracji samej procedury importu do docelowego modułu.
Dzisiaj przeprowadzimy import kontrahentów z Małej Księgowości do Finansów i Księgowości.
Wygenerujmy sobie plik…
Otwieramy program Mała Księgowość i przechodzimy do kartoteki kontrahentów. Następnie zaznaczamy kontrahentów, których chcemy wyeksportować, wybieramy przycisk „Operacje” i Eksport danych.
Rys. 001 – Kartoteka kontrahentów
Z nowo otwartego okna wybieramy Eksport format 2.0 – Kontrahenci (zauważmy, że na dole okienka system informuje nas ile kontrahentów ma zamiar wyeksportować), a następnie klikamy „Wykonaj”.
Rys. 002 – Wybór formatów
I znów otworzy się okienko z opcjami konfiguracyjnymi.
Rys. 003 – Opcje konfiguracyjne eksportu
Teraz trochę informacji:
-
Zbiór danych to miejsce i nazwa pliku wynikowego;
-
Ogranicznik pola – to znacznik jakimi będą rozdzielane poszczególne elementy (dane) w pliku wynikowym – przy tym pamiętajmy, że poszczególne rekordy (dane kontrahentów) będą znajdowały się w kolejnych wierszach w pliku. Zalecałbym wybrać {tabulacja} ze względu na to, że łatwo jest tak sformatowane dane przenieść do arkusza kalkulacyjnego, a także łatwo obrabia się je w pliku tekstowym. Do wyboru są jeszcze {spacja} i ; (średnik). Oczywiście dla późniejszego importu do programu Finanse i Księgowość nie ma to znaczenia jakiego znacznika użyjemy, natomiast bardzo ważne jest aby znaczniki użyte przy eksporcie były takie same jak później przy imporcie.
-
Ogranicznik tekstu, to znaczniki w jakich znajdzie się w pliku wynikowym tekst – nie liczby… Ponieważ w nazwach mogą występować znaki specjalne proponuje cudzysłów (dostępne są jeszcze apostrof i spacja).
-
Typ zbioru – Tu zostawiamy Windows (ANSI) – pracujemy w środowisku Windows więc to determinuje nasz wybór – pamiętajmy, że w nazwach mogą być polskie „ogonki”.
Został jeszcze checkbox przy „Pierwszy wiersz zawiera nazwy pól” – zostawiamy go zaznaczonego – gdybyśmy otwierali plik w arkuszu to przynajmniej będziemy wiedzieli jakie dane znajdują się w poszczególnych kolumnach.
Rys. 004 – Poprawnie wybrane opcje eksportu
… I klikamy OK.
I co? Myśleliście, że to wszystko?
Nie do końca…
Pozostało nam jeszcze wybranie jakie dane będą eksportowane… Z reguły wybieram wszystko – więc klikam „<< Wszystkie”. I jak za naciśnięciem czarodziejskiego przycisku z pola „Dostępne” – informacje przeniosą się do pola „Eksportowane”…
Rys. 005 – Dostępne pola
Rys. 006 – Pola eksportowane
Teraz dopiero klikamy „OK” i … dane zostają zapisane w pliku.
Rys. 007 – Informacja o wygenerowaniu danych do pliku
Teraz import…
Otwieramy program Finanse i Księgowość i przechodzimy do kartoteki kontrahentów stałych.
Rys. 008 – Puste okno kartoteki kontrahentów
Na dole klikamy „Operacje”, a następnie Import danych. W nowym oknie wybieramy „Kontrahenci – format SDF” i klikamy „Wykonaj”.
W nowo otwartym oknie wskazujemy wcześniej wygenerowany plik z Małej Księgowości, taki sam ogranicznik pola, tekstu i typ zbioru oraz jeżeli nie jest zaznaczony checkbox „Pierwszy wiersz zawiera nazwy pól” – to zaznaczamy go. To ważne aby konfiguracja importu była identyczna z konfiguracją eksportu.
Rys. 009 – Konfiguracja parametrów importu
… I klikamy OK.
I znowu dostajemy dodatkowe okno do konfiguracji…
Nikt nie mówił, że będzie łatwo…
Rys. 010 – Okno odwzorowania importowanych pól
Przyjrzyjmy się dokładnie dwóm polom w centrum okienka. Po lewej „Pola kartoteki”, a po prawej „Pola importowane”. Teraz należy połączyć pola w taki sposób aby do kartoteki trafiły poprawnie poukładane dane.
Jak to robimy?
Po prostu parujemy dane o identycznej zawartości…
Musimy jednak zwrócić uwagę na to, że niektóre nazwy pól – mimo że zawierają identyczne dane różnią się. Dla przykładu podam najważniejsze pole: „skrót – kod”.
Pola łączymy zaznaczając pojedynczo pary w obu oknach i klikamy przycisk „< Łącz”.
Rys. 011 – Łączenie par pól
Po połączeniu wybranych elementów (nie musimy wybierać wszystkich – tylko te, które są dla nas najważniejsze) warto na przyszłość zapamiętać ustawienia aby można było je użyć przy innych importach lub w sytuacji gdy import nam się nie powiedzie i należało by go powtórzyć.
W tym celu po sparowaniu pól w pole „Nazwa schematu” wpisujemy jakąś prostą nazwę (bez polskich znaków) i klikamy „Zapisz schemat”. Nazwa ta przeskoczy do okienka „Schematy”. Aby użyć go zaznaczamy nazwę i wybieramy „Ładuj schemat”. Tak też możemy go łatwo usunąć…
… I … OK…
Rys. 012 – Informacja o zaimportowaniu danych
Teraz tylko przechodzimy do kartoteki kontrahentów i widzimy efekt naszej pracy.
Jeżeli dane zaimportują się niepoprawnie lub wpiszą się nie w te pola co powinny to wracamy do tworzenia schematu, ładujemy go i modyfikujemy.
PS. Zaimportowane w ten sposób dane (jeżeli będą niepoprawne) można łatwo usunąć z kartoteki – „Operacje” → „Usuwanie kontrahentów” i próbujemy jeszcze raz…
SUPLEMENT:
Rys. 013 – Tak wygląda plik z danymi
Rys. 014 – A tak wygląda import do arkusza – zwróćcie uwagę na kodowanie znaków w imporcie
Rys. 015 – Dane w arkuszu (prawidłowe polskie znaki)