Do czego służy bufor w programie Symfonia Finanse i Księgowość

W instrukcji do programu możemy przeczytać, że:

„Bufor to miejsce, gdzie można umieścić dokument jeszcze niekompletny, aby można było go sprawdzić i poprawić. Program przeprowadza kontrolę jego poprawności i informuje o błędach, ale do bufora można wprowadzić dokument błędnie wypełniony.

Umieszczanie dokumentu w buforze jest zgodne z przepisami księgowymi, które zezwalają na księgowanie dokumentów w terminie 14 dni.”¹

No tak, więc czym tak naprawdę jest bufor…

Zawsze mówię, że bufor to miejsce gdzie wprowadzamy wszystkie dokumenty księgowe i przechowujemy je do czasu zaksięgowania. Bufor umożliwia także wprowadzenie zupełnie niepoprawnego dokumentu, wręcz bzdurnego albo zupełnie pustego – czasami po to aby zarezerwować sobie kolejny numer w kartotece.

Rys. 001 – Wprowadzony pusty dokument do bufora wraz z pokazaniem błędów

Oczywiście program krzyczy i wrzeszczy, że jest zły, niepoprawny i że nie będziemy mogli takiego dokumentu zaksięgować, ale przecież jesteśmy panami programu i to MY decydujemy o tym jak i w jakiej formie będziemy wprowadzać dane do programu.

Kiedyś spotkałem się z opinią, że bufor jest niezgodny z ustawą o rachunkowości…

To tak jak możliwość zmiany daty w programie…

Z takimi opiniami w ogóle nie ma co dyskutować…

Niepoprawne, a wręcz złe jest przechowywanie w buforze dokumenty w nieskończoność, ale nieużywanie go… Nie jest czymś niezwykłym.

Szkoda tylko, że nie można tak jak w programie Symfonia Mała Księgowość dowolnie księgować i odksięgowywać dokumenty w nieskończoność, aż dojdziemy do stanu ostatecznego.

Oczywiście ma to odzwierciedlenie w Ustawie, ale przecież nie o tym ten artykuł…

Wprowadzenie dokumentów do bufora, a nie ich księgowanie umożliwia poprawę ewentualnych błędów merytorycznych. Merytorycznych, a nie technicznych – to ważna uwaga.

Spójrzmy na ten dokument i potwierdźmy jego prawidłowość.

Rys. 002 – Niepoprawny merytorycznie – ale prawidłowy dokument pod względem technicznym

Widzimy, że program jest tylko i wyłącznie narzędziem w rękach wytrawnego księgowego i będzie tak prezentował dane jak mu je zaserwujemy…

Napisałem wyżej, że bardzo złą praktyką jest trzymanie dokumentów w buforze przez wiele lat.

Często jednak spotykam się z tym procederem.

Wyobraźcie sobie, że firma ok kilku lat prowadzi księgowość na programie Symfonia Finanse i Księgowość i jakiś „tępy wdrożeniowiec” powiedział pani księgowej, że tak naprawdę nie musi w ogóle księgować dokumentów, bo zawsze można je będzie poprawiać, a zestawienia wykonują się włącznie z danymi z bufora – oprócz kilku zestawień to prawda.

No właśnie… Zawsze będzie je można poprawiać.

Po pierwsze nie jest to zgodne z Ustawą, po drugie co się stanie jeżeli przez przypadek coś zmienimy w roku, który już dawno minął. A jak niezauważenie usuniemy kilka dokumentów, albo przyjdzie jakaś poczciwa dusza i z pełną premedytacją zmieni dane w buforze…

I co wtedy.

A wtedy płacz i zgrzyt zębami… podczas zmykania takiego roku i konfrontowania danych z deklaracjami złożonymi do Urzędu Skarbowego.

Drogie księgowe i księgowi.

Bufor to fajne miejsce, ale tak jak dzieci dojrzewają, tak i dokumenty powinny w którymś momencie znaleźć się w Księgach…

Tylko raz w mojej wieloletniej karierze wdrożeniowca spotkałem się z księgową, która od razu księgowała dokumenty…

A jak się pomyliła?

To też reguluje Ustawa o Rachunkowość… Powiedziała po chwili…

Poczytajcie.

¹ – Sage Symfonia Finanse i Księgowość 2013 – Pomoc – Instrukcja do programu