Dokument prosty w programie Symfonia Finanse i Księgowość

Do czego służy dokument prosty w księgowości. Czy program Symfonia Finanse i Księgowość umożliwia pełne zastosowanie dokumentu prostego. Jakie dokumenty tworzyć i jak je definiować.

Program Symfonia Finanse i Księgowość umożliwia tworzenie dowolnych kombinacji dokumentów prostych służących do różnorodnych zastosowań. Większość zastosowań dokumentów typu Dokument Prosty już opisywałem wcześniej w artykułach: Jak bezpiecznie rozpocząć pracę z programem Symfonia Finanse i Księgowość oraz Jakie typy dokumentów przydadzą się w codziennej pracy z programem Symfonia Finanse i Księgowość – przegląd dokumentów.

Podałem tam, że właściwie pod każdą operację możemy utworzyć taki dokument.

Oprócz dokumentów DP (Dokument Prosty) i PK (Polecenie Księgowania) polecam księgowym założenie jeszcze dodatkowych dokumentów specyficznych do większości operacji księgowych. Do takich dokumentów zaliczymy:

  • LP – Lista Płac – UPC – Umowy Cywilno-Prawne
  • RUK – Różnice Kursowe
  • ST (AM) – Amortyzacja Środków Trwałych
  • VAT – do przeksięgowań VAT
  • KOMP– Kompensata

Oczywiście jak wspomniałem nie ma ograniczeń co do ilości i rodzajów zastosowań dokumentu typu DK. Jesteśmy tak naprawdę ograniczeni naszą wyobraźnią – chociaż nie trzeba jej w tym przypadku bardzo dużo.

Czasami tworzy się dokument na konkretny cel i do jednorazowego wykorzystania. A po operacji odznacza się go jako nieaktywny.

Jakie operacje będziemy księgować Dokumentem Prostym?

Do podstawowych operacji księgowanych dokumentem prostym zaliczymy księgowanie płac, amortyzacji środków trwałych, różnego rodzaju kompensat i rozliczeń oraz wszelkiego rodzaju korekt, przeksięgowań i storn.

Czasami Dokument Prosty używa się do księgowania tzw. memoriałów, czyli dokumentów wprowadzanych przez płatników rozliczających się bezVATu. Uważają, że jest to dobry pomysł, jednak nie do końca.

Memoriał lepiej jest zaksięgować dokumentem typu Rachunek Uproszczony. Taki typ posiada co prawda rejestr VAT ale przecież nie musimy go wypełniać. Natomiast ma coś o wiele ważniejszego, posiada nagłówek dokumentu z danymi kontrahenta – czego w Dokumencie Prostym nie ma i nigdy nie będzie.

Zaraz ktoś odezwie się, że nie ma potrzeby aby wprowadzać kontrahenta do takiego dokumentu, a rozrachunek przecież i tak tworzymy na jego koncie księgowym.

Takim myślicielom zaproponuje więc odnalezienia dokumentu za pomocą filtru kontrahenta w liście dokumentów w buforze lub księgach.

No tak ale po co to wszystko.

A po to, że jest to kolejna informacja, którą można użyć do wyszukiwania, zestawień i prezentacji samych dokumentów. Sam wydruk takiego dokumentu przedstawia się zupełnie inaczej.

Oczywiście wszystko jest dla ludzi i każdy potrzebuje czegoś innego. Więc drogę jaką obierzecie zależy tylko od Was samych.

Od wersji 2013 programu Symfonia Finanse i Księgowość można już nadawać numery ewidencyjne dokumentom nie tylko w systemie rocznym, ale dowolnym i o dowolnej strukturze.

Ma to szczególne znaczenie dla klientów, którzy numerują swoje dokumenty tworząc dla każdego miesiąca odrębne linie numeryczne. Dokumenty proste też można tak numerować.

Jak tworzymy dokumenty proste.

Prześledźmy ścieżkę tworzenia takiego dokumentu.

Przygodę rozpoczynamy od definicji takiego dokumentu.

Przechodzimy do:

Dokumenty → Definiowanie

Okno definicji dokumentów

Rys. 001 – Okno definicji dokumentów

Utwórzmy sobie dokument, którym co miesiąc będziemy księgować amortyzację, czyli dokument ST.

W tym celu w formatce dokumentów klikamy Dodaj. Następnie w polu Nazwa podajemy nazwę naszego dokumentu, czyli Amortyzacja Środków Trwałych, w polu Symbol wpisujemy ST (należy pamiętać, że w polu Symbol powinniśmy wpisywać tylko duże litery rzymskie oraz cyfry i że pole to ograniczone jest do 4 znaków), a z listy Obsługuj jak wybieramy Dokument Prosty. Znacznik Aktywny oczywiście zostawiamy zaznaczony.

Jeżeli chcemy aby dokument tworzył automatycznie rozrachunki na kontach wymagających rozrachunków (użytych w tym dokumencie – ten przypadek akurat nie jest dobrym pomysłem, ale już Lista Płac – może) to zaznaczamy Twórz automatycznie w bloku Transakcje dla kont wymagających rozrachunków i ewentualnie określamy termin płatności takiego rozrachunku.

Jeżeli na planie kont będzie zaznaczenie „Wymagaj wypełnienia rozrachunków” to po wpisaniu takiego konta do naszego dokumentu system sam go utworzy.

Po wypełnieniu wszystkich pól klikamy Zapisz.

Spowoduje to utworzenie definicji dokumentu Amortyzacja środków trwałych o symbolu ST.

Utworzona definicja dokumentu prostego ST

Rys. 002 – Utworzona definicja dokumentu prostego ST

Właściwie możemy już go używać.

Warto jednak poświęcić jeszcze trochę czasu na wspomnianą wcześniej nowa funkcjonalność jaką jest nadanie (utworzenie) szablonu numeracji.

W tym celu klikamy na dole formatki przycisk Szablon numeracji (lub naciskamy ALT+n) i otwiera się nam nowe okienko z szablonami numeracji dokumentów.

Okno definicji szablonów numeracji dokumentów

Rys. 003 – Okno definicji szablonów numeracji dokumentów

Automatycznie zaznaczony jest nasz nowo utworzony typ. Kliknięcie w linie z definicją lub przycisku Edycja spowoduje, że będziemy mogli nadać mu schemat numeracji.

Jak widzicie standardowo numeracja nadawana jest rocznie. Oznacza to, że numer będzie miał strukturę SYMBOL i kolejny numer roczny, w naszym przypadku ST 1, ST 2 itd.

Jeżeli chcemy zmienić na numerację miesięczną albo kwartalną (tylko takie są dostępne oprócz rocznej) to zmieniamy znacznik roczna na wybrany przez nas.

Zmiana numeracji na miesięczną

Rys. 004 – Zmiana numeracji na miesięczną

Potem klikamy w słowo Szablon i tu wpisujemy wzór wg jakiego będą od teraz numerowane nasze dokumenty w danym typie.

Jeżeli jesteśmy Super Fachowcami (a takich nie ma) to możemy wpisać tu wzór z palca… Ale tak naprawdę nie ma się co męczyć. Klikając strzałkę na zakończeniu pola Szablon wyświetli się nam lista dostępnych możliwości.

Tworzenie szablonu numeracji

Rys. 005 – Tworzenie szablonu numeracji

Co tam mamy dostępne:

#n – Numer kolejny

#d – Numer dnia miesiąca bez uzupełnia zerem

#D – Uzupełniony zerem dwucyfrowy numer dnia miesiąca

#m – Numer miesiąca bez uzupełnień zerem

#M – Uzupełniany zerem dwucyfrowy numer miesiąca

#r – Dwucyfrowy skrót numeru roku

#R – Czterocyfrowy numer roku

#k – Numer kolejny kwartału w roku

#K – Uzupełniany zerami dwucyfrowy numer kolejny kwartału

 

Ok. I co możemy z tego zrobić.

No to spróbujmy utworzyć automat w którym zawarty będzie: numer kolejny dokumentu, miesiąc uzupełniony zerem, rok w postaci czterocyfrowej, a także skrót oznaczający konkretną komórkę organizacyjną w której powstaje dany koszt amortyzacji.

Ma to wyglądać mniej więcej tak:

ST1/09/2012/MPK12

Z dostępnych możliwości stworzyłem coś takiego:

ST#n/#M/#R/MPK12

Zobaczmy jak zadziała…

Oczywiście po wprowadzeniu zapisujemy klikając przycisk Zapisz…

Utworzony szablon numeracji dla dokumentu ST

Rys. 006 – Utworzony szablon numeracji dla dokumentu ST

A teraz próba generalna:

Formatka dokumentu ST podczas wprowadzania pierwszego dokumentu

Rys. 007 – Formatka dokumentu ST podczas wprowadzania pierwszego dokumentu

Widzimy, że Nr ewidencyjny dokumentu przyjął numer, jaki sobie zaplanowaliśmy.

Czyli jest OK.

To by było na tyle.

Nie będę pisał o tym jak wprowadzać taki dokument do bufora.

Przykłady możecie znaleźć chociażby w tych artykułach:

Jak zaksięgować amortyzację w programie Symfonia Finanse i Księgowość

Jak zaksięgować nowy środek trwały w programie Symfonia Finanse i Księgowość

Pozdrawiam…



Jedna odpowiedź do Dokument prosty w programie Symfonia Finanse i Księgowość

  1. Pingback: Jakie typy dokumentów przydadzą się w codziennej pracy z programem Symfonia Finanse i Księgowość – przegląd dokumentów | Słoneczna Symfonia - System Księgowy pod kontrolą

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *